Elektroniczne teczki kadrowe – czy warto?
Elektroniczne teczki kadrowe to sposób na przejęcie kontroli nad informacjami, które do tej pory krążyły w formie papierowej. E-dokumenty porządkują dane kadrowo-płacowe, wpływają na komfort korzystania, ale przede wszystkim – usprawniają pracę pracowników działu HR. Dlaczego warto przejść na elektroniczne teczki kadrowe? Jakie korzyści przynosi digitalizacja? Wyjaśniamy.
Elektroniczne teczki kadrowe – korzyści:
1. Obniżenie kosztów prowadzenia dokumentacji pracowniczej
Elektroniczne teczki kadrowe są tańszym rozwiązaniem aniżeli tradycyjne, papierowe formy dokumentacji pracowniczej. Digitalizacja akt to pozbycie się kosztów prowadzenia firmowego archiwum lub zrezygnowanie z usług zewnętrznych firm specjalizujących się w przechowywaniu dokumentów. To także mniejsze wydatki na papier, tonery czy drukarki.
2. Oszczędność czasu
Elektroniczne teczki kadrowego to sposób na pozbycie się żmudnych, powtarzalnych i czasochłonnych czynności, związanych z ręcznym wpisywaniem danych. Wystarczy raz wprowadzić dane do systemu kadrowo-płacowego, by następnie korzystać z nich w czasie realizacji dalszych procesów związanych z zatrudnieniem.
Co więcej, pracownicy działu kadru i płac nie muszą szukać jednego, potrzebnego dokumentu w archiwum pośród setki innych papierów. W systemie HR wyszukanie akt trwa zaledwie chwilę, co znacznie skraca proces obsługi procesów kadrowo-płacowych czy akceptacji dokumentów.
3. Stały dostęp do danych
Pracownicy mają stały dostęp do firmowych zasobów. Potrzebują do tego dowolnego urządzenia z dostępem do Internetu. Oznacza to, że mogą pracować z domu tak samo efektywnie, jak z biura. Nie ma potrzeby skanowania czy wymiany dokumentów papierowych, ponieważ elektroniczne teczki kadrowe umożliwiają kilku osobom jednocześnie pracę z tym samym dokumentem. W obliczu rosnącej na popularności pracy zdalnej ma to ogromne znaczenie.
Elektroniczny obieg dokumentów umożliwia stworzenie najlepszej ścieżki przebiegu dokumentów związanych z zatrudnieniem, znacząco poprawiając funkcjonalność działu kadrowo-płacowego.
4. Wszystkie dokumenty w jednym miejscu
Wszystkie zasoby znajdują się w jednym miejscu, więc w czasie wykonywania zadań mamy pewność, że zawsze znajdziemy niezbędne do pracy dokumenty. I to bez żadnych problemów. Elektroniczne teczki kadrowe są wirtualnym odzwierciedleniem papierowych teczek. Są podzielone na części A, B, C, D. Automatyczna numeracja pozwala na zachowanie ładu i porządku w dokumentacji pracowniczej.
5. Bezpieczne przechowywanie danych zgodnie z przepisami
W zakresie bezpieczeństwa elektroniczne teczki kadrowe również zyskują przewagę nad papierową dokumentacją. Tradycyjne formy są o wiele bardziej narażone na zniszczenie i zagubienie. Łatwiej także je narazić na wgląd osób nieupoważnionych.
Pracodawca jest administratorem danych swoich pracowników i to on jest odpowiedzialny za dobór środków, mających zapewnić im bezpieczeństwo. Najlepszą drogą do osiągnięcia zgodności z przepisami jest digitalizacja działu kadrowo-płacowego. Oprogramowanie HR, którego z reguły częścią są elektroniczne teczki kadrowe, są wyposażone w technologiczne zabezpieczenia, zapewniające bezpieczeństwo i poufność przechowywanych danych.
Co więcej, serwerownie posiadają zabezpieczenia, chroniące przed wglądem lub zniszczeniem firmowych zasobów, w tym dokumentacji pracowniczej. Standardy bezpieczeństwa w tym zakresie potwierdzają przyznawane certyfikaty, które data center otrzymuje po spełnieniu określonych wymogów.
6. Automatyzacja procesów kadrowo-płacowych
Automatyzacja HR ogranicza ilość zadań, które wymagają ingerencji pracownika. Na ten aspekt należy spojrzeć wielowymiarowo. Rozwiązanie oszczędza czas, a także skutecznie eliminuje ryzyko popełnienia błędu. Pracownicy działu HR nie muszą wykonywać wielu czynności, ponieważ system HR wykonuje je za nich. Przykład? Automatyczne uzupełnianie dokumentów danymi pracownika czy import danych. Jeśli firma zmienia system kadrowo-płacowy, może zaimportować dane z poprzedniego oprogramowania i kontynuować historię zatrudnienia swoich pracowników.
O ile w przypadku firm zatrudniających kilkunastu pracowników wydaje się to drobnym udogodnieniem, o tyle w przypadku firm zatrudniających kilka tysięcy pracowników to już znaczne usprawnienie.