W dniu 18 października 2023 r., po ponad dwóch dekadach, zaktualizowano przepisy dotyczące bezpieczeństwa i higieny pracy przy użyciu monitorów ekranowych, ustanowione przez Ministra Pracy i Polityki Socjalnej jeszcze w 1998 roku. Do 17 maja 2024 r. pracodawcy musieli dostosować istniejące stanowiska pracy z monitorami ekranowymi w sposób odpowiadający nowoczesnym wymogom. Natomiast wszystkie stanowiska, które zostały stworzone po 18 października 2023 r. muszą odpowiadać nowym standardom już od momentu powstania.
- Zmiana przepisów BHP 2024. Laptopy i nowe zasady ergonomii
- Krzesła muszą być stabilne i regulowane. Jak?
- Warunki pracy do ponownej oceny
Zmiana przepisów BHP 2024. Laptopy i nowe zasady ergonomii
Zakres rozporządzenia pozostaje bez zmian, odnosząc się do pracowników, praktykantów i stażystów pracujących przy monitorach przez minimum połowę dobowego wymiaru pracy. Wciąż także obowiązuje definicja monitora ekranowego jako urządzenia do wyświetlania danych w formie alfanumerycznej lub graficznej. Natomiast istotną zmianę wprowadzono odnośnie systemów przenośnych, takich jak np. laptopy. Dotychczas nie podlegały one regulacjom dotyczącym bezpieczeństwa i higieny pracy przy monitorach ekranowych.
Zmiany w przepisach rozszerzają te wymagania na systemy mobilne, o ile są one używane przez pracowników przez co najmniej połowę dobowego wymiaru czasu pracy.
Aktualizacja obejmuje również zmienioną definicję stanowiska pracy, która teraz uwzględnia nie tylko tradycyjne wyposażenie, ale i dodatkowe akcesoria, takie jak drukarki czy podnóżki, a także dostosowanie się do współczesnych rozwiązań technologicznych.
Kluczowym wymogiem jest dostosowanie miejsca pracy tak, aby górna krawędź monitora ekranowego lub laptopa na podstawce znajdowała się na wysokości oczu użytkownika, co ma zapewnić komfortową pozycję podczas pracy osobom, które korzystają m.in. z laptopów przez co najmniej połowę dobowego wymiaru czasu pracy.
Wymaga to zapewnienia oddzielnego monitora lub odpowiedniej podstawki pod laptopa, a także osobnej klawiatury i myszy, dla tych osób.
Zmiany objęły także obowiązek doposażenia stanowisk pracy w uchwyty na dokumenty lub podnóżki, które pracodawca musi teraz zapewnić na wniosek pracownika, niezależnie od wyników oceny ergonomiczności stanowiska pracy.
Dodatkowo pracodawcy po nowelizacji mogą oferować pracownikom szkła kontaktowe jako alternatywę dla okularów korygujących, zależnie od medycznych wskazań, co wymaga aktualizacji polityki dotyczącej wsparcia w zakresie korekcji wzroku dla osób pracujących przy monitorach.
Krzesła muszą być stabilne i regulowane. Jak?
Nowe rozporządzenie skupia się na zapewnieniu ergonomii stanowisk pracy, tak aby umożliwiały one pracownikom wygodną i zdrową pozycję ciała. Zaktualizowane przepisy nie regulują kąta ustawienia monitora i nie zawierają wymogów dotyczących minimalnej odległości między monitorami, co daje pracodawcom większą elastyczność w organizacji przestrzeni pracy. Przedstawiają natomiast szereg wymagań dla krzesła stanowiącego wyposażenie stanowiska pracy, które zgodnie z przepisami powinno posiadać:
- dostateczną stabilność dzięki podstawie co najmniej pięciopodporowej z kółkami jezdnymi;
- regulację wysokości siedziska, wysokości oparcia odcinka lędźwiowego kręgosłupa i kąta pochylenia oparcia oraz odpowiednie wymiary oparcia i siedziska, zapewniające wygodną pozycję ciała i swobodę ruchów;
- wyprofilowanie siedziska i oparcia odpowiednie do naturalnego wygięcia kręgosłupa i ud;
- możliwość obrotu wokół osi pionowej o 360°;
- regulowane podłokietniki.
Wprowadzone wymogi powinny być przedmiotem szczególnej uwagi pracodawców. Krzesła biurowe muszą zostać poddane rzetelnej ocenie pod kątem możliwości ergonomicznego ich dostosowania poprzez regulację wysokości oparcia w odcinku lędźwiowym oraz regulację podłokietników.
Wcześniej nie istniały bowiem takie wymogi, co skutkowało brakiem odpowiedniej regulacji w wielu używanych krzesłach biurowych.
Warunki pracy do ponownej oceny
Wobec nowych regulacji zaleca się zaktualizowanie oceny zgodności stanowisk pracy z najnowszymi standardami.
Natomiast bez zmian pozostają kryteria oceny warunków pracy, w ramach której pracodawca jest zobowiązany sprawdzić:
- organizację stanowisk pracy, w tym rozmieszczenie elementów wyposażenia, w sposób zapewniający spełnienie wymagań bezpieczeństwa i higieny pracy;
- stan elementów wyposażenia stanowisk pracy, zapewniającego bezpieczeństwo pracy, w tym ochronę przed porażeniem prądem elektrycznym;
- obciążenia narządu wzroku i układu mięśniowo-szkieletowego pracowników;
- obciążenia pracowników czynnikami fizycznymi, w tym szczególnie nieodpowiednim oświetleniem;
- obciążenia psychicznego pracowników, wynikającego ze sposobu organizacji pracy.
Szczególnie ciekawe w kontekście rosnącego wypalenia zawodowego wśród pracowników biurowych jest ostatnie kryterium. Obciążenie psychiczne na skutek pracy na wadliwym lub przestarzałym sprzęcie jest szkodliwym czynnikiem, przed którym pracodawca ma obowiązek chronić pracowników.
- Technologia towarzyszy nam w codziennej pracy, jednak brak komfortu i płynności w posługiwaniu się nią może rodzić frustrację i demotywację, oraz powodować stres, a w dłuższej perspektywie przyczyniać się do nasilenia objawów wypalenia zawodowego u pracowników. Do najstarszych urządzeń w biurach należą faksy, telefony oraz kserokopiarki i drukarki, które średnio mają od 8 do nawet 10 lat. Firmy mogą ignorować skargi pracowników na wadliwy sprzęt i odkładać w czasie odświeżenie wyposażenia ze względu na koszty. Jednak nie zawsze taka zmiana musi wiązać się z kosztami zakupu, ponieważ na polskim rynku już jest dostępny wynajem sprzętów i mebli biurowych dla firm oraz inne rozwiązania pozwalające zminimalizować koszty nowego wyposażenia – tłumaczy Katarzyna Oracz, Chief of Staff w Gleevery, polskiej platformie umożliwiającej wynajem sprzętów online.
Dobrze wyposażone współczesne i komfortowe miejsce pracy jest jedną z istotnych przewag pracodawców w konkurencji o wykwalifikowanych pracowników. Dostosowując się do zmieniającego się środowiska regulacyjnego firmy mogą jednocześnie poprawić komfort pracy swoich zespołów, wzmocnić pozytywny wizerunek marki jako pracodawcy i przyciągnąć nowe talenty. Zmiany, zarządzane w odpowiedni sposób, mogą nie tylko ochronić przedsiębiorstwa przed potencjalnymi kryzysami w przyszłości, ale także otworzyć dla nich nowe szanse na doskonalenie swoich procesów i ulepszanie środowisk pracy.
Joanna Żurkiewicz, główna specjalistka ds. BHP
Katarzyna Oracz, Chief of Staff w Gleevery