Katalog osób uprawnionych do urlopów okolicznościowych oraz liczbę przysługujących dni wolnych od pracy określa rozporządzenie w sprawie sposobu usprawiedliwiania nieobecności w pracy oraz udzielania pracownikom zwolnień od pracy. Pracownik ma obowiązek poinformowania pracodawcy o swojej nieobecności oraz podania czasu jej trwania. Należy przy tym pamiętać, że nie każde prawidłowe zawiadomienie pracodawcy o nieobecności będzie jednoznaczne z usprawiedliwieniem absencji. Dane zdarzenie czy okoliczności, na które powołuje się pracownik, muszą być przyczyną usprawiedliwiającą nieobecność w pracy określoną przepisami prawa pracy.
Usprawiedliwianie nieobecności w pracy - wkrótce nowelizacja rozporządzenia? >>
W przypadku gdy pracownikowi przysługuje urlop okolicznościowy, np. w razie urodzenia się jego dziecka czy śmierci członka rodziny, pracodawca może żądać od pracownika przedstawienia oryginału aktu urodzenia bądź zgonu tylko do wglądu. Natomiast do akt osobowych pracownika powinien złożyć odpisy lub kopie składanych dokumentów.
Pracodawca jest zobowiązany zwolnić od pracy pracownika na czas obejmujący 2 dni – w razie ślubu pracownika lub urodzenia się jego dziecka albo zgonu i pogrzebu małżonka pracownika lub jego dziecka, ojca, matki, ojczyma lub macochy; a 1 dzień – w razie ślubu dziecka pracownika albo zgonu i pogrzebu jego siostry, brata, teściowej, teścia, babki, dziadka, a także innej osoby pozostającej na utrzymaniu pracownika lub pod jego bezpośrednią opieką.
W przypadku urlopu okolicznościowego obowiązują takie same zasady jak przy urlopie wypoczynkowym. W każdym przypadku pracownik jest zobowiązany do wystąpienia z odpowiednim wnioskiem. Pracodawca nie może odmówić udzielenia takiego urlopu. Ponadto nie jest wymagane, aby zwolnienie nastąpiło dokładnie w tym samym dniu co zdarzenie, na podstawie którego pracownik uzyskuje prawo do urlopu okolicznościowego. Nie ma też obowiązku wykorzystania tych dni łącznie.
Zmiana terminu urlopu wypoczynkowego >>
Udzielanie pracownikom urlopów okolicznościowych powinno następować na podstawie pisemnych wniosków pracowników, w których zobowiążą się do załączenia w późniejszym okresie jednego z aktów dokumentujących wystąpienie zdarzenia, np. aktu ślubu, urodzenia dziecka.
Jeżeli jednak pracownik nie przedstawi dokumentu potwierdzającego wystąpienie zdarzenia, pracodawca może uznać jego nieobecność w pracy w tym okresie za nieusprawiedliwioną.