Obowiązek weryfikacji przez płatników danych związany jest m.in. z koniecznością przekazania przez ZUS ubezpieczonym informacji o stanie konta, na którym zapisane są składki na ich przyszłe emerytury. Aby dopełnić tego obowiązku w ustawowym terminie do 31 sierpnia każdego roku, ZUS musi posiadać aktualne i prawidłowe dane, dotyczące składek zadeklarowanych i opłaconych przez płatników za poszczególnych ubezpieczonych. Stąd też płatnicy muszą poddać szczegółowej weryfikacji przede wszystkim imienne raporty miesięczne. Jeżeli pojawi się konieczność ich skorygowania, w konsekwencji będą oni musieli również skorygować deklarację zbiorczą ZUS DRA.
Czy upadłość układowa zwalnia przedsiębiorcę ze składki na FGŚP >>
Dane do sprawdzenia
Imienne raporty miesięczne, składane każdego miesiąca za poszczególnych ubezpieczonych, dzielą się na dwie grupy:
- zawierające informacje o należnych składkach na ubezpieczenia społeczne i ubezpieczenie zdrowotne raporty ZUS RCA (lub ZUS RZA w przypadku gdy ubezpieczony podlega wyłącznie ubezpieczeniu zdrowotnemu);
- zawierające informacje o wypłaconych świadczeniach oraz przerwach w opłacaniu składek raporty ZUS RSA.
Płatnik ma obowiązek sprawdzić z dokumentacją źródłową (m.in. listy płac, karty zasiłkowe, dokumentacja osobowa), a w razie konieczności skorygować dane dotyczące:
- podstawy wymiaru oraz wysokości składek opłaconych za ubezpieczonych;
- kodów tytułów ubezpieczenia;
- okresów przerw w opłacaniu składek;
- kwot wypłaconych świadczeń;
- danych identyfikacyjnych, z którymi przekazywane są do ZUS raporty miesięczne.
W przypadku stwierdzenia nieprawidłowości płatnik dokonuje korekty błędnych raportów, a następnie konieczne jest również skorygowanie deklaracji zbiorczej za wszystkich ubezpieczonych – ZUS DRA. W komplecie dokumentów korygujących muszą się znaleźć poprawione raporty miesięczne oraz deklaracja rozliczeniowa, w której należy wykazać rozliczenie składek i wypłaconych świadczeń z uwzględnieniem zmian wprowadzonych korygującymi raportami. Wszystkie dokumenty w zestawie mają być oznaczone tym samym, kolejnym numerem identyfikatora.
Przykład
Oznaczenie
dokumentów korygujących
Płatnik składek przekazał do ZUS
komplet dokumentów rozliczeniowych (deklaracja rozliczeniowa oraz
imienne raporty miesięczne) za październik 2010 r. oznaczony numerem
identyfikatora 01-10/2010. W grudniu stwierdził, że błędnie wyliczył
składkę na Fundusz Pracy, i w terminie 7 dni od stwierdzenia błędu
przekazał do ZUS deklarację rozliczeniową korygującą, w której wykazał
prawidłową kwotę składek na FP. Deklaracja korygująca została oznaczona
numerem identyfikatora 02-10/2010. Ponieważ błąd dotyczył jedynie danych
wykazanych w deklaracji, płatnik nie złożył razem z nią żadnego raportu
imiennego korygującego.
Dokonując sprawdzenia danych za 2010 r., płatnik stwierdził błąd w dwóch
imiennych raportach miesięcznych ZUS RCA, złożonych w komplecie
dokumentów za październik 2010 r.
W celu poprawienia błędów powinien złożyć do ZUS komplet dokumentów
korygujących: deklarację rozliczeniową ZUS DRA oraz dwa raporty ZUS RCA.
Wszystkie te dokumenty muszą być oznaczone numerem identyfikatora
03-10/2010.
Płatnicy muszą sporządzić korekty tylko tych raportów, w których stwierdzili nieprawidłowości. W komplecie dokumentów korygujących nie należy umieszczać ponownie raportów, w których nie stwierdzono błędów.
Bez korekty
Jeżeli płatnik, sprawdzając wysokości należnych za ubezpieczonego składek, stwierdzi w podstawie wymiaru błąd nieprzekraczający kwoty 2,20 zł, to zgodnie z art. 41 ust. 6a ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych nie koryguje raportu rozliczeniowego, w którym wykazano błędną podstawę. Wyjątkiem od tej zasady są dokumenty, w których podstawę wymiaru składek stanowi zadeklarowana kwota. Dotyczy to przede wszystkim przedsiębiorców, ale również np. zleceniobiorców, których wynagrodzenie określone jest inaczej niż kwotowo, w kwotowej stawce godzinowej lub akordowej, albo prowizyjnie. W przypadku takich ubezpieczonych dokumentację rozliczeniową należy skorygować, nawet jeżeli różnica w błędnie ustalonej podstawie oskładkowania jest mniejsza niż 2,20 zł.
Przechowywanie dokumentacji ubezpieczeniowej >>
Terminy
Sprawdzenie i skorygowanie danych w terminie do 30 kwietnia nie zwalnia płatnika z obowiązku dokonania korekty dokumentów, w których błędy zostaną stwierdzone w terminie późniejszym – czy to przez płatnika, czy po zawiadomieniu z ZUS. Zgodnie z przepisami ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych płatnik ma obowiązek również na bieżąco sporządzać i przekazywać do Zakładu dokumenty rozliczeniowe korygujące, w następujących terminach:
- 7 dni od stwierdzenia nieprawidłowości we własnym zakresie lub od otrzymania zawiadomienia o stwierdzeniu nieprawidłowości przez ZUS;
- 7 dni od uprawomocnienia się decyzji – jeżeli konieczność korekty jest wynikiem stwierdzenia nieprawidłowości przez ZUS w drodze decyzji;
- 30 dni od otrzymania protokołu kontroli – jeżeli konieczność korekty wynika z przeprowadzonej kontroli.
Korekta z urzędu
Należy przypomnieć, że ZUS ma prawo z urzędu skorygować błędy stwierdzone w dokumentacji złożonej przez płatnika. Uprawnienia Zakładu pod tym względem są bardzo szerokie i obejmują nie tylko dokumentację rozliczeniową, ale również zgłoszeniową dotyczącą zarówno płatników, jak i ubezpieczonych. ZUS może korygować z urzędu błędy stwierdzone w dokumentach związanych z ubezpieczeniami społecznymi oraz z urzędu wprowadzać i korygować dane bezpośrednio na kontach ubezpieczonych lub kontach płatników składek. Działania te zawsze poprzedza przeprowadzenie postępowania wyjaśniającego, a o wszelkich zmianach organ musi poinformować zarówno płatnika składek, jak i osobę ubezpieczoną. Jeśli płatnik składek nie zgadza się z danymi zawartymi w dokumentacji korygującej sporządzonej z urzędu, w terminie 14 dni od otrzymania informacji powinien przekazać do Zakładu dokumenty ubezpieczeniowe korygujące te dane. Nie ma takiej możliwości jedynie w sytuacji, gdy dane wprowadzone do systemu przez ZUS wynikają z prawomocnej decyzji organu lub z prawomocnego wyroku sądu.
Zakończenie i wyniki kontroli ZUS >>
ZUS może z urzędu sporządzić korektę dokumentów, jeśli zostaną spełnione łącznie następujące warunki:
- stwierdzono nieprawidłowości na koncie płatnika lub ubezpieczonego,
- ponad wszelką wątpliwość ustalono stan faktyczny (na podstawie dowodów zgromadzonych w toku postępowania, prawomocnej decyzji Zakładu lub prawomocnego wyroku sądu),
- nie ma możliwości uzyskania prawidłowych dokumentów od płatnika, a zatem w sytuacji gdy:
– płatnik już nie istnieje,
– uporczywie uchyla się od złożenia prawidłowej dokumentacji,
– składanie dużej ilości dokumentów przez płatnika byłoby nieefektywne – ZUS może przeprowadzić korekty szybciej i bez ryzyka powielenia błędów,
– płatnik złożył poprawne dokumenty, ale w wyniku błędnego ich przetworzenia przez system informatyczny powstały błędne zapisy na koncie,
– zmiana danych ubezpieczonego nastąpiła w okresie przerwy w ubezpieczeniach (brak jest płatnika, który miałby ją zgłosić).
Sankcje
Terminowość składania korekt dokumentów rozliczeniowych badana jest przez ZUS w trakcie kontroli płatników składek. Jeżeli przedsiębiorca uporczywie nie koryguje błędów w dokumentacji rozliczeniowej, ZUS może skierować sprawę do sądu grodzkiego. Ten zaś może nałożyć na płatnika karę grzywny w maksymalnej wysokości 5 tys. zł.
Podstawa prawna:
- art. 41 ust. 6a, art. 41 ust. 7, art. 47 ust. 3, 3a i 3b, art. 50 ust. 1, art. 98 ust. 1 pkt 6a ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (Dz.U. z 2009 r. nr 205, poz. 1585 ze zm.),
- rozporządzenie z 18 kwietnia 2008 r. w sprawie szczegółowych zasad i trybu postępowania w sprawach rozliczania składek, do których poboru jest zobowiązany Zakład Ubezpieczeń Społecznych (Dz.U. nr 78, poz. 465 ze zm.).