Kontrole płatników zobowiązanych do opłacania składek na ubezpieczenia społeczne (z wyłączeniem płatników zobowiązanych do opłacania składek wyłącznie na własne ubezpieczenie) inspektorzy kontroli ZUS przeprowadzają z częstotliwością umożliwiającą dochodzenie należności z tytułu składek i wypłaconych świadczeń. W uzasadnionych przypadkach kontrole te mogą być przeprowadzone w krótszych odstępach czasu. Z kolei kontrole płatników składek zobowiązanych do opłacania składek wyłącznie na własne ubezpieczenie przeprowadzane są jedynie w uzasadnionych przypadkach.
Roczny limit składek emerytalno-rentowych >>
Czas trwania kontroli
Artykuł 83 ust. 1 ustawy o swobodzie działalności gospodarczej (zwana dalej ustawą) przewiduje górny limit czasowy trwania kontroli ZUS dla płatnika składek będącego przedsiębiorcą, różnicując go w zależności od rozmiaru prowadzonej działalności.
Czas trwania kontroli w jednym roku kalendarzowym nie może przekraczać u płatnika składek będącego:
- mikroprzedsiębiorcą – 12 dni roboczych,
- małym przedsiebiorcą – 18 dni roboczych,
- średnim przedsiębiorcą – 24 dni roboczych. U pozostałych przedsiebiorców kontrola nie może trwać dłużej niż 48 dni roboczych.
W art. 83 ust. 2 ustawy zostały wymienione przypadki, w których nie stosuje się ograniczenia czasu trwania kontroli płatnika składek będącego przedsiębiorcą. Ograniczeń czasu kontroli u przedsiębiorcy nie stosuje się m.in. w sytuacji, gdy przeprowadzenie kontroli jest niezbędne dla przeciwdziałania popełnieniu przestępstwa lub wykroczenia przez płatnika składek.
Rozpoczęcie kontroli
Inspektor kontroli ZUS wszczyna kontrolę u płatnika składek po okazaniu legitymacji służbowej i po doręczeniu upoważnienia do przeprowadzenia kontroli. Datą wszczęcia kontroli ZUS jest dzień doręczenia kontrolowanemu płatnikowi składek upoważnienia do przeprowadzenia kontroli.
W razie nieobecności płatnika składek kontrola może być wszczęta po okazaniu wyżej wymienionych dokumentów osobie upoważnionej do reprezentowania lub prowadzenia spraw płatnika składek. Z czynności tych sporządzany jest protokół, który doręcza się niezwłocznie płatnikowi składek.
Czy sąd jest związany prawomocną decyzją ZUS >>
Obecny w czasie kontroli płatnik składek, a także osoba przez niego wskazana mają prawo uczestniczyć w czynnościach kontrolnych.
Płatnik składek powinien być zawiadomiony o miejscu i terminie przeprowadzenia dowodu z zeznań świadków lub oględzin w sposób umożliwiający mu udział w przeprowadzaniu tego dowodu, nie później niż bezpośrednio przed podjęciem tych czynności. Gdy okoliczności faktyczne uzasadniają natychmiastowe podjęcie czynności, a płatnik jest nieobecny, wówczas zawiadomienie płatnika o przeprowadzonym dowodzie nie jest konieczne. Nieobecność płatnika inspektor kontroli ZUS odnotowuje w protokole przeprowadzonej kontroli.
Zakres kontroli ZUS
Zakres kontroli płatnika składek przez ZUS wynika z art. 86 ust. 2 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych (zwana dalej ustawą systemową).
Kontrola przez ZUS może obejmować w szczególności:
- zgłaszanie do ubezpieczeń społecznych,
- prawidłowość i rzetelność obliczania, potrącania i opłacania składek oraz innych składek i wpłat, do których pobierania zobowiązany jest ZUS,
- ustalanie uprawnień do świadczeń z ubezpieczeń społecznych i wypłacanie tych świadczeń oraz dokonywanie rozliczeń z tego tytułu,
- prawidłowość i terminowość opracowywania wniosków o świadczenia emerytalne i rentowe,
- wystawianie zaświadczeń lub zgłaszanie danych dla celów ubezpieczeń społecznych,
- dokonywanie oględzin składników majątku płatników składek zalegających z opłatą należności z tytułu składek.
Inspektorzy kontroli ZUS mogą też sprawdzać prawidłowość zgłoszeń do ubezpieczenia zdrowotnego, opłacanie składek oraz dokonywanie wpłat z innych tytułów, do poboru których zobowiązany jest ZUS, tj. składek na Fundusz Pracy i Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych oraz Fundusz Emerytur Pomostowych (jeżeli płatnik jest zobowiązany do opłacania składki na ten Fundusz). Ustawodawca – określając przedmiot kontroli płatnika składek przez ZUS – dokonał jedynie przykładowego wyliczenia jej zakresu. Stąd też powyższy katalog jest otwarty.
W trakcie przeprowadzania kontroli inspektorzy kontroli ZUS mają prawo do:
- badania wszelkich ksiąg, dokumentów finansowo-księgowych i osobowych oraz innych nośników informacji związanych z zakresem kontroli;
- dokonywania oględzin i spisu składników majątku płatników składek zalegających z opłatą należności z tytułu składek;
- zabezpieczania zebranych dowodów;
- żądania udzielania informacji przez płatnika składek i ubezpieczonego;
- legitymowania osób w celu ustalenia ich tożsamości (jeśli jest to niezbędne dla potrzeb kontroli);
- przesłuchiwania świadków;
- przesłuchiwania płatnika składek i ubezpieczonego (jeżeli z powodu braku lub po wyczerpaniu innych środków dowodowych pozostały niewyjaśnione okoliczności mające znaczenie dla postępowania kontrolnego).
Czynności kontrolne ZUS
Czynności kontrolne prowadzone są w siedzibie płatnika składek oraz w miejscach prowadzenia przez niego działalności, a także w miejscu prowadzenia działalności przez osoby trzecie w związku z powierzeniem tym osobom niektórych czynności na podstawie odrębnych umów.
Czynności kontrolne ZUS mogą być wykonywane także poza ww. miejscami – jeżeli płatnik składek nie zapewnił warunków wymaganych do przeprowadzenia kontroli, a także gdy charakter czynności tego wymaga. Inspektor kontroli ZUS jest uprawniony do wstępu i poruszania się po terenie siedziby płatnika oraz miejscu prowadzenia przez niego działalności, na podstawie legitymacji służbowej i upoważnienia do kontroli, bez potrzeby uzyskiwania przepustki. Inspektor kontroli nie podlega również rewizji osobistej przewidzianej w wewnętrznym regulaminie określonym przez płatnika składek. Podlega jednak przepisom o bhp obowiązującym na terenie, gdzie wykonuje czynności kontrolne.
Ubezpieczenia społeczne cudzoziemca pracującego w Polsce >>
Ustalenia kontroli inspektor opisuje w protokole kontroli. Protokół kontroli jest podstawą do wydania przez ZUS decyzji w zakresie określonym w art. 83 ustawy systemowej.
Podstawa prawna:
- art. 86, 87, art. 89–91 ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (DzU z 2009 r. nr 205, poz. 1585 ze zm.),
- art. 83 ust. 1–2 ustawy z 2 lipca 2004 r. o swobodzie działalności gospodarczej (DzU z 2010 r. nr 220, poz. 1447 ze zm.),
- § 1–2 rozporządzenia Rady Ministrów z 30 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad i trybu przeprowadzania kontroli płatników składek (DzU nr 164, poz. 1165).