W razie niewykorzystania należnego urlopu wypoczynkowego w całości lub w części z powodu rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy pracownikowi przysługuje ekwiwalent pieniężny. Podstawą do obliczenia ekwiwalentu jest wynagrodzenie pracownika oraz inne świadczenia ze stosunku pracy.
- Co należy uwzględnić przy ustalaniu ekwiwalentu pieniężnego
- Współczynnik do ustalenia ekwiwalentu za 1 dzień urlopu
- Jak ustalić wysokość ekwiwalentu pieniężnego
Co należy uwzględnić przy ustalaniu ekwiwalentu pieniężnego
Ekwiwalent pieniężny za urlop wypoczynkowy ustala się z uwzględnieniem wynagrodzenia i innych świadczeń ze stosunku pracy. Zatem przy ustalaniu ekwiwalentu uwzględniane są składniki takie jak:
wynagrodzenie za pracę,
wynagrodzenie oraz dodatki za pracę w godzinach nadliczbowych,
dodatek za pracę w porze nocnej,
inne dodatki związane z pracą,
premie zadaniowe oraz premie regulaminowe o charakterze roszczeniowym.
Jednak do obliczeń nie bierze się pod uwagę:
jednorazowych lub nieperiodycznych wypłat za spełnienie określonego zadania bądź za określone osiągnięcie,
wynagrodzenia za czas gotowości do pracy oraz za czas nie zawinionego przez pracownika przestoju,
gratyfikacji (nagród) jubileuszowych,
wynagrodzenia za czas urlopu wypoczynkowego, a także za czas innej usprawiedliwionej nieobecności w pracy,
ekwiwalentu pieniężnego za urlop wypoczynkowy,
dodatkowego wynagrodzenia radcy prawnego z tytułu zastępstwa sądowego,
wynagrodzenia za czas niezdolności do pracy wskutek choroby lub odosobnienia w związku z chorobą zakaźną,
kwoty wyrównania do wynagrodzenia za pracę do wysokości minimalnego wynagrodzenia za pracę,
nagród z zakładowego funduszu nagród, dodatkowego wynagrodzenia rocznego, należności przysługujących z tytułu udziału w zysku lub w nadwyżce bilansowej,
odpraw emerytalnych lub rentowych albo innych odpraw pieniężnych,
wynagrodzenia i odszkodowania przysługującego w razie rozwiązania stosunku pracy.
Składniki wynagrodzenia określone w stawce miesięcznej w stałej wysokości uwzględnia się w wysokości należnej w miesiącu nabycia prawa do ekwiwalentu tj. w miesiącu zakończenia umowy o pracę.
Natomiast zmienne składniki wynagrodzenia przysługujące pracownikowi za okresy nie dłuższe niż 1 miesiąc, wypłacone w okresie 3 miesięcy bezpośrednio poprzedzających miesiąc nabycia prawa do ekwiwalentu, uwzględnia się przy jego ustalaniu w średniej wysokości z tego okresu. Jeżeli pracownik nie przepracował pełnego okresu, wynagrodzenie faktycznie wypłacone mu w tym okresie dzieli się przez liczbę dni pracy, za które przysługiwało to wynagrodzenie, a otrzymany wynik mnoży się przez liczbę dni, jakie pracownik przepracowałby w ramach normalnego czasu pracy, zgodnie z obowiązującym go rozkładem czasu pracy.
Składniki wynagrodzenia przysługujące pracownikowi za okresy dłuższe niż 1 miesiąc, wypłacone w okresie 12 miesięcy bezpośrednio poprzedzających miesiąc nabycia prawa do ekwiwalentu, uwzględnia się też w średniej wysokości, ale z tego dłuższego okresu. I w tym przypadku, jeżeli pracownik nie przepracował pełnego okresu, wynagrodzenie faktycznie wypłacone mu w tym okresie dzieli się przez liczbę dni pracy, za które przysługiwało. Następnie otrzymany wynik mnoży się przez liczbę dni, jakie pracownik przepracowałby w ramach normalnego czasu pracy, zgodnie z obowiązującym go rozkładem czasu pracy.
Współczynnik do ustalenia ekwiwalentu za 1 dzień urlopu
Współczynnik służący do ustalenia ekwiwalentu za 1 dzień urlopu wypoczynkowego ustala się odrębnie w każdym roku kalendarzowym i stosuje przy obliczaniu ekwiwalentu, do którego pracownik nabył prawo w ciągu tego roku kalendarzowego. W 2024 r. współczynnik wynosi 20,92 dla pracownika zatrudnionego w pełnym wymiarze czasu pracy. Jeżeli pracownik zatrudniony jest na część etatu, to współczynnik ustala się proporcjonalnie do jego wymiaru czasu pracy. Współczynnik dla pracownika zatrudnionego np.:
na 3/4 etatu wynosi: 20,92 x 3/4 = 15,69,
na 1/2 etatu wynosi: 20,92 x 1/2 = 10,46,
na 1/3 etatu wynosi: 20,92 x 1/3 = 6,97.
Współczynnik ustala się, odejmując od liczby dni w danym roku kalendarzowym łączną liczbę przypadających w tym roku niedziel, świąt oraz dni wolnych od pracy wynikających z rozkładu czasu pracy w przeciętnie 5-dniowym tygodniu pracy, a otrzymany wynik dzieli się przez 12.
Jak ustalić wysokość ekwiwalentu pieniężnego
Ekwiwalent pieniężny za niewykorzystany przez pracownika urlop wypoczynkowy ustala się w następujący sposób:
Krok 1. Należy podzielić sumę miesięcznych wynagrodzeń przez omówiony wyżej współczynnik,
Krok 2. Następnie należy podzielić tak otrzymany ekwiwalent za 1 dzień urlopu przez liczbę odpowiadającą dobowej normie czasu pracy obowiązującej pracownika (dla większości pracowników dobowa norma czasu pracy wynosi 8 godzin – nawet jeśli pracownik jest zatrudniony na część etatu),
Krok 3. Tak otrzymany ekwiwalent za 1 godzinę urlopu należy pomnożyć przez liczbę godzin niewykorzystanego przez pracownika urlopu wypoczynkowego.
Z końcem lutego 2024 r. kończy się umowa o pracę z pracownikiem zatrudnionym na cały etat. Wynagrodzenie pracownika wynosi 5900 zł. Pracownik nie wykorzysta 2 dni (16 godz.) urlopu wypoczynkowego. Obliczamy ekwiwalent za niewykorzystany urlop:
Krok 1. Ustalamy ekwiwalent za 1 dzień urlopu
5900 zł : 20,92 = 282,03 zł
Krok 2. Ustalenie kwoty ekwiwalentu za 1 godzinę urlopu
282,03 zł : 8 godz. = 35,25 zł
Krok 3. Ustalenie ekwiwalentu za niewykorzystany urlop
35,25 zł x 16 godz. = 564 zł
Pracownik powinien otrzymać 564 zł ekwiwalentu pieniężnego za niewykorzystany urlop wypoczynkowy.
Podstawa prawna:
art. 171 ustawy z 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (j.t. Dz.U. z 2023 r. poz. 1465)
§ 6, § 14 – 19 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 8 stycznia 1997 r. w sprawie szczegółowych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego, ustalania i wypłacania wynagrodzenia za czas urlopu oraz ekwiwalentu pieniężnego za urlop (Dz.U. Nr 2, poz. 14 ze zm.)