Pracownikowi, który w celach służbowych używa prywatnego samochodu osobowego lub innego pojazdu niebędącego własnością pracodawcy, przysługują należności stanowiące zwrot poniesionych kosztów. Przejazdy można rozliczać przez przyznanie stałego ryczałtowego zwrotu kosztów. Możliwe jest także rozliczanie na podstawie faktycznie przejechanych kilometrów.
- Na jakiej podstawie prywatny pojazd może być używany do celów służbowych
- Jakie są maksymalne stawki za 1 km przebiegu pojazdu
- Jaki jest miesięczny limit kilometrów i ryczałt
- Kilometrówka na podstawie ewidencji przebiegu pojazdu
Na jakiej podstawie prywatny pojazd może być używany do celów służbowych
Podstawą zwrotu kosztów używania przez pracowników w celach służbowych do jazd lokalnych samochodów osobowych, motocykli lub motorowerów niebędących własnością pracodawcy jest umowa cywilnoprawna o używanie pojazdu do celów służbowych.
Umowa powinna zawierać takie elementy jak:
- rodzaj pojazdu i jego dane (w tym pojemność skokowa silnika samochodu w celu ustalenia właściwej stawki za 1 km przebiegu pojazdu),
- wskazanie gminy lub miasta będącego obszarem wyjazdów,
- stawkę za 1 km przebiegu,
- przyznany limit kilometrów.
Zwykle pracownik korzysta z pojazdu, który jest jego własnością. Możliwe jest także korzystanie z pojazdu, który nie jest własnością pracownika, pod warunkiem, że ma on prawo z niego korzystać.
Jakie są maksymalne stawki za 1 km przebiegu pojazdu
Koszty używania przez pracownika prywatnego pojazdu do celów służbowych pokrywa pracodawca. Koszty ustala się według stawek za 1 kilometr przebiegu pojazdu, które nie mogą być wyższe niż:
- dla samochodu osobowego o pojemności skokowej silnika:
- do 900 cm3: 0,89 zł,
- powyżej 900 cm3: 1,15 zł,
- dla motocykla: 0,69 zł,
- dla motoroweru: 0,42 zł.
Jaki jest miesięczny limit kilometrów i ryczałt
Miesięczny limit kilometrów na jazdy lokalne ustala pracodawca. Limit ustala się w zależności od liczby mieszkańców w danej gminie lub mieście, w których pracownik jest zatrudniony, a także rodzaju służb, dla których pracownik wykonuje pracę.
Ryczałt oblicza się jako iloczyn stawki za 1 km przebiegu i miesięcznego limitu przebiegu kilometrów na jazdy lokalne. Maksymalne kwoty ryczałtu dla samochodów przedstawiamy w tabeli.
Maksymalne miesięczne kwoty ryczałtu za używanie samochodu
| Miesięczny limit kilometrów na jazdy lokalne | Samochód osobowy | |
| o pojemności skokowej silnika do 900 cm3 | o pojemności skokowej silnika powyżej 900 cm3 | |
| 300 km – gmina lub miasto do 100 tys. mieszkańców | 267 zł | 345 zł |
| 500 km – gmina lub miasto ponad 100 tys. do 500 tys. mieszkańców | 445 zł | 575 zł |
| 700 km – gmina lub miasto ponad 500 tys. mieszkańców (limit 700 km) | 623 zł | 805 zł |
| 1500 km - służba leśna oraz służba parków narodowych | 1335 zł | 1725 zł |
| 3000 km - służby ratownicze i inne właściwe instytucje w sytuacji zagrożenia klęską żywiołową lub usuwania jej skutków, albo skutków katastrofy ekologicznej | 2670 zł | 3450 zł |
Maksymalne kwoty ryczałtu w przypadku motocykli i motorowerów przedstawiamy w poniższej tabeli.
Maksymalne miesięczne kwoty ryczałtu za używanie motocykla lub motoroweru
| Miesięczny limit kilometrów na jazdy lokalne | Motocykl | Motorower |
| 300 km – gmina lub miasto do 100 tys. mieszkańców | 207 zł | 126 zł |
| 500 km – gmina lub miasto ponad 100 tys. do 500 tys. mieszkańców | 345 zł | 210 zł |
| 700 km – gmina lub miasto ponad 500 tys. mieszkańców (limit 700 km) | 483 zł | 294 zł |
| 1500 km - służba leśna oraz służba parków narodowych | 1035 zł | 630 zł |
| 3000 km - służby ratownicze i inne właściwe instytucje w sytuacji zagrożenia klęską żywiołową lub usuwania jej skutków, albo skutków katastrofy ekologicznej | 2070 zł | 1260 zł |
Wypłata ryczałtu następuje po złożeniu przez pracownika pisemnego oświadczenia o używaniu przez niego pojazdu do celów służbowych w danym miesiącu. Oświadczenie to powinno:
- zawierać dane dotyczące pojazdu (pojemność silnika, marka, numer rejestracyjny);
- określać ilość dni nieobecności pracownika w miejscu pracy w danym miesiącu z powodu choroby, urlopu, podróży służbowej lub innej nieobecności;
- określać ilość dni, w których pracownik nie dysponował pojazdem do celów służbowych.
Kwotę ryczałtu zmniejsza się o 1/22 za każdy roboczy dzień nieobecności pracownika w miejscu pracy z powodu choroby, urlopu, podróży służbowej trwającej co najmniej 8 godzin lub innej nieobecności oraz za każdy dzień roboczy, w którym pracownik nie dysponował pojazdem do celów służbowych.
Kilometrówka na podstawie ewidencji przebiegu pojazdu
Kilometrówka jest innym od ryczałtu sposobem rozliczenia kosztów służbowych przejazdów lokalnych. Pozwala ona obliczyć koszt wydatków poniesionych przez pracownika w danym miesiącu na podstawie przejechanych kilometrów. W tym celu należy pomnożyć dokładną liczbę przejechanych kilometrów przez stawkę za 1 kilometr. Do tego niezbędna jest ewidencja przebiegu pojazdu, prowadzona przez pracownika.
Ewidencja przebiegu pojazdu powinna zawierać co najmniej:
- dane pracownika;
- dane pracodawcy;
- numer rejestracyjny pojazdu, pojemność skokową silnika samochodu;
- miejsce wyjazdu;
- miejsce docelowe;
- cel wykonania przejazdu;
- datę przejazdu;
- liczbę przejechanych kilometrów;
- stawkę za 1 kilometr przebiegu.
Podstawa prawna
- § 1-4 rozporządzenia Ministra Infrastruktury z 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy (Dz.U. z 2002 r. Nr 27, poz. 271, ost. zm. Dz.U. z 2022 r., poz. 5)