Płatnicy składek, poza dokumentacją zgłoszeniową mają obowiązek co miesiąc przekazywać do ZUS komplet dokumentów rozliczeniowych – deklaracji rozliczeniowej oraz imiennych raportów miesięcznych za wszystkich ubezpieczonych (ZUS DRA, ZUS RCA, ZUS RZA). Obowiązek ten obejmuje również składanie raportów z zerową podstawą wymiaru składek, tzw. raportów zerowych.
Terminy składania korekt
Po stwierdzeniu błędów w dokumentacji płatnik ma niewiele czasu na złożenie rozliczeniowych dokumentów korygujących. Powinien je sporządzić i przekazać do ZUS:
- w ciągu siedmiu dni od stwierdzenia nieprawidłowości we własnym zakresie lub od otrzymania zawiadomienia o stwierdzeniu nieprawidłowości przez Zakład,
- w ciągu siedmiu dni od uprawomocnienia się decyzji – jeśli konieczność korekty danych wynika ze stwierdzenia nieprawidłowości przez Zakład w drodze decyzji,
- w ciągu 30 dni od otrzymania protokołu kontroli – jeśli konieczność korekty danych wynika ze stwierdzenia nieprawidłowości przez Zakład w drodze kontroli.
Kiedy raport zerowy
Raporty zerowe pełnią dwojaką rolę. Po pierwsze, wykazują okresy, w których ubezpieczony podlegał ubezpieczeniom, lecz nie otrzymywał z tego tytułu wynagrodzenia.
Płatnik składek, który w danym miesiącu nie wypłacił ubezpieczonemu wynagrodzenia, nie jest zwolniony z obowiązku składania za ten miesiąc dokumentów rozliczeniowych.
Jeśli ubezpieczony w tym miesiącu podlegał ubezpieczeniom społecznym i/lub zdrowotnemu (np. z tytułu umowy zlecenia), natomiast płatnik nie wypłacił mu wynagrodzenia (przykładowo, jego wypłata przewidziana jest dopiero pod koniec wykonywania umowy), powinien złożyć za ubezpieczonego raport ZUS RCA lub ZUS RZA, wykazując w podstawie wymiaru składek zerowe podstawy i zerowe kwoty składek.
Po drugie, zgodnie z zasadami korygowania dokumentów rozliczeniowych raporty zerowe służą do zmiany nieprawidłowych danych zgłoszonych wcześniej przez płatnika. Jako przykład może tu posłużyć sytuacja, w której np. za zleceniobiorcę błędnie złożono raport z pracowniczym kodem tytułu ubezpieczenia 0110 x x. Aby skorygować błędne dane, należy złożyć:
- zerowy raport korygujący ZUS RCA z kodem 0110 x x,
- składkowy raport rozliczeniowy ZUS RCA z kodem 0411 x x.
Ustalenie braku raportu
W jaki sposób można się dowiedzieć o braku raportu zerowego? Przede wszystkim może to stwierdzić sam płatnik. Jest on zobowiązany sprawdzić prawidłowość danych przekazanych do ZUS w imiennych raportach miesięcznych, dotyczących danego roku kalendarzowego, nie później niż do 30 kwietnia następnego roku kalendarzowego.
Ze względu na ogromną ilość dokumentacji rozliczeniowej, co miesiąc wpływającej do ZUS, przeprowadzana przez ZUS weryfikacja dotycząca zgodności dokumentów zgłoszeniowych i rozliczeniowych ma siłą rzeczy charakter wyrywkowy.
Ponadto brak raportu zerowego nie wpływa na wysokość kwoty składek wykazanej na deklaracji ZUS DRA (podstawa wymiaru składek w takim raporcie wynosi zero), dlatego trudno jest ustalić jego brak przy analizowaniu zbiorczych deklaracji rozliczeniowych.
Najczęściej do wykrycia tego typu błędu dochodzi w wyniku kontroli, zgłoszenia reklamacji przez ubezpieczonego lub przy porządkowaniu konta płatnika lub ubezpieczonego w Kompleksowym Systemie Informatycznym ZUS. Dlatego zdarza się, że ZUS zawiadamia płatnika o nieprawidłowościach dopiero po wielu latach.
Podstawa prawna
- Art. 41 ust. 1, 3, 6, 7, 7a, 7b ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych – t.j. Dz.U. z 2009 r. nr 205, poz. 1585; ost. zm. Dz.U. z 2010 r. nr 182, poz. 1228.