Jak rozliczyć składki ZUS, gdy dochody przekroczyły roczne limity

Jeśli z dokumentacji płacowej płatnika wynika, że w danym miesiącu przychód przekroczy kwotę ograniczenia, płatnik oblicza i przekazuje składki na ubezpieczenia emerytalne i rentowe tylko od tej części podstawy wymiaru składek, która nie spowoduje przekroczenia limitu 30-krotności. Od 1 stycznia 2010 r. rocznemu ograniczeniu podstawy wymiaru składek podlegają również składki na Fundusz Emerytur Pomostowych.

Od nadwyżki ponad roczny limit płatnik nadal ma obowiązek naliczać składki na ubezpieczenia chorobowe, wypadkowe i zdrowotne oraz na Fundusz Pracy i Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych.

Podstawa wymiaru składek w miesiącu przekroczenia – jeden zakład pracy

Jeśli pracownik od początku roku pracuje w tym samym zakładzie i nie ma innych tytułów do ubezpieczeń społecznych, płatnik w bardzo prosty sposób może ustalić wysokość podstawy wymiaru, od której w danym roku zostały opłacone za pracownika składki na ubezpieczenia emerytalne i rentowe. Powinien zsumować przychody, które pracownik otrzymał w danym roku kalendarzowym – ale tylko te, od których zostały opłacone składki na ubezpieczenia emerytalne i rentowe.

W miesiącu, w którym suma przychodów pracownika przekroczy roczną podstawę wymiaru składek, płatnik powinien ustalić, od jakiej części przychodu musi opłacić składki na ubezpieczenia emerytalne i rentowe. W tym celu powinien obliczyć, o jaką kwotę przychód pracownika przekracza roczny limit podstawy wymiaru składek.

PRZYKŁAD

Pracownik firmy informatycznej otrzymuje od początku roku wynagrodzenie w wysokości 11 200 zł. Zatrudnienie w tej firmie jest jego jedynym źródłem dochodu. Od początku roku do października br. jego wynagrodzenie wyniesie 112 000 zł i przekroczy roczną podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe. Pracodawca ustalił kwotę przekroczenia rocznej podstawy wymiaru składek:

112 000 zł – 105 780 zł = 6220 zł.

Następnie pracodawca ustalił kwotę wynagrodzenia, od którego należy naliczyć składki na ubezpieczenia emerytalne i rentowe za październik br. W tym celu kwotę wynagrodzenia za październik br. pomniejszył o kwotę przekroczenia rocznej podstawy wymiaru składek:

11 200 zł – 6220 zł = 4980 zł.

Składki na ubezpieczenia emerytalne i rentowe za październik br. pracodawca powinien naliczyć od kwoty 4980 zł. Natomiast podstawą wymiaru pozostałych składek będzie pełna kwota wynagrodzenia, tj. 11 200 zł.

Przychód pracownika z kilku źródeł

W sytuacji gdy pracownik uzyskuje przychód z kilku źródeł (np. jest jednocześnie zatrudniony u kilku pracodawców), ma obowiązek poinformować wszystkich płatników składek, jeśli jego łączny przychód przekroczy limit rocznej podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (art. 19 ust. 6 ustawy systemowej).

Pracodawcy nie mają możliwości kontrolowania przychodów pracownika ze wszystkich tytułów do ubezpieczeń. Dlatego to pracownik musi pamiętać o powiadomieniu pracodawcy, że przekroczył limit rocznej podstawy wymiaru składek. W praktyce pracownik powinien złożyć oświadczenie na piśmie (wzór na górze strony).

Przekroczenie rocznej podstawy wymiaru składek może nastąpić również wtedy, gdy ubezpieczony zostaje zatrudniony u danego płatnika w trakcie roku i nie poinformuje go o wysokości przychodów osiągniętych u poprzedniego pracodawcy. Aby uniknąć konieczności składania dokumentów korygujących, pracodawca może uzyskać od pracownika informację o tym, czy w związku z wcześniej uzyskanym w roku kalendarzowym przychodem nie doszło do przekroczenia limitu podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe. W tym samym oświadczeniu pracownik może potwierdzić, że został poinformowany o wysokości rocznej podstawy wymiaru składek i o konieczności zgłoszenia płatnikowi składek faktu przekroczenia tego limitu.

Jeśli płatnik ma wątpliwości co do prawdziwości oświadczenia złożonego przez pracownika albo gdy nie ma możliwości uzyskania informacji od ubezpieczonego (np. po rozwiązaniu stosunku pracy), może zwrócić się do ZUS o potwierdzenie, czy podstawa wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe, od której zostały rozliczone składki za tego ubezpieczonego, przekroczyła roczną podstawę wymiaru składek. Wniosek ten należy uzasadnić i załączyć kopie raportów imiennych składanych za tego pracownika w danym roku wraz z ewentualnymi rozliczeniowymi dokumentami korygującymi.

Rozliczenie składek przez kilku płatników

W sytuacji gdy składki rozlicza za pracownika kilku płatników składek, a jego przychód przekracza roczną podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe, zwykle płatnicy składek ustalają wysokość podstawy wymiaru składek za miesiąc, w którym następuje przekroczenie, proporcjonalnie do wypłaconego wynagrodzenia.

PRZYKŁAD

Pracownik firmy wykonuje jednocześnie w innym zakładzie umowę zlecenia, z której opłaca dobrowolnie składki na ubezpieczenia emerytalne i rentowe. Miesięczne wynagrodzenie z umowy o pracę wynosi 7590 zł, a z umowy zlecenia 2840 zł. W sumie wynagrodzenie z obu tytułów od początku 2012 r. do października br. wyniosło 104 300 zł, a do listopada wyniesie 114 730 zł (w listopadzie przekroczy roczną podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe). Aby ustalić podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe za listopad br., płatnik musi:

od wszystkich przychodów uzyskanych przez tę osobę w okresie od stycznia do listopada br. odjąć kwotę rocznej podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe:
114 730 zł – 105 780 zł = 8950 zł,

ustalić łączną kwotę podstawy wymiaru składek za listopad br.:
(7590 zł + 2840 zł) – 8950 zł = 1480 zł,

ustalić przekroczenie podstawy wymiaru składek według wzoru:

X = (A × B) : C

gdzie:

X – kwota przekroczenia podstawy wymiaru u danego płatnika,

A – łączna kwota przekroczenia,

B – przychód u danego płatnika za miesiąc przekroczenia rocznej podstawy wymiaru składek,

C – suma wynagrodzeń za miesiąc, w którym doszło do przekroczenia rocznej podstawy wymiaru składek;

przekroczenie podstawy wymiaru składek za listopad br. u pracodawcy:

X = (8950 zł × 7590 zł) : 10 430 zł = 6513 zł,

przekroczenie podstawy wymiaru składek za listopad br. u zleceniodawcy:

X = (8950 zł × 2840 zł) : 10 430 zł = 2437,01 zł;

ustalić podstawę wymiaru składek za listopad br.:

podstawa wymiaru składek za listopad br. u pracodawcy: 7590 zł – 6513 zł = 1077 zł,

podstawa wymiaru składek za listopad br. u zleceniodawcy: 2840 zł – 2437,01 zł = 402,99 zł.

Za grudzień br. ani pracodawca, ani zleceniodawca nie powinni opłacać składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe.

Odpowiedzialność za błędne oświadczenie

Jeżeli ubezpieczony poda w oświadczeniu informacje niezgodne ze stanem faktycznym, co spowoduje powstanie zadłużenia z tytułu składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe, ma obowiązek spłacić to zadłużenie (§ 10 rozporządzenia w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe). Natomiast obowiązkiem płatnika jest złożenie za ten okres dokumentów korygujących i wykazanie prawidłowej podstawy wymiaru składek.

PRZYKŁAD

Pracownik oświadczył, że w sierpniu 2012 r. przekroczył roczną podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe. W okresie od stycznia do końca kwietnia był zatrudniony u innego pracodawcy. Pracodawca, na podstawie oświadczenia pracownika, za sierpień opłacił składki tylko od części przychodu do osiągnięcia limitu rocznej podstawy wymiaru składek. ZUS w październiku 2012 r. wezwał płatnika do zapłaty zaległych składek za sierpień i wrzesień br., ponieważ przychód pracownika przekroczył roczną podstawę wymiaru składek dopiero we wrześniu. Pracodawca sporządził za każdy z tych miesięcy komplet dokumentów rozliczeniowych korygujących, składający się z:

• raportu ZUS RCA, w którym prawidłowo rozliczył składki na wszystkie ubezpieczenia – w tym wykazał wyższą podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe oraz niższą podstawę wymiaru składki na ubezpieczenie zdrowotne (za sierpień składki na ubezpieczenia emerytalne i rentowe naliczył od całości przychodu, a za wrzesień od części przychodu do osiągnięcia rocznego limitu składek); w polu 02 bloku III.B raportu za wrzesień wpisał kod „3”, oznaczający, że w tym miesiącu przychód pracownika przekroczył roczną podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe, o czym płatnika poinformował ZUS,
• deklaracji rozliczeniowej ZUS DRA, w której pracodawca uwzględnił pełne rozliczenie składek i wypłaconych świadczeń za wszystkie osoby ubezpieczone, biorąc pod uwagę zmiany wprowadzone raportem korygującym.

Informowanie ZUS o przekroczeniu

O przekroczeniu rocznej podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe płatnik informuje ZUS, wpisując w raporcie imiennym ZUS RCA w polu 02 bloku III.B kod:

1 – gdy informację o przekroczeniu rocznej podstawy wymiaru składek przekazał ubezpieczony,

2 – gdy przekroczenie rocznej podstawy wymiaru składek stwierdził płatnik,

3 – gdy informację o przekroczeniu rocznej podstawy wymiaru składek przekazał ZUS.

Za osobę, której przychód przekroczył roczną podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe, nie należy opłacać składek na te ubezpieczenia do końca roku, niezależnie od tego, z jakiego tytułu będzie podlegała tym ubezpieczeniom.

PRZYKŁAD

Anna K. przebywa na urlopie wychowawczym od 1 sierpnia 2012 r. Z tego tytułu podlega obowiązkowo ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym oraz ubezpieczeniu zdrowotnemu (nie ma ustalonego prawa do emerytury lub renty ani innego tytułu do ubezpieczeń społecznych).

W lipcu 2012 r. osiągnęła górną roczną kwotę podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe, dlatego pracodawca obliczył składki na ubezpieczenia emerytalne i rentowe od części przychodu z umowy o pracę. W dokumentach rozliczeniowych sporządzanych za tę osobę z tytułu przebywania na urlopie wychowawczym płatnik nie powinien wykazywać składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe. W raporcie imiennym ZUS RCA sporządzonym z kodem 12 11 xx musi zaznaczyć informację o przekroczeniu rocznej podstawy wymiaru składek w bloku III.B, w polu 02 z kodem 2. Natomiast składkę na ubezpieczenie zdrowotne musi obliczyć od podstawy wymiaru w wysokości świadczenia pielęgnacyjnego, tj. od 520 zł (w przypadku składek na ubezpieczenie zdrowotne nie ma zastosowania ograniczenie rocznej podstawy wymiaru).

Zwrot składek

Jeżeli składki na ubezpieczenia emerytalne i rentowe zostały opłacone od nadwyżki ponad kwotę rocznej podstawy wymiaru, to mamy do czynienia z nienależnie opłaconymi składkami (tzw. nadpłatą).

Nadpłata z tytułu przekroczenia rocznej podstawy wymiaru składek w pierwszej kolejności podlega zaliczeniu z urzędu na poczet zaległych składek płatnika. Gdy płatnik nie ma zaległości, nadpłacone składki ZUS zalicza na poczet przyszłych składek albo zwraca je płatnikowi – na jego wniosek. Wniosek o zwrot płatnik składek może złożyć w każdym czasie, ale dopiero po stwierdzeniu nadpłaty (art. 24 ust. 6c ustawy systemowej).

Po stwierdzeniu nadpłaty płatnik ma obowiązek złożyć korektę dokumentów rozliczeniowych, tj. deklaracji rozliczeniowej korygującej ZUS DRA i imiennego raportu miesięcznego korygującego ZUS RCA, za okres, za który składki na ubezpieczenia emerytalne i rentowe zostały opłacone od nadwyżki ponad kwotę rocznej podstawy wymiaru składek.

Na wniosek płatnika ZUS zwraca składki obliczone i przekazane od nadwyżki ponad kwotę ograniczenia w terminie 30 dni od daty wpływu wniosku. Niewywiązanie się przez ZUS z tego obowiązku w powyższym terminie powoduje, że kwota nadpłaty podlega oprocentowaniu, począwszy od dnia złożenia wniosku, w wysokości równej odsetkom za zwłokę pobieranym od zaległości podatkowych.

ZUS zwraca nadpłatę składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe po pomniejszeniu o nieopłaconą kwotę składki na ubezpieczenie zdrowotne. Niedopłata składki na ubezpieczenie zdrowotne wynikała bowiem z tego, że podstawa jej wymiaru została zaniżona, ponieważ od podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne została odliczona zbyt duża kwota składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe.

Kwota zwróconych składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe nie stanowi podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne, ale jest podstawą wymiaru składki na ubezpieczenie zdrowotne. Ponadto powinna być doliczona do wynagrodzenia i pozostałych przychodów podlegających opodatkowaniu, uzyskanych przez pracownika w miesiącu zwrotu. Należy od niej pobrać podatek dochodowy. Poparciem tego stanowiska jest interpretacja indywidualna wydana m.in. przez Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie z 21 stycznia 2010 r. (sygn. IPPB2/415-669/09-2/AS).

ZAPAMIĘTAJ

Od kwoty zwrotu nadpłaconych składek w części finansowanej przez pracownika na ubezpieczenia emerytalne i rentowe należy pobrać składkę na ubezpieczenie zdrowotne i zaliczkę na podatek.

Niezależnie od tego, czy płatnik zwróci się do ZUS o zwrot składek czy ZUS zaliczy je na poczet składek, po stwierdzeniu nadpłaty płatnik ma obowiązek zwrócić ubezpieczonemu finansowaną przez niego część składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe.

PRZYKŁAD

Paweł M. od 1 stycznia br. pracuje w firmie X. Jego wynagrodzenie od stycznia do sierpnia wyniosło 100 580 zł. Nie ma innych tytułów do ubezpieczeń. We wrześniu br. otrzymał wynagrodzenie w wysokości 9850 zł. Ustalając podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe za wrzesień, płatnik ograniczył ją do kwoty 5200 zł (105 780 zł – 100 580 zł).

W październiku br. Paweł M. poinformował firmę, że w sierpniu br. otrzymał od byłego pracodawcy zaległe wynagrodzenie w wysokości 3400 zł, od którego zostały potrącone składki na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne.

W związku z tym firma X musi skorygować dokumenty rozliczeniowe za wrzesień br., w których podstawą wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe powinna być kwota 1800 zł (5200 zł – 3400 zł).

Nadpłata składek za wrzesień br. wyniesie:

na ubezpieczenie emerytalne:

507,52 zł – 175,68 zł = 331,84 zł,

na ubezpieczenia rentowe: 78 zł – 27 zł = 51 zł,

Jednocześnie powstała niedopłata składki na ubezpieczenie zdrowotne w wysokości 34,46 zł (846,54 zł – 812,08 zł). Różnica ta jest finansowana ze środków pracownika i powinna być odliczona od kwoty nadpłaconych składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe.

Na wniosek firmy X ZUS zwrócił nadpłatę składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe, z czego kwota do zwrotu dla pracownika w wysokości pomniejszonej o niedopłatę składki na ubezpieczenie zdrowotne wyniosła:

(331,84 zł + 51 zł) – 34,47 zł = 348,37 zł.

Firma X powinna zwrócić Pawłowi M. kwotę nadpłaconych składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe, przy czym musi pamiętać, że:

• kwota nadpłaty tych składek jest podstawą naliczenia zaliczki na podatek dochodowy za miesiąc, w którym pracownik otrzyma zwrot składek, przed jej pomniejszeniem o składkę na ubezpieczenie zdrowotne, tj.:

331,84 zł + 51 zł = 382,84 zł,

• wyliczoną zaliczkę na podatek dochodowy musi pomniejszyć o kwotę niedopłaty składki na ubezpieczenie zdrowotne w wysokości nieprzekraczającej 7,75% podstawy jej wymiaru, tj. 29,67 zł (728,96 zł – 699,29 zł).

Gdy do otrzymania zwrotu składek jest uprawnionych kilku płatników, kwotę nadpłaconych składek ZUS zwraca w takich częściach, w jakich opłacili oni składki za miesiąc, w którym nastąpiło przekroczenie rocznego limitu. Nie obowiązuje urzędowy wzór wniosku o zwrot składek. Wniosek powinien jednak zawierać nazwę, adres siedziby płatnika oraz dane identyfikacyjne: NIP, REGON (zgodnie ze zgłoszeniem ZUS ZFA lub ZUS ZPA). Jednocześnie ze złożeniem wniosku o zwrot składek należy skorygować raporty rozliczeniowe, w których zostały rozliczone składki od zawyżonej podstawy wymiaru.

Wniosek można wysłać za pomocą Platformy Usług Elektronicznych – PUE, składając formularz ZUS-EZS-P (wniosek płatnika składek o zwrot nadpłaconych składek) przy użyciu profilu zaufanego, za pośrednictwem strony www.pue.zus.pl. Jeśli płatnik składek nie istnieje i nie ma jego następcy prawnego, ZUS zawiadamia ubezpieczonego o okresie i wysokości sfinansowanych przez niego nienależnie opłaconych składek i na jego wniosek zwraca nienależnie opłacone składki. Nienależnie opłacone składki ulegają przedawnieniu po upływie 5 lat, licząc od dnia:

• otrzymania zawiadomienia od ZUS o kwocie nienależnie opłaconych składek lub
• w przypadku braku zawiadomienia – od dnia opłacenia składek (art. 24 ust. 6g ustawy systemowej).

ZAPAMIĘTAJ

Płatników nie ogranicza żaden termin na złożenie wniosku o zwrot nadpłaconych składek, poza 5-letnim terminem przedawnienia.

Składki za wrzesień br.

Stan prawny na 10 listopada 2012 r.