Zmiany w planie urlopów

Jestem kadrową w niewielkim zakładzie pracy. Trwa sezon urlopowy, w zakładzie pracy jest ustalony grafik urlopów. Niestety pracownicy dość często chcą przesuwać terminy urlopów, także pracodawca niekiedy poleca przesunięcie terminu urlopów ze względu na profil działalności zakładu pracy (niekiedy jest zmienne zapotrzebowanie na pracę). W skrajnych przypadkach zmuszona jestem przesuwać terminy zaplanowanych urlopów. Proszę wskazać, czy jest to praktyka zgodna z prawem i w jakich przypadkach można dokonać zmiany terminu wykorzystywania urlopu wypoczynkowego określonego w planie urlopów? - pyta Czytelniczka z Opola.

RADA
Plan urlopów oraz porozumienie dotyczące terminów urlopu wypoczynkowego wiążą pracodawcę i pracownika, ale nie w sposób bezwzględny. Ustalony termin może być zmieniony z przyczyn określonych prawem.

UZASADNIENIEZmiana terminu urlopu polega na ustaleniu nowego dnia rozpoczęcia urlopu - wcześniejszego lub późniejszego. Przesunięcie terminu, czyli ustalenie późniejszego terminu jego wykorzystywania, może mieć charakter fakultatywny (art. 164 k.p.) lub obligatoryjny (art. 165 k.p.).

Przesunięcie terminu urlopu może nastąpić na wniosek pracownika umotywowany ważnymi przyczynami, z powodu szczególnych potrzeb pracodawcy, jeżeli nieobecność spowodowałaby poważne zakłócenia toku pracy (art. 164 k.p.).

O przesunięciu terminu urlopu z ważnych przyczyn leżących po stronie pracownika oraz z powodu szczególnych potrzeb pracodawcy, decyduje pracodawca.

Natomiast gdy pracownik nie może rozpocząć urlopu w ustalonym terminie z przyczyn usprawiedliwiających nieobecność w pracy, a w szczególności z powodu:- czasowej niezdolności do pracy wskutek choroby,
- odosobnienia w związku z chorobą zakaźną,
- powołania na ćwiczenia wojskowe albo na przeszkolenie wojskowe na czas do 3 miesięcy,
- urlopu macierzyńskiego,
pracodawca jest obowiązany przesunąć urlop na termin późniejszy (art. 165 k.p.). W tym przypadku pracodawca musi wykonać obowiązek nałożony ustawą.

Wskazany katalog jest przykładowy. Przesunięcie terminu urlopu może być dokonane ze względu na wszystkie przyczyny usprawiedliwiające nieobecność pracownika w pracy, np. tymczasowe aresztowanie oraz wymienione w rozporządzeniu ministra pracy i polityki socjalnej z 15 maja 1996 r. w sprawie sposobu usprawiedliwiania nieobecności w pracy oraz udzielania pracownikom zwolnień od pracy (DzU nr 60, poz. 281).

W praktyce może wystąpić sytuacja, gdy pracownik rozpoczął już wykorzystywanie urlopu, ale z przyczyn określonych w art. 166 k.p. nie może go kontynuować. Przyczyny wymienione w tym przepisie są tożsame z określonymi w art. 165 k.p., ale w tym przypadku lista ta ma charakter wyczerpujący. W razie zaistnienia tych okoliczności pracodawca obowiązany jest udzielić części niewykorzystanego urlopu w terminie późniejszym.

Odwołanie pracownika z urlopu również może spowodować niewykorzystanie części urlopu wypoczynkowego. Może ono nastąpić, gdy obecności pracownika w zakładzie wymagają okoliczności nieprzewidziane w chwili rozpoczęcia urlopu. Niewykorzystaną z powodu odwołania część urlopu udziela się pracownikowi w terminie późniejszym.

We wszystkich tych przypadkach następuje przesunięcie terminu urlopu. Zgodnie z art. 168 k.p. urlopu niewykorzystanego w terminie ustalonym w planie urlopów lub w indywidualnym porozumieniu z pracownikiem, należy udzielić pracownikowi najpóźniej do końca pierwszego kwartału następnego roku kalendarzowego (z wyjątkiem urlopu na żądanie), czyli do 31 marca następnego roku kalendarzowego. Warunek udzielenia urlopu do końca pierwszego kwartału następnego roku jest spełniony, jeżeli pracownik rozpocznie wykorzystywanie urlopu przed tą datą.

Pracodawca, wyznaczając nowy termin urlopu, nie może w tych przypadkach pominąć woli pracownika. Powinien uzgodnić z nim nowy termin urlopu.