Kara nagany dla pracownika 2025 i 2026

Uregulowana w ustawie z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks Pracy (t.j. Dz.U. z 2023 r., poz. 1465) tzw. kodeksowa odpowiedzialność porządkowa stanowi dla pracodawcy jedno z narzędzi egzekwowania zakładowego porządku, w tym obowiązku stosowania się do poleceń dotyczących pracy, będąc pod tym względem częścią dyrektywnej kompetencji do ich wydawania. Przesłankami zastosowania odpowiedzialności porządkowej (w tym nagany) są:

• bezprawność zachowania, czyli popełnienie przekroczenia porządkowego;
• wina pracownika, wyrażająca się subiektywną nagannością jego zachowania, tzn. zamiarem (bezpośrednim lub ewentualnym) popełnienia przekroczenia albo popełnieniem go wskutek niezachowania ostrożności wymaganej w danych okolicznościach, mimo że sprawca możliwość taką przewidywał albo mógł przewidzieć.

Szczegóły w zakresie odpowiedzialności porządkowej pracowników na 2025 i 2026 r. sa w artykule poniżej. W tym tekście skupimy się na omówieniu przykładów naruszeń, za które pracownik może dostać naganę. Co ważne, pracodawcy nie obowiązują żadne wytyczne dot. tzw. gradacji kar porządkowych. Stosuje taką karę jaką uważa za zgodną z prawem i słuszną. Nie musi na początku tylko upominać pracownika. Za dane przewinienie pracownik może być od razu ukarany naganą. Zatem nawet jeżeli wcześniej pracownik nie był karany, może od razu dostać naganę.

Kara nagany dla pracownika 2025 i 2026

Kara nagany to kara o charakterze niemajątkowym. Naganę pracodawca może zastosować za 4 generalne kategorie naruszeń. Oczywiście nie jest to katalog zamknięty - bo te kategorie naruszenia trzeba dookreślać. Wszystkie z tych niżej wymienionych przesłanek za jakie może być zastosowana kara nagany w zależności od naruszenia i zachowania danego pracownika mogą być rozwijane i rozumiane szerzej (przykładny poniżej). Kara nagany może być stosowana:

1. za nieprzestrzeganie przez pracownika ustalonej organizacji i porządku w procesie pracy;
2. za nieprzestrzeganie przez pracownika przepisów bezpieczeństwa i higieny pracy;
3. za niestosowanie środków ochrony indywidualnej i zbiorowej;
4. za nieprzestrzeganie przez pracownika przyjętego sposobu potwierdzania przybycia i obecności w pracy oraz usprawiedliwiania nieobecności w pracy.

Do 30 000 kary grzywny dla pracodawcy za stosowanie innych kar niż przewidziane w KP

Co istotne, stosowanie kar innych niż przewidziane w art. 108 KP jest wykroczeniem przeciwko prawom pracownika (art. 281 § 1 pkt 5). Jak podaje się w literaturze przedmiotu: "Wobec tego wykroczeniem z pewnością będzie wymierzenie jako kary porządkowej: obniżenie wynagrodzenia, nieprzyznanie premii regulaminowej, potrącenie dodatku za pracę w godzinach nadliczbowych, w porze nocnej, części urlopu. Wykroczeniem nie jest natomiast naruszanie przepisów o wymierzaniu kar porządkowych określonych w KP. Nie oznacza to jednak, że pracodawca może, nie narażając się na sankcję karną, bezpodstawnie zastosować karę pieniężną bądź karę w wysokości wyższej niż przewidziano to w przepisach. Takie zachowanie pracodawcy oznacza bowiem bezpodstawne obniżenie wynagrodzenia i jest wykroczeniem z art. 282 § 1 pkt 1." (zob. M. Nałęcz, Komentarz, [w:] W. Muszalski, K. Walczak (red.), Kodeks pracy. Komentarz. Wyd. 14, Warszawa, Legalis/el).

Czy nagana jest usuwana z akt pracowniczych?

Tak, nagana jest usuwana z akt pracownika, ale nie tak szybko. Zgodnie z art. 113 KP: karę uważa się za niebyłą, a odpis zawiadomienia o ukaraniu usuwa z akt osobowych pracownika po roku nienagannej pracy. Pracodawca może, z własnej inicjatywy lub na wniosek reprezentującej pracownika zakładowej organizacji związkowej, uznać karę za niebyłą przed upływem tego terminu. Inna możliwość jest też taka, że jeśli pracownik złoży sprzeciw od kary nagany, a pracownik uwzględnieni sprzeciw albo dojdzie do wydania przez sąd pracy orzeczenia o uchyleniu kary - to tez musi być usunięta z akt osobowych.

Częsta karana nagany a mobbing. Czy to możliwe?

W praktyce można się spotkać z wieloma sytuacjami kiedy to pracownik mówią, że doznali mobbingu. Często jednak ludzie źle kwalifikują to zjawisko. W 2025 r. być może zmienią się przepisy w zakresie mobbingu i będzie on bardziej precyzyjne określony, ale na ten moment warto zastanowić się czy można doznać mobbingu na skutek często nakładanych kar porządkowych. Okazuje się, że tak. Sprawą stosowanie kar porządkowych wobec pracownika a mobbingiem zajął się np. sąd apelacyjny w Białymstoku - III Wydział Pracy i Ubezpieczeń Społecznych z dnia 30 czerwca 2015 r., III APa 6/15. Co wskazał sąd? Podkreślił, że: powtarzające się kary porządkowe adresowane do pracownika, bez względu na to czy były uzasadnione, mogą zostać zakwalifikowane jako spełnienie znamion mobbingu. Konstatacja ta nie jest jednak prawidłowa bez wykazania, że ich stosowanie obliczone było na nękanie i zastraszanie pracownika, czy też jego ośmieszenie lub poniżenie. Uporczywość zachowania, o której mowa w art. 94 zn. 3 § 2 KP, objawia się w tym wypadku w obiektywnie dostrzegalnym nasileniu złej woli i negatywnym nastawieniu wobec pracownika obliczonym na jego nękanie i zastraszanie (poniżanie lub ośmieszanie). Oznacza to, że mobbing wystąpi wówczas, gdy stosowanie kar porządkowych miało charakter instrumentalny, nieukierunkowany na osiągnięcie celów wynikających z zawarcia umowy o pracę. Rozróżnienie to oceniane jest według obiektywnych kryteriów, co oznacza, że samo niezadowolenie pracownika (jego płacz) z faktu ukarania nie świadczy jeszcze o spełnieniu definicji z art. 94 zn. 3 § 2 KP.

Nagana 2025: nieprzestrzeganie przez pracownika ustalonej organizacji i porządku w procesie pracy

Przykładami naruszeń i nieprzestrzeganie przez pracownika ustalonej organizacji i porządku w procesie pracy też w 2025 r. są: przestrzeganie przez pracownika godzin rozpoczynania i kończenia pracy; przestrzeganie regulaminu pracy czy pracy zdalnej; przygotowanie się przez pracownika do rozpoczęcia świadczenia pracy, w tym przygotowanie miejsca pracy i narzędzi do świadczenia pracy; respektowanie zakazu palenia tytoniu na terenie zakładu pracy lub w miejscu wyznaczonym przez pracodawcę wypełnienie obowiązku bycia w gotowości do świadczenia pracy, uporządkowania miejsca pracy po jej zakończeniu, nie przestrzeganie zasad współżycia społecznego pomiędzy współpracownikami).

Nagana 2025: nieprzestrzeganie przez pracownika przepisów bezpieczeństwa i higieny pracy

Przykładami naruszeń za nieprzestrzeganie przez pracowników przepisów bezpieczeństwa i higieny pracy jest to, że jeżeli pracownica nie zastosowała się do zarządzenia oraz komunikatu w zakresie obowiązku zasłaniania ust i nosa świadcząc pracę w biurze, w którym przebywała więcej niż jedna osoba, to należy uznać, że zostały spełnione przesłanki zastosowania przepisu art. 108 § 1 KP. Dalej: za niestosowanie środków ochrony indywidualnej i zbiorowej; branie udziału w szkoleniu i instruktażu z zakresu BHP oraz poddawania się wymaganym egzaminom sprawdzającym; stosowanie się do wydawanych poleceń i wskazówek przełożonych w zakresie BHP; dbanie o należyty stan maszyn, urządzeń, narzędzi i sprzętu oraz o porządek i ład w miejscu pracy; używanie przydzielonych środków ochrony indywidualnej oraz odzieży i obuwia roboczego; poddawanie się wstępnym, okresowym i kontrolnym oraz innym zaleconym badaniom lekarskim; stosowanie się do wskazań lekarskich; niezwłoczne zawiadomienie przełożonego o zauważonym w zakładzie pracy wypadku albo zagrożeniu życia lub zdrowia ludzkiego oraz ostrzeżenie współpracowników, a także innych osoby znajdujące się w rejonie zagrożenia, o grożącym im niebezpieczeństwie.

Nagana 2025: nieprzestrzeganie przez pracownika przepisów przeciwpożarowych

Przykładami naruszeń za nieprzestrzeganie przez pracownika przepisów przeciwpożarowych jest w szczególności za: nieprzestrzeganie przepisów przeciwpożarowych - które są uregulowane w ustawie z 24 sierpnia 1991 r. o ochronie przeciwpożarowej (t.j. Dz.U. z 2022 r. poz. 2057).

Nagana 2025: nieprzestrzeganie przez pracownika przyjętego sposobu potwierdzania przybycia i obecności w pracy oraz usprawiedliwiania nieobecności w pracy.

Przykładami naruszeń za nieprzestrzeganie przez pracownika przyjętego sposobu potwierdzania przybycia i obecności w pracy oraz usprawiedliwiania nieobecności w pracy jest np. to, gdy pracownik miał podpisać się na liście obecności czy przybić kartę ale tego nie zrobił.

Wypowiedzenie i kara nagany

Niekiedy istnieje tożsamość przyczyn uzasadniających nałożenie kary porządkowej i wypowiedzenie umowy o pracę. Tak wskazał w postanowieniu Sąd Najwyższy - Izba Pracy i Ubezpieczeń Społecznych z dnia 25 kwietnia 2019 r., I PK 125/18. SN podkreślił: Nic nie stoi na przeszkodzie, aby do rozwiązania umowy o pracę za wypowiedzeniem lub bez wypowiedzenia doszło na podstawie tego samego zdarzenia, za które została nałożona na pracownika kara porządkowa, gdy waga tego przewinienia jest na tyle znacząca, że okoliczności i konsekwencje (nawet ewentualne) jego popełnienia uzasadniają przekonanie pracodawcy o niemożności dalszego zatrudniania pracownika. Może się jednak wydawać takie podwójne karanie za jedno zachowanie, należy więc każdorazowo podejść do sprawy z ostrożnością i indywidualnością.