Zwolnienie od pracy w celu załatwienia spraw osobistych - wniosek, ewidencja

Pracownik w tym wniosku może także zobowiązać się do odpracowania zwolnienia i wskazać termin. Odpracowanie zwolnienia od pracy nie może naruszać prawa pracownika do co najmniej 11 godzin odpoczynku dobowego oraz co najmniej 35 godzin odpoczynku tygodniowego.

Nie jest pracą w godzinach nadliczbowych czas odpracowania zwolnienia od pracy, udzielonego pracownikowi, na jego pisemny wniosek, w celu załatwienia spraw osobistych (art. 151 § 2¹ ustawy - Kodeks pracy, dalej k.p.). Zatem pracownik, który ma do załatwienia sprawy osobiste w godzinach pracy, może wystąpić do pracodawcy z wnioskiem o udzielenie mu zwolnienia na ten czas, np. na godzinę, dwie lub więcej ze zobowiązaniem odpracowania tego zwolnienia. Nie ma przeszkód, aby pracownik wystąpił także o udzielenie mu takiego zwolnienia obejmującego np. 8 godzin, co stanowi cały dzień jego pracy.

Polecamy: Monitor Prawa Pracy i Ubezpieczeń

Odpracowanie powinno nastąpić do końca okresu rozliczeniowego. Jeżeli nie jest to możliwe, pracownik powinien pisemnie zobowiązać się do odpracowania zwolnienia w późniejszym terminie, już w następnym lub kolejnym okresie rozliczeniowym.

Wprawdzie przepisy Kodeksu pracy nie wprowadzają takiego ograniczenia, jednak z uwagi na to, że w okresie rozliczeniowym rekompensuje się pracę w godzinach nadliczbowych, można stwierdzić, że także odpracowywanie zwolnienia od pracy powinno odbywać się w tym czasie. W praktyce bowiem odkładanie odpracowania zwolnienia na dłuższy okres, np. kilku miesięcy, może uniemożliwić odpracowanie wyjścia prywatnego (bo np. pracownik w tym czasie zachoruje albo już nie będzie zatrudniony).

Ma to istotne znaczenie z punktu widzenia wypłaty wynagrodzenia za pracę, które przysługuje bowiem tylko za pracę wykonaną. Zatem jeżeli pracownik skorzysta ze zwolnienia na wyjście prywatne i nie odpracuje tego zwolnienia, pracodawca ma prawo nie wypłacić mu za ten czas wynagrodzenia.

Dokumentowanie wyjść w celach osobistych

Przepisy Kodeksu pracy nie regulują kwestii sposobu udzielania zwolnienia od pracy w celu załatwienia spraw osobistych, poza koniecznością złożenia pracodawcy pisemnego wniosku. Regulacje w tym zakresie mogą więc wynikać z przepisów wewnątrzzakładowych, np. regulaminu pracy.

Zwolnienia od pracy w celu załatwienia spraw osobistych udziela się pracownikowi na jego pisemny wniosek.

Przy udzielaniu zwolnień od pracy w celu załatwienia spraw prywatnych obowiązkowa jest pisemna forma wniosku, np. z jednoczesnym zobowiązaniem się pracownika do odpracowania zwolnienia i wskazania terminu. Może to być odrębny wniosek lub wniosek złożony w formie wpisu w ewidencji prowadzonej przez pracodawcę.

Wzór wniosku o zwolnienie od pracy w celu załatwienia spraw prywatnych

Wzór ewidencji wyjść prywatnych

Wniosek o zwolnienie od pracy w celu wyjścia prywatnego będzie stanowił podstawę do żądania od pracownika odpracowania takiego zwolnienia od pracy, ponadto wyeliminuje wątpliwość co do zakwalifikowania czasu świadczenia pracy przez pracownika poza godzinami wynikającymi z jego harmonogramu pracy i w konsekwencji zabezpieczy pracodawcę przed ewentualnymi roszczeniami pracownika za pracę w godzinach nadliczbowych. Wnioski takie powinny być załączone do ewidencji czasu pracy.

Pisemne wnioskowanie o zwolnienie od pracy przez pracownika ma znaczenie w razie sporu sądowego. Udzielenie bowiem tylko ustnej zgody na prywatne wyjście z pracy lub zewidencjonowanie takiego wyjścia w notatniku prowadzonym wyłącznie przez pracodawcę, i późniejsze odpracowanie przez pracownika tego zwolnienia "po godzinach", może mieć dla pracodawcy skutek w postaci roszczeń pracownika o rekompensatę pracy nadliczbowej. Ponadto, w razie kontroli PIP, może spowodować np. wydanie nakazu zapłaty dodatku za pracę w godzinach nadliczbowych lub nałożenie kary grzywny za nieprzestrzeganie przepisów o czasie pracy.

W przypadku przyjęcia koncepcji prowadzenia wspólnej ewidencji wyjść prywatnych wszystkich pracowników zalecane byłoby stworzenie w niej rubryki na podpis pracownika, która stanowiłaby wniosek o udzielenie zgody na wyjście prywatne oraz rubryki na podpis pracodawcy, z której by wynikało, że taka zgoda została wyrażona. Ewidencja takich zwolnień od pracy mogłaby być prowadzona np. przez sekretariat, recepcję lub przełożonego. Zatem, jeżeli pracodawca zgadza się na prywatne wyjście pracownika w czasie pracy, konieczne jest (choćby ze względów porządkowych) ewidencjonowanie ich i kontrola odpracowywania. Prowadzenie przez przełożonego wyłącznie własnej ewidencji wyjść prywatnych pracowników jest także niewystarczające w razie sporu z pracownikiem.

Limitowana liczba godzin odpracowywania na dobę

Odpracowanie zwolnienia od pracy nie może naruszać prawa pracownika do co najmniej 11-godzinnego dobowego odpoczynku oraz co najmniej 35-godzinnego odpoczynku tygodniowego (o których mowa w art. 132 k.p. i art. 133 k.p.). W praktyce oznacza to, że pracownik ma limitowaną liczbę godzin w każdej dobie pracowniczej, w której może odpracować swoje prywatne wyjście z pracy. Oznacza to, że pomiędzy zakończeniem pracy w jednej dobie pracowniczej i rozpoczęciem jej kolejnego dnia nie może upłynąć mniej niż 11 godzin.

Pracownik wykorzystał 10 godzin zwolnienia od pracy w celu załatwienia spraw osobistych. Jest on zatrudniony w podstawowym systemie czasu pracy, w stałym rozkładzie czasu pracy od poniedziałku do piątku w godzinach 9.00-17.00. Ma on możliwość odpracowania wyjścia prywatnego w każdym dniu swojej pracy nie więcej niż w wymiarze 5 godzin, tak aby nie naruszało to jego prawa do 11-godzinnego dobowego odpoczynku. Jeżeli pracownik ma do odpracowania w sumie 10 godzin, to może je odpracować np. w poniedziałek 5 godzin, we wtorek 3 godziny i w piątek 2 godziny.

Wyjścia prywatne pracowników niepełnosprawnych

Przepisy ustawy o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnoprawnych nie regulują kwestii udzielania zwolnienia od pracy w celu załatwienia spraw prywatnych i w tym zakresie odsyłają do przepisów Kodeksu pracy. Czas pracy osoby niepełnosprawnej nie może przekraczać 8 godzin na dobę i 40 godzin tygodniowo. Jednocześnie czas pracy osoby niepełnosprawnej zaliczonej do znacznego lub umiarkowanego stopnia niepełnosprawności nie może przekraczać 7 godzin na dobę i 35 godzin tygodniowo. Normy te są sztywno określone w odróżnieniu od regulacji kodeksowych, które stanowią, że czas pracy pracownika nie może przekraczać 8 godzin na dobę i przeciętnie 40 godzin tygodniowo w przeciętnie 5-dniowym tygodniu pracy w przyjętym okresie rozliczeniowym (art. 129 § 1 k.p.). Ponadto osoba niepełnosprawna nie może być zatrudniona w porze nocnej i w godzinach nadliczbowych. Powstaje zatem wątpliwość, kiedy osoba niepełnosprawna zatrudniona w pełnym wymiarze czasu pracy mogłaby odpracować tzw. wyjście prywatne.

Ustawowe określenie dla pracownika niepełnosprawnego sztywnych norm czasu pracy zarówno dobowej, jak i tygodniowej oraz zakaz polecania mu pracy nadliczbowej w praktyce uniemożliwia takiemu pracownikowi skorzystanie z tzw. wyjścia prywatnego za odpracowaniem w innym dniu. Dopuszczalny wydaje się zatem tylko przypadek, kiedy pracownik niepełnosprawny skorzysta z tzw. wyjścia prywatnego i w tym samym dniu odpracuje to zwolnienie od pracy. W takim przypadku nie dojdzie bowiem do naruszenia sztywnej dobowej i tygodniowej normy czasu pracy, przy zachowaniu dobowego i tygodniowego odpoczynku.

Pracownik zaliczony do znacznego stopnia niepełnosprawności w poniedziałek pracuje 7 godzin od 8.00 do 15.00. W godzinach od 11.00 do 13.00 skorzystał z wyjścia prywatnego. Aby nie została naruszona jego dobowa 7-godzinna norma czasu pracy pracodawca zobowiązał go do odpracowania tego zwolnienia w godzinach 15.00-17.00. Takie działanie pracodawcy jest prawidłowe, ponieważ pracownik nie naruszy 7-godzinnej dobowej normy czasu pracy oraz nie zostaną naruszone przepisy o dobowym i tygodniowym odpoczynku.

W przypadku osób niepełnosprawnych zatrudnionych w niepełnym wymiarze czasu pracy pracownik ma możliwość odpracowywania wyjść prywatnych. W przypadku gdy z jego rozkładu czasu pracy wynika, że w danym dniu ma do przepracowania mniej niż 7 godzin, może w tym dniu przepracować dodatkowe godziny, które będą stanowiły odpracowanie udzielonego przez pracodawcę zwolnienia od pracy w celu załatwienia spraw osobistych.

Pracownik zaliczony do umiarkowanego stopnia niepełnosprawności jest zatrudniony na 1/3 etatu i zgodnie z grafikiem pracuje w danym tygodniu od poniedziałku do piątku po 2,5 godziny, tj. od 7.30 do 10.00. W środę z powodu wizyty u lekarza przyszedł 2 godziny później do pracy. Zobowiązał się odpracować te godziny w czwartek pomiędzy godzinami 10.00 a 12.00. Takie odpracowanie nie naruszy sztywnej dobowej normy czasu pracy dla niepełnosprawnych, zatem nie ma przeszkód, aby pracownik odpracował wyjście prywatne w następnym dniu. W czwartek pracownik przepracuje bowiem 4,5 godziny zamiast 2,5 godzin.

Możliwe jest także odpracowywanie przez pracowników niepełnosprawnych zatrudnionych w niepełnym wymiarze czasu pracy zwolnień od pracy w celu załatwienia spraw prywatnych w dniu rozkładowo dla nich wolnym od pracy.

Pracownik ze znacznym stopniem niepełnosprawności zatrudniony na pół etatu na dany tydzień ma zaplanowaną pracę tylko na środę i piątek po 5 godzin dziennie, pozostałe dni tego tygodnia są dla pracownika dniami rozkładowo wolnymi od pracy. Jeżeli pracownik w środę skorzystał z wyjścia prywatnego w wymiarze 2 godzin, to nie ma przeszkód, aby te 2 godziny zwolnienia odpracował np. w czwartek. Nie naruszy to jego dobowej normy czasu pracy, a w rozliczeniu na koniec okresu rozliczeniowego nie spowoduje przekroczenia stałej 35-godzinnej tygodniowej normy czasu pracy ani nie spowoduje pracy nadliczbowej, która w przypadku pracowników niepełnosprawnych jest niedopuszczalna.

W odniesieniu do pracownika niepełnosprawnego limity godzin, w których możliwe jest odpracowanie wyjścia prywatnego wynikające z dobowego i tygodniowego odpoczynku nie mają większego praktycznego znaczenia. Jeśli pracodawca prawidłowo ustali pracownikowi niepełnosprawnemu grafik czasu pracy w sposób zapewniający takie odpoczynki, to jest niewielka możliwość ich naruszenia, bowiem limit godzin możliwych do przepracowania na dobę u takiego pracownika nie może przekroczyć 8 lub 7 godzin.

Odpracowywanie wyjść prywatnych przez pracowników korzystających z uprawnień rodzicielskich w zakresie czasu pracy

Przepisy prawa pracy przewidują szczególne uprawnienia dla pracownic w ciąży i pracowników opiekujących się małymi dziećmi, zwłaszcza w zakresie czasu pracy.

I tak, w systemie równoważnego czasu pracy, dozorze urządzeń, pilnowaniu i pracy w ruchu ciągłym oraz systemie skróconego tygodnia pracy i systemie pracy weekendowej czas pracy pracownic w ciąży oraz pracowników opiekujących się dzieckiem do ukończenia przez nie 4. roku życia, bez ich zgody - nie może przekraczać 8 godzin (art. 148 pkt 2 i 3 k.p.). Pracownik zachowuje prawo do wynagrodzenia za czas nieprzepracowany w związku ze zmniejszeniem z tego powodu wymiaru jego czasu pracy. Zatem tacy pracownicy nie mają sztywno określonej dobowej normy czasu pracy, ale są objęci względnym zakazem pracy powyżej 8 godzin na dobę. W związku z tym, w przypadku niewyrażenia przez takiego pracownika zgody na pracę powyżej 8 godzin odpracowanie zwolnienia prywatnego będzie mogło mieć miejsce tylko w tej samej dobie pracowniczej (tak jak przy pełnoetatowych niepełnosprawnych pracownikach). Natomiast pracownik, który zechce odpracować takie zwolnienie w innym dniu, może być z obiektywnych przyczyn zmuszony do wyrażenia zgody na pracę przekraczającą 8 godzin na dobę; jednakże taka zgoda nie musi być stała, może mieć czasowy, incydentalny charakter.

Podstawa prawna:

• art. 129 § 2, art.132, art. 133, art. 148 pkt 2 i 3 i art. 151 § 2¹ ustawy z 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy (j.t. Dz.U. z 2018 r. poz. 917; ost. zm. Dz.U. z 2018 r. poz. 1076),
• art. 15 i art. 66 ustawy z 27 sierpnia 1997 r. o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych (j.t. Dz.U. z 2018 r. poz. 511; ost. zm. Dz.U. z 2018 r. poz. 1076).