Odpowiednia sala na szkolenie
Rynek wynajmu obiektów biznesowych jest obecnie bardzo rozbudowany, co z pewnością cieszy organizatorów szkoleń oraz ich uczestników. Konkurencja sprawia, że klienci mogą przebierać wśród wielu ofert nowoczesnych i funkcjonalnych miejsc na szkolenia. W tym artykule pomożemy wybrać odpowiednią salę biznesową oraz podpowiemy, jak wizytować takie miejsce.
Podstawowe informacje
Choć nie jest to specjalnie skomplikowany proces, to przeoczenie niektórych drobiazgów może skutecznie popsuć przebieg szkolenia. Szukanie sali biznesowej rozpoczynamy zatem w momencie, gdy znamy już termin wydarzenia, czas jego trwania, budżet oraz liczbę uczestników. Jeśli jest to szkolenie połączone z wyjazdem integracyjnym, wtedy trzeba również wydzielić budżet na dojazd do celu i zakwaterowanie.
Szeroka oferta
Warto dodać, że w przypadku popularnych destynacji szkoleniowo-konferencyjnych wybór jest naprawdę spory. Sale szkoleniowe można wynająć zarówno w specjalnych centrach kongresowych, jak i szkołach, hotelach, galeriach handlowych czy biurowcach. Ceny również są dość zróżnicowane, zależnie od standardu obiektu, jak i wyposażenia. Dla wielu osób cena jest podstawowym kryterium porównywania ofert, należy jednak zwrócić uwagę, co wliczone jest w usługę wynajmu – niekiedy za sprzęt konferencyjny płacimy dodatkowo.
Rekomendowany produkt: Personel i Zarządzanie
Szukaj w Internecie
Sam proces porównywania obiektów najlepiej zacząć od Internetu, by szybko wyselekcjonować te lokale, które najbardziej nas interesują. Sprawę ułatwiają serwisy branżowe i katalogi, które zamieszczają prezentacje sal biznesowych z całej Polski, w tym zdjęcia, ceny i wszystkie istotne informacje, jak pojemność, powierzchnia czy wyposażenie. Warto odwiedzać takie portale, ponieważ można w nich natknąć się również na atrakcyjne oferty i promocje, np. szkolenie plus SPA dla uczestników gratis. Przykładem jest chociażby www.e-konferencje.pl.
Wizytacja - na co zwrócić uwagę?
Osoba, która jest odpowiedzialna za wybór miejsca na szkolenie powinna ograniczyć się do kilku obiektów, po czym osobiście je sprawdzić. Podczas wizytacji sali należy zwrócić uwagę nie tylko na ogólny wygląd i pojemność sali, ale i na nagłośnienie, akustykę, oświetlenie czy sprzęt konferencyjny.
Zapraszamy na FORUM
1. Pojemność sali
Wielkość sali musi być dostosowana do liczby uczestników konferencji, czyli prowadzący powinien mieć łatwy dostęp do sprzętu konferencyjnego i swobodnie poruszać się pomiędzy delegatami. Błędem jest jednak organizacja szkolenia na 50 osób w ogromnej auli, która przeznaczona jest dla kilkuset delegatów. Podobnie jest, gdy wybierzemy zbyt ciasne pomieszczenie – brak swobody i powietrza skutecznie popsuje efektywność szkolenia. Warto zapytać obsługę obiektu o możliwości ustawienia krzeseł, np. podkowa, układ teatralny czy okrągły stół.
2. Sprzęt konferencyjny
Każdy nowoczesny obiekt powinien być wyposażony w projektor multimedialny, rzutnik, odtwarzacz DVD, flipchart, szybki bezprzewodowy internet. W przypadku wydarzenia z udziałem uczestników z innych krajów, niezbędny będzie także sprzęt do tłumaczenia symultanicznego. Warto poprosić obsługę by zaprezentowała nam działanie poszczególnych urządzeń.
3. Nagłośnienie
Sprawdzając nagłośnienie i akustykę powinniśmy zwrócić uwagę nie tylko na działanie bezprzewodowego mikrofonu czy głośników, ale też na to czy sala jest odpowiednio wyciszona. Jeśli obiekt znajduje się blisko ruchliwej ulicy, może to powodować trudności z koncentracją podczas szkolenia, podobnie jak odgłosy z innych pomieszczeń, np. kuchni czy restauracji.
Odwiedź również dział: Szkolenia i rozwój
4. Oświetlenie
Dzięki profesjonalnym systemom oświetleniowym można regulować temperaturę barwową światła białego i dostosować ją do potrzeb uczestników, np. tworząc warunki do czytania, bądź też odpoczynku. W pomieszczeniach do nauki najlepiej sprawdza się światło białe neutralne (3300K – 5300K) - barwa ta działa pobudzająco i pozytywnie wpływa na koncentrację. Innym ciekawym rozwiązaniem istotnym dla przebiegu szkolenia jest możliwość zapewnienia odpowiedniej równomierności natężenia światła. Podczas prezentacji na osobę prowadzącą powinno padać więcej światła niż na widownię, natomiast w czasie dyskusji lub ćwiczeń w grupach, światło powinno równomiernie obejmować wszystkich uczestników.
Inne kwestie, o które warto zapytać obsługę obiektu szkoleniowego to:
- Parking (ile miejsc, czy cena wliczona w koszt wynajmu sali).
- Ułatwienia dla niepełnosprawnych.
- Warunki umowy.
- Obecność innych klientów biznesowych w tym samym terminie.
Zniżki
Jeśli nie mamy możliwości do tego, by osobiście odwiedzić obiekt, najlepiej przygotować listę pytań, które chcielibyśmy zadać, będąc na miejscu. Jeżeli wybraliśmy salę oddaloną od siedziby firmy, warto sprawdzić również standard dostępnych noclegów oraz zapytać o zniżki. W wielu przypadkach możemy uzyskać nawet 50% rabatu.
Rezerwacja sali i zaproszenie gości
Po dopełnieniu wszystkich formalności związanych z organizacją szkolenia, nie pozostaje nam nic innego jak zarezerwować lokal i zaprosić gości.