Dokumenty do ZUS - sposoby przekazywania
Jako płatnik składek możesz składać do nas dokumenty ubezpieczeniowe w formie papierowej lub elektronicznie. Zależy to od tego, za ile osób rozliczasz składki. Jeśli rozliczasz składki za 5 lub mniej osób, możesz nam przekazywać dokumenty ubezpieczeniowe w formie papierowej. Jeśli rozliczasz składki za więcej niż 5 osób, masz obowiązek przekazywać nam dokumenty ubezpieczeniowe elektronicznie.
Dokumenty papierowe do ZUS
| Liczba osób, za które rozlicza się składki | Dokumenty papierowe | Dokumenty elektroniczne |
| maksymalnie 5 | można | można |
| więcej niż 5 | nie można | obowiązkowo |
*Jeśli rozliczasz składki za więcej niż 5 osób – masz obowiązek przekazywać nam dokumenty ubezpieczeniowe elektronicznie. W uzasadnionym przypadku – za zgodą dyrektora oddziału ZUS (właściwego według siedziby płatnika składek) – możesz je nam wysyłać:
- w formie papierowej albo
- na informatycznych nośnikach danych (np. płyta CD) z aktualnej wersji programu Płatnik lub innego oprogramowania interfejsowego – zgodność takiego oprogramowania z naszymi wymaganiami musi być potwierdzona w sposób określony w art. 21 i 22 ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne.
Dokumenty w formie papierowej składasz bezpośrednio w placówce ZUS lub przesyłasz pocztą.
Dokumenty do ZUS - forma elektroniczna
Rozliczasz składki za więcej niż 5 osób? Masz wtedy obowiązek przekazywać nam dokumenty ubezpieczeniowe elektronicznie. Umożliwi Ci to program Płatnik lub inne oprogramowanie, które spełnia warunki określone przez ZUS.
Płatnik ZUS
Jako płatnik składek, możesz skorzystać z bezpłatnego programu Płatnik - do sporządzania dokumentów ubezpieczeniowych i wymiany informacji z ZUS. Możesz z niego skorzystać bez względu na to, ile osób zatrudniasz.
Za pomocą programu Płatnik:
- utworzysz dokumenty ubezpieczeniowe,
- zaimportujesz dane z systemu kadrowo-płacowego,
- zweryfikujesz zestaw dokumentów przed ich wysłaniem do nas,
- będziesz mieć dostęp online do danych zgromadzonych na Twoim koncie płatnika i do danych osób, które zatrudniasz,
- prześlesz nam dokumenty ubezpieczeniowe,
- automatycznie utworzysz informacje miesięczne i roczne dla ubezpieczonych,
- zweryfikujesz i uspójnisz swoje dane z bazą ZUS.
Ważne! Za pomocą programu Płatnik przekażesz dokumenty, jeżeli masz certyfikat kwalifikowany (elektroniczne zaświadczenie służące do weryfikacji podpisu elektronicznego, spełniające warunki określone w ustawie, wydane przez kwalifikowany podmiot świadczący usługi certyfikacyjne).
Więcej o programie Płatnik dowiesz się na /firmy/program-platnik/o-programie-platnik. Znajdziesz tam:
- podręcznik administratora,
- podręcznik użytkownika,
- bazę wiedzy, czyli najczęściej zgłaszane problemy i zadawane pytania wraz z wyjaśnieniami i odpowiedziami.
ePłatnik ZUS
Jeśli zatrudniasz do 100 osób, możesz skorzystać z aplikacji ePłatnik – internetowego odpowiednika programu Płatnik. Jest ona powiązana z profilem płatnika na Platformie Usług Elektronicznych ZUS (PUE).
Dzięki ePłatnikowi przez portal PUE możesz m.in.:
- zgłosić osoby do ubezpieczeń,
- rozliczyć składki,
- wypełnić i przekazać dokumenty ubezpieczeniowe.
Ważne! Dokumenty, które do nas wysyłasz, możesz podpisywać podpisem kwalifikowanym, za pomocą bezpłatnego profilu zaufanego e-PUAP lub podpisu osobistego (e-dowód).