Czy pesel może być w umowie o pracę? Czy jest potrzebny do zawarcia umowy o pracę? Jakich danych pracodawca może żądać od kandydata do pracy?
PESEL w umowie o pracę
Czy przyszły pracownik musi podać pesel w umowie o pracę? Zgodnie z przepisami prawa pracy nie ma takiej konieczności. Jakich informacji może żądać pracodawca od kandydata do pracy? Na to pytanie odpowiada art. 221 § 1 Kodeksu pracy:
Pracodawca żąda od osoby ubiegającej się o zatrudnienie podania danych osobowych obejmujących:
1) imię (imiona) i nazwisko;
2) datę urodzenia;
3) dane kontaktowe wskazane przez taką osobę;
4) wykształcenie;
5) kwalifikacje zawodowe;
6) przebieg dotychczasowego zatrudnienia.
Podania danych z pkt 4–6 pracodawca może żądać tylko jeśli jest to niezbędne do wykonywania pracy danego rodzaju albo na danym stanowisku.
Natomiast jeśli chodzi o pracownika czyli osobę już zatrudnioną, którą łączy z pracodawcą stosunek pracy, katalog danych się rozszerza. W świetle art. 221 § 3 Kodeksu pracy można zażądać podania dodatkowych danych osobowych, takich jak:
- adres zamieszkania;
- numer PESEL, a w przypadku jego braku – rodzaj i numer dokumentu potwierdzającego tożsamość;
- inne dane osobowe pracownika, a także dane osobowe dzieci pracownika i innych członków jego najbliższej rodziny, jeżeli podanie takich danych jest konieczne ze względu na korzystanie przez pracownika ze szczególnych uprawnień przewidzianych w prawie pracy;
- wykształcenie i przebieg dotychczasowego zatrudnienia, jeżeli nie istniała podstawa do ich żądania od osoby ubiegającej się o zatrudnienie;
- numer rachunku płatniczego, jeżeli pracownik nie złożył wniosku o wypłatę wynagrodzenia do rąk własnych.
Jak widać, po zatrudnieniu oczywista jest możliwość poproszenia o pesel pracownika przez pracodawcę. Czy zatem do momentu podpisania dokumentu jakim jest umowa o pracę i zawarcia w nim numeru pesel należy stosować regulację dla kandydata do pracy czy już pracownika? Pesel może być potrzebny pracodawcy chociażby w celu skierowania przyszłego pracownika na wstępne badania lekarskie.
Wydaje się, że w tej sytuacji należy skorzystać z art. 221 § 4, który traktuje o tym, że pracodawca może żądać podania innych danych osobowych niż określone w § 1 i 3, w przypadku gdy jest to niezbędne do zrealizowania uprawnienia lub spełnienia obowiązku wynikającego z przepisu prawa. Przepisy bhp (art. 229 Kodeksu pracy) nakładają bowiem na pracodawcę obowiązek skierowania pracownika jeszcze przed rozpoczęciem pracy na badania. Takie skierowanie musi zawierać numer PESEL. Bez pozytywnego przejścia badań pracodawca nie może dopuścić pracownika do wykonywania pracy.
§ 5. Udostępnienie pracodawcy danych osobowych następuje w formie oświadczenia osoby, której dane dotyczą. Pracodawca może żądać udokumentowania danych osobowych osób, o których mowa w § 1 i 3, w zakresie niezbędnym do ich potwierdzenia.
Czy pesel pracownika musi być w umowie o pracę?
Zgodnie z art. 29 Kodeksu pracy umowa o pracę określa strony umowy, adres siedziby pracodawcy, a w przypadku pracodawcy będącego osobą fizyczną nieposiadającego siedziby – adres zamieszkania, a także rodzaj umowy, datę jej zawarcia oraz warunki pracy i płacy.
Zgodnie z powyższymi rozważaniami pracodawca może wymagać od kandydata do pracy podania numeru pesel, ale tylko jeśli jest on niezbędny do spełnienia obowiązku wynikającego z przepisów prawa. Skorzysta z niego w celu skierowania pracownika na badania lekarskie. Nie ma jednak konieczności podawania go w samej umowie o pracę.
Oznaczenie strony stosunku pracy w umowie o pracę może sprowadzać się do podania imienia i nazwiska, daty urodzenia i danych kontaktowych.
Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (Dz. U. z 2023, poz. 1465)