Dokumentacja pracownicza elektroniczna czy papierowa? Okazuje się, że pracodawca nie ma obowiązku prowadzić całej dokumentacji pracowniczej w jednej, wybranej przez siebie postaci. Co to oznacza w praktyce?
- Dokumentacja pracownicza elektroniczna czy papierowa?
- Jak przechowywać i prowadzić dokumentację pracowniczą?
- Co grozi pracodawcy za nieprowadzenie dokumentacji pracowniczej?
- Wyjaśnienia Ministerstwa Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej co do akt pracowniczych
- Zmiana sposoby prowadzenia dokumentacji pracowniczej
- Można kilkukrotnie zmieniać sposób prowadzenia i przechowywania akt
Dokumentacja pracownicza elektroniczna czy papierowa?
Jednym z podstawowych obowiązków pracodawcy jest prowadzenie i przechowywanie w postaci papierowej lub elektronicznej dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akta osobowe pracowników. Między innymi ze względu na to, że w przepisie ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks Pracy (t.j. Dz.U. z 2023 r. poz. 1465, dalej jako: KP) użyte zostało sformułowanie: "lub" istnieje możliwość prowadzenia dokumentacji pracowniczej zarówno w formie elektronicznej jak i papierowej. Co istotne przepisy KP nie nakładają na pracodawcę obowiązku prowadzenia całej dokumentacji pracowniczej w jednej, wybranej przez pracodawcę postaci, tak więc pracodawca ma możliwość w dowolnym momencie zmienić sposób prowadzenia i przechowywania akt pracowniczych. Może to robić w formie papierowej a za jakiś czas może zmienić sposób przechowywania akt na formę elektroniczną. Istnieje w tej materii elastyczność i dowolność.
Jak przechowywać i prowadzić dokumentację pracowniczą?
Co ważne, jak wynika z przepisu art. 94 pkt 9b) KP pracodawca ma obowiązek przechowywać dokumentację pracowniczą w sposób gwarantujący zachowanie:
- jej poufności;
- integralności;
- kompletności;
- dostępności;
- w warunkach niegrożących uszkodzeniem lub zniszczeniem przez okres zatrudnienia;
- a także przez okres 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy uległ rozwiązaniu lub wygasł, chyba że odrębne przepisy przewidują dłuższy okres przechowywania dokumentacji pracowniczej.
Co grozi pracodawcy za nieprowadzenie dokumentacji pracowniczej?
Pracodawcy za nieprowadzenie dokumentacji pracowniczej grozi kara pieniężna i to nie miała. Wynika to z tego, że obowiązek pracodawcy prowadzenia dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracowników, jak również przechowywania dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracowników w warunkach niegrożących uszkodzeniem lub zniszczeniem jest obowiązkiem, którego naruszenie zagrożone jest – stosownie do postanowień art. 281 pkt 6 i 7 KP – karą grzywny w wysokości od 1000 do 30 000 zł.
Oczywiście zawsze można zgłosić to naruszenie prawa do Państwowej Inspekcji Pracy (PIP), a to rodzi już ryzyko dla pracodawcy, że PIP przeprowadzi szczegółową kontrolę w zakładzie pracy w kwestiach kadrowych. Taka kontrola może obejmować nie tylko nieprowadzenie czy wadliwe prowadzenie akt, ale i inne kwestie związane z zatrudnieniem.
Co więcej, jak podkreśla się w orzecznictwie, w sytuacji sporu sądowego między pracownikiem a pracodawcą, zaniechanie prowadzenia stosownej dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy powoduje dla pracodawcy niekorzystne skutki dowodowe (zob. wyrok SN z 14 maja 1999 r., sygn. I PKN 62/99).
Wyjaśnienia Ministerstwa Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej co do akt pracowniczych
Do Ministerstwa Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej trafiło zapytanie poselskie w kwestii prowadzenia i przechowywania dokumentacji pracowniczej. Na pismo odpowiedziała sama Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej Agnieszka Dziemianowicz-Bąk, wskazała:
„Przepisy prawa pracy nie wymagają prowadzenia całej dokumentacji pracowniczej (akt osobowych i dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy) w jednej, wybranej przez pracodawcę postaci (elektroniczna lub papierowa). (…) Pracodawca może przywrócić poprzednią formę dokumentacji, może zmienić swoją decyzję, jeśli uzna, że zmiana nie była korzystna. (…) Wybór elektronicznej postaci dokumentacji nie oznacza, że strony stosunku pracy nie mają możliwości zawierania umowy o pracę w formie pisemnej albo składania w formie pisemnej oświadczenia o wypowiedzeniu umowy o pracę. W takim przypadku możliwe będzie sporządzenie umowy czy oświadczenia o wypowiedzeniu lub rozwiązaniu umowy bez wypowiedzenia w formie pisemnej, które po tradycyjnym podpisaniu i przekazaniu drugiej stronie należy zdigitalizować, opatrzyć elektronicznym podpisem lub pieczęcią, a następnie włączyć do dokumentacji w postaci elektronicznej”.
Zmiana sposoby prowadzenia dokumentacji pracowniczej
Powyższe stanowisko jest trafne, ponieważ jak wynika z art. 948 KP pracodawca może zmieniać postać, w której prowadzi i przechowuje dokumentację pracowniczą. miana postaci dokumentacji pracowniczej z papierowej na elektroniczną następuje przez sporządzenie odwzorowania cyfrowego, w szczególności skanu, i opatrzenie go kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną pracodawcy lub kwalifikowanym podpisem elektronicznym upoważnionej przez pracodawcę osoby, potwierdzającym zgodność odwzorowania cyfrowego z dokumentem papierowym. Zmiana postaci dokumentacji pracowniczej z elektronicznej na papierową następuje przez sporządzenie wydruku i opatrzenie go podpisem pracodawcy lub osoby przez niego upoważnionej, potwierdzającym zgodność wydruku z dokumentem elektronicznym.
Informowanie pracowników o zmianie postaci prowadzenia i przechowywania dokumentacji - to obowiązek pracodawcy, którego musi bezwzględnie przestrzegać.
Można kilkukrotnie zmieniać sposób prowadzenia i przechowywania akt
Co istotne, przepisy prawa pracy są tak sformułowane, że dają pracodawcy elastyczność. W konsekwencji nie ograniczają one liczby zmian postaci prowadzenia dokumentacji pracowniczej. Korzyścią dla pracodawcy jest więc to, że w zależności od potrzeb, zmiana formy prowadzenia dokumentacji może następować nawet kilkukrotnie.
Jak podkreślają czołowi przedstawiciele prawa pracy, w tym prof. A. Sobczyk w komentarzu do KP: "Wydaje się, że nie ma prawnie uzasadnionego wymogu, aby całość dokumentacji pracowniczej prowadzona była w jednolitej formie. Przykładowo, możliwe jest, jak się wydaje, aby akta osobowe prowadzone były w formie papierowej, a dokumentacja w sprawach związanych ze stosunkiem pracy elektronicznie. Możliwość digitalizacji dokumentacji pracowniczej nie została ograniczona terminem jej powstania.".
Możliwe jest prowadzenie przykładowo akt osobowych w postaci papierowej a pozostałej dokumentacji w sprawach ze stosunku pracy w postaci elektronicznej, a co z tym związane również zmienianie postaci dokumentacji może dotyczyć tylko części dokumentacji, np. tylko w zakresie ewidencjonowania czasu pracy.
Ustaw z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks Pracy (t.j. Dz.U. z 2023 r. poz. 1465)