Od stycznia br. pracodawca może prowadzić i przechowywać dokumentację pracowniczą w jednej z dwóch wersji – papierowej lub elektronicznej. Obie formy prowadzenia dokumentacji pracowniczej są równoważne.
Jak musi wyglądać e-dokument?
Jeśli pracodawca chce przejść z postaci papierowej dokumentacji na elektroniczną, konieczne będzie odwzorowanie cyfrowe oryginałów dokumentów, czyli przede wszystkim ich zeskanowanie.
Każdy e-dokument powinien być następnie opatrzony kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną pracodawcy, potwierdzającymi zgodność odwzorowania cyfrowego z dokumentem papierowym. Pracodawca może upoważnić wybraną osobę do „złożenia” w jego imieniu kwalifikowanego podpisu elektronicznego.
Jak zmienić e-dokumentacje na dokumentacje papierową?
Zamiana e-dokumentacji na dokumentację papierową wymaga dokonania wydruku i podpisania go przez pracodawcę lub osobę przez niego upoważnioną, aby potwierdzić zgodność z dokumentem elektronicznym.
Jakie są obowiązki pracodawcy?
Pracodawca musi zawiadomić o zmianie metody prowadzenia i przechowywania dokumentów, a także możliwości ich odebrania w dotychczasowej postaci, zarówno obecnych, jak i byłych pracowników.
Obecnym pracownikom przekazuje informację w sposób u niego przyjęty (np. udostępniając na tablicy ogłoszeń, e-mailami czy w intranecie).
Z kolei do byłych pracowników wysyła ją albo na papierze (np. listem poleconym), albo elektronicznie (e-mail dla celów dowodowych opatrzony kwalifikowanym podpisem elektronicznym). Treść zawiadomienia do byłych pracowników powinna się ograniczyć do możliwości odbioru dokumentacji i wskazania 30-dniowego terminu (liczonego od dnia zawiadomienia) na dokonanie tej czynności.
Polecamy: Kodeks pracy 2019 – Nowe Wydanie. Praktyczny komentarz z przykładami
Jakie zmiany w aktach osobowych?
Na podstawie nowych przepisów akta osobowe dzielą się na cztery części, a nie – jak do tej pory – na trzy części, i obejmują:
1) etap ubiegania się o zatrudnienie (część A akt osobowych)
2) etap nawiązania stosunku pracy i przebiegu zatrudnienia (część B akt osobowych)
3) etap ustania stosunku pracy (część C akt osobowych)
4) część dotyczącą ponoszenia przez pracownika odpowiedzialności porządkowej lub odpowiedzialności określonej w odrębnych przepisach (część D akt osobowych).
Nowe zasady prowadzenia dokumentacji pracowniczej należy stosować do dokumentacji pracowniczej pracowników, którzy zaczęli pracę z dniem 1 stycznia 2019 roku.
Nowe okresy archiwizacji dokumentacji pracowniczej
Zgodnie z nowymi przepisami dokumentację trzeba przechowywać przez cały okres zatrudnienia pracownika. Gdy jego stosunek pracy rozwiąże się lub wygaśnie – przez 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym miało to miejsce (początek liczenia będzie zatem przypadał zawsze na 31 grudnia roku kalendarzowego, w którym doszło do zakończenia stosunku pracy).
Nowe przepisy przewidują również grzywnę od 1000 zł do 30 000 zł za:
• nieprowadzenie dokumentacji pracowniczej
• nieprzechowywanie tej dokumentacji przez ustawowo przewidziane okresy (w tym przez odrębne regulacje)
• pozostawianie dokumentacji w warunkach grożących uszkodzeniem lub zniszczeniem.