Jeśli chcesz skrócić okres przechowywania akt pracowniczych musisz przekazać do ZUS oświadczenie o zamiarze przekazania raportów informacyjnych (ZUS OSW).
Oświadczasz w tym dokumencie, że przekażesz raporty informacyjne ZUS RIA za wszystkich ubezpieczonych zatrudnionych w okresie 01.01.1999 – 31.12.2018. Oświadczenie to możesz złożyć w wybranym przez siebie terminie. Jest to Twoja dobrowolna decyzja. Możesz także wycofać ten dokument, ale tylko do czasu złożenia pierwszego raportu informacyjnego ZUS RIA.
Dokumentem, który masz obowiązek przekazać do ZUS po złożeniu oświadczenia, jest raport informacyjny ZUS RIA. Zastąpi on obowiązek wystawiania przez Ciebie jako pracodawcę w formie papierowej dokumentów dołączanych do wniosków w sprawie przyznania świadczeń. Dane z tego dokumentu zapiszemy na koncie ubezpieczonego.
Raport składasz za każdego pracownika zatrudnionego od stycznia 1999 r. do grudnia 2018 r.
Polecamy: Dokumentacja kadrowa. Nowe zasady prowadzenia i przechowywania
Jakie są terminy na złożenie raportu ZUS RIA?
Termin na złożenie do ZUS raportu informacyjnego ZUS RIA, związany jest z terminem zakończenia pracy i wyrejestrowania pracownika z ubezpieczeń społecznych.
Jeżeli złożysz oświadczenie o zamiarze przekazania raportów i go nie odwołasz - wówczas raport informacyjny ZUS RIA za każdego pracownika i zleceniobiorcę, powinieneś przekazać:
- w terminie roku od dnia złożenia oświadczenia - jeżeli pracownik albo zleceniobiorca zakończył u Ciebie pracę przed złożeniem oświadczenia,
- wraz z wyrejestrowaniem z ubezpieczeń społecznych na formularzu ZUS ZWUA - jeżeli pracownik albo zleceniobiorca zakończył u Ciebie pracę po złożeniu oświadczenia.
Dodatkowo będziesz miał obowiązek:
- przekazać ten dokument pracownikowi zwolnionemu w formie papierowej,
- po upływie 10 lat od złożenia raportu ZUS RIA wydać byłemu pracownikowi dokumenty związane z jego zatrudnieniem.
Za kogo możesz złożyć raport informacyjny ZUS RIA?
Raport informacyjny możesz złożyć za swojego pracownika lub zleceniobiorcę. Za zleceniobiorców ustawa uznaje osoby świadczące pracę na podstawie:
-
umowy zlecenia,
- umowy agencyjnej,
- innej umowy o świadczenie usług, do której zgodnie z Kodeksem cywilnym stosuje się przepisy dotyczące zlecenia.
Dane które przekażesz w raporcie informacyjnym ZUS RIA
W raporcie informacyjnym ZUS RIA podajesz dane, które obejmują:
-
wypłacone przychody niezbędne do ustalenia podstawy wymiaru emerytury lub renty – za lata kalendarzowe przypadające w okresie od 1 stycznia 1999 r. do 31 grudnia 2018 r.,
- okresy wykonywania pracy nauczycielskiej, w określonym wymiarze obowiązkowego wymiaru zajęć – za okres od 1 stycznia 1999 r. do 31 grudnia 2018 r.,
- okresy wykonywania i wymiaru czasu pracy w szczególnych warunkach lub w szczególnym charakterze (prace wymienione w starych wykazach) – za okres od 1 stycznia 1999 r. do 31 grudnia 2008 r.,
- okresy wykonywania i wymiaru czasu pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze (prace wymienione w nowych wykazach ) – za okres od 1 stycznia 1999 r. do 31 grudnia 2008 r.,
- datę, tryb rozwiązania ostatniego stosunku pracy, podstawę prawną rozwiązania lub wygaśnięcia ostatniego stosunku pracy lub stosunku służbowego oraz informację, z czyjej inicjatywy stosunek pracy został rozwiązany,
- informację, czy w okresie zatrudnienia na kolei pracownikowi przysługiwał deputat węglowy albo ekwiwalent pieniężny za deputat węglowy.
Wykażesz w raporcie informacyjnym ZUS RIA tylko te dane, które odnoszą się do sytuacji konkretnej osoby, w szczególności czy podstawą świadczenia pracy była umowa o pracę czy raczej umowa o świadczenie usług (np. umowa zlecenia).
Zmiany nie przewidują wykazywania w raporcie informacyjnym ZUS RIA danych o okresach pracy górniczej, pracy równorzędnej z pracą górniczą oraz o okresach zaliczanych do pracy górniczej - z uwagi na specyfikę dokumentowania tych okresów.
Po 31 grudnia 2018 r. nadal będziesz zobowiązany przechowywać dokumentację zawierającą te dane przez okres 50 lat i – tym samym – w dotychczasowy sposób potwierdzać je pracownikom ubiegającym się o emeryturę.
Raport informacyjny ZUS RIA dotyczy danych za okres zamknięty. W zależności od rodzaju danych, jest to okres od 1 stycznia 1999 r. do 31 grudnia 2008 r. albo od 1 stycznia 1999 r. do 31 grudnia 2018 r.
Skutki nieprzekazania raportów informacyjnych
Jeśli nie złożysz za swoich pracowników raportów informacyjnych ZUS RIA, tak jak dotychczas, będziesz zobowiązany przechowywać listy płac, karty wynagrodzeń albo inne dowody, na podstawie których ustalamy podstawę wymiaru renty albo emerytury przyznawanej według starych zasad – przez okres 50 lat od dnia zakończenia przez pracownika pracy u Ciebie.
WAŻNE!
Dokumenty pracownika będziesz przechowywał nadal przez 50 lat od dnia zakończenia przez niego pracy u Ciebie, w każdym przypadku gdy:
- został on zgłoszony przez Ciebie po raz pierwszy do ubezpieczeń społecznych w okresie od 1 stycznia 1999 r. do 31 grudnia 2018 r., lecz nie przekazałeś za niego do ZUS raportu informacyjnego ZUS RIA,
- został on zgłoszony przez Ciebie do ubezpieczenia społecznego przed 1 stycznia 1999 r. (nawet jeśli kontynuował zatrudnienie u Ciebie po 31 grudnia 1998 r.)
- wykonywał on u Ciebie pracę górniczą lub pracę równorzędną z pracą górniczą albo ma okresy pracy zaliczanej do pracy górniczej.
Co jako pracodawca przekazujesz pracownikowi po złożeniu raportu informacyjnego ZUS RIA?
Powinieneś przekazać pracownikowi:
-
kopię przekazanego do ZUS raportu informacyjnego ZUS RIA, aby mógł zweryfikować zawarte w nim informacje,
- dowody potwierdzające wykonywanie w okresie od 1 stycznia 1999 r. do 31 grudnia 2008 r. pracy w szczególnych warunkach lub w szczególnym charakterze (pracy wymienionej w starych wykazach),
- dowody potwierdzające wykonywanie w okresie od 1 stycznia 1999 r. do 31 grudnia 2008 r. pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze (pracy wymienionej w nowych wykazach).
Dodatkowo pouczasz pracownika o:
- skróconym okresie przechowywania jego dokumentacji pracowniczej,
- prawie do odbioru dokumentacji pracowniczej i terminie jej odbioru,
- prawie do uzyskania kopii dokumentacji pracowniczej.
Co zleceniodawca jako płatnik składek przekazuje zleceniobiorcy?
Jako zleceniodawca powinieneś przekazać zleceniobiorcy:
-
kopię przekazanego do ZUS raportu informacyjnego ZUS RIA, aby mógł zweryfikować zawarte w nim informacje,
- pouczenie o skróconym okresie przechowywania dokumentacji dotyczącej umowy oraz o prawie do odbioru tej dokumentacji i terminie jej odbioru.
Jakie informacje przekaże ZUS?
Niezależnie od Ciebie – również my poinformujemy pracownika o złożeniu raportu informacyjnego ZUS RIA. Zrobimy to:
-
w informacji o stanie konta w ZUS, przesłanej za rok, w którym raport informacyjny ZUS RIA został przekazany przez Ciebie do ZUS,
- wraz z formularzem PIT (rocznym obliczeniem podatku), przesłanym za rok, w którym raport informacyjny ZUS RIA został przekazany przez Ciebie do ZUS - jeśli pracownik jest uprawniony do świadczenia emerytalno-rentowego i informacja o stanie konta w ZUS nie jest do niego wysyłana.
Byłego pracownika, poinformujmy również o:
- skróconym okresie przechowywania jego dokumentacji pracowniczej,
- prawie do odbioru dokumentacji pracowniczej i terminie jej odbioru,
- prawie do uzyskania kopii dokumentacji pracowniczej,
- konieczności wystąpienia do Ciebie jako płatnika składek o wydanie:
- dowodów potwierdzających wykonywanie w okresie od 1 stycznia 1999 r. do 31 grudnia 2008 r. pracy w szczególnych warunkach lub w szczególnym charakterze (pracy wymienionej w starych wykazach),
- dowodów potwierdzających wykonywanie w okresie od 1 stycznia 1999 r. do 31 grudnia 2008 r. pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze (pracy wymienionej w nowych wykazach).
Zleceniobiorcę również niezależnie od Ciebie, poinformujemy o:
- skróconym okresie przechowywania dokumentacji dotyczącej umowy,
- prawie do odbioru tej dokumentacji i terminie jej odbioru,
- złożeniu przez Ciebie raportu informacyjnego ZUS RIA; dane z tego raportu udostępnimy również na profilu danej osoby na PUE ZUS.