Pierwszą i podstawową kwestią jest to, że takie wypowiedzenie umowy o pracę zawsze należy wysyłać za zwrotnym potwierdzeniem odbioru tak, aby wiedzieć, kiedy pracownik odebrał pismo. Tylko „zwrotka” będzie dowodem na to, że pracownik otrzymał wypowiedzenie, oraz ewentualnym dowodem na potwierdzenie daty rozwiązania umowy.
Jeśli pracodawca rozwiązuje z pracownikiem umowę w trybie dyscyplinarnym i oświadczenie w tej sprawie wysyła mu pocztą, dniem rozwiązania umowy o pracę będzie dzień doręczenia pisma pracownikowi, czyli data doręczenia wskazana na zwrotnym potwierdzeniu odbioru. Tę datę wpisuje się w świadectwie pracy.
Przeczytaj również: Jak przyśpieszyć zwolnienie pracownika?
Zdarzają się jednak sytuacje, kiedy pracownik nie odbiera przesyłki, ponieważ spodziewa się wypowiedzenia. Wówczas listonosz składa pismo na poczcie, umieszczając zawiadomienie o tym w drzwiach mieszkania lub skrzynce pocztowej adresata (tzw. awizo). Po upływie 7 dni od dnia następującego po dniu złożenia nieodebranego pisma na poczcie, sporządza się powtórne zawiadomienie o możliwości odbioru pisma w terminie kolejnych 7 dni, licząc od dnia następnego po dniu sporządzenia zawiadomienia.
Dopiero bezskuteczny upływ także tego terminu (czyli łącznie 14 dni od pierwszego zawiadomienia) powoduje przyjęcie domniemania, że pismo zostało doręczone adresatowi. Wówczas wraca ono do firmy z adnotacją "nie podjęto w terminie" oraz odciskiem datownika.
Polecamy serwis: ZUS
W tej kwestii wypowiedział się Sąd Najwyższy przyjmując, że oświadczenie woli jest skutecznie złożone, jeżeli pracownik świadomie nie podejmuje przesyłki pocztowej zawierającej oświadczenie pracodawcy, a ma realną możliwość zapoznania się z jego treścią, tzn. nic nie stoi na przeszkodzie żeby ją odebrał. Przyjmuje się, że pracownik najpóźniej z upływem siódmego dnia od chwili powtórnego awizowania przesyłki zawierającej wypowiedzenie pracodawcy mógł zapoznać się z jego treścią.