Zwolnienie pracownika z obowiązku świadczenia pracy - praktyczna instrukcja, wzór

W związku z wypowiedzeniem umowy o pracę, pracodawca może zwolnić pracownika z obowiązku świadczenia pracy do upływu okresu wypowiedzenia. Oświadczenie w sprawie zwolnienia od pracy powinno być zakomunikowane pracownikowi w sposób niebudzący wątpliwości. Może być ono zamieszczone w wypowiedzeniu umowy o pracę, jak i stanowić odrębny dokument.

Pracownik, który otrzymał lub złożył wypowiedzenie umowy o pracę, zobowiązany jest do kontynuowania wykonywania obowiązków służbowych do momentu rozwiązania stosunku pracy. Jednak różne względy mogą powodować, że świadczenie pracy w okresie wypowiedzenia jest niecelowe. W takich przypadkach w związku z wypowiedzeniem umowy o pracę pracodawca może zwolnić pracownika z obowiązku świadczenia pracy do upływu okresu wypowiedzenia. W okresie tego zwolnienia pracownik zachowuje prawo do wynagrodzenia (art. 36² ustawy - Kodeks pracy, dalej: k.p.).

Polecamy: Monitor Prawa Pracy i Ubezpieczeń

Procedura zwolnienia pracownika z obowiązku świadczenia pracy

Krok 1. Złożenie wypowiedzenie umowy o pracę

Do zwolnienia pracownika z obowiązku świadczenia pracy w związku z wypowiedzeniem umowy o pracę niezbędne jest dokonanie wypowiedzenia.

Wypowiedzenie umowy o pracę zawiera oświadczenie woli pracodawcy lub pracownika, z którego jednoznacznie wynika zamiar rozwiązania umowy o pracę. Wypowiedzenie powinno mieć formę pisemną, niezależnie od tego, która strona umowę wypowiada (art. 30 § 3 k.p.). Do zachowania pisemnej formy czynności prawnej wystarcza złożenie własnoręcznego podpisu na dokumencie obejmującym treść oświadczenia woli. W przypadku gdy wypowiedzenia dokonuje pracodawca, niezbędne jest zachowanie określonych treści wynikających z przepisów:

• oznaczenie pracodawcy,
• miejscowość oraz data sporządzenia pisma,
• oznaczenie rodzaju pisma - rozwiązanie umowy o pracę za wypowiedzeniem,
• wskazanie umowy, która podlega rozwiązaniu,
• określenie okresu wypowiedzenia oraz wskazanie dnia jego upływu,
• wskazanie przyczyny wypowiedzenia umowy na czas nieokreślony,
• pouczenie o możliwości odwołania się do sądu pracy w terminie 21 dni,
• pouczenie o możliwości złożenia wniosku o wszczęcie postępowania pojednawczego (pod warunkiem że u pracodawcy funkcjonuje komisja pojednawcza),
• podpis pracodawcy lub osoby upoważnionej,
• potwierdzenie odbioru przez pracownika - data, podpis.

Krok 2. Podjęcie i zakomunikowanie decyzji o zwolnieniu z obowiązku świadczenia pracy

Zasadą jest, że decyzja w sprawie zwolnienia pracownika z obowiązku świadczenia pracy podejmowana jest przez pracodawcę. W żadnym razie nie można jednak pracownikowi zabronić zasugerowania pracodawcy takiego rozwiązania - niezależnie od tego, która strona dokonała wypowiedzenia. W takim jednak przypadku pracownikowi przysługuje jedynie prawo zaproponowania zwolnienia go z obowiązku świadczenia pracy. Taka prośba nie jest w żadnym razie dla pracodawcy wiążąca - pracownik nie ma roszczenia o zwolnienie go z obowiązku świadczenia pracy w związku z dokonanym wypowiedzeniem umowy.

Podjęcie przez pracodawcę decyzji w sprawie zwolnienia pracownika z obowiązku świadczenia pracy musi być pracownikowi zakomunikowane. Przepisy nie regulują ani formy, ani treści takiej informacji. Należy zatem uznać, że dopuszczalne jest każde rozwiązanie przekazania informacji w sprawie zwolnienia pracownika z obowiązku świadczenia pracy. Pracodawca może więc wykorzystać formę elektroniczną, przekazać decyzję w formie ustnej jak również w formie pisemnej.

Zwolnienie pracownika z obowiązku świadczenia pracy powinno być zakomunikowane w sposób niebudzący wątpliwości. Pracodawca powinien więc unikać komunikatów niejednoznacznych lub dorozumianych.

Przykład

Pracodawca wypowiedział pracownikowi umowę o pracę, wskazując, że umowa rozwiąże się w dniu 31 maja - wraz z upływem miesięcznego okresu wypowiedzenia. W dokumencie zawierającym wypowiedzenie pracodawca umieścił informację o treści "Pracownik jest zobowiązany w dniu 31 maja 2018 r. przybyć do pracy w celu rozliczenia się z pracodawcą oraz odebrania świadectwa pracy".

Powyższy zapis może sugerować, że pracownik nie musi przychodzić do pracy do dnia 31 maja 2018 r. Może jednak być oceniany wyłącznie jako przypomnienie obowiązków związanych z rozwiązaniem stosunku pracy. Należy przyjąć, że jeżeli wyraźny komunikat w sprawie zwolnienia pracownika z obowiązku świadczenia pracy nie został przekazany, pracownik ma obowiązek świadczyć pracę.

Optymalną formą oświadczenia o zwolnieniu pracownika z obowiązku świadczenia pracy jest forma pisemna. W tym zakresie dopuszczalne są dwa rozwiązania. Informacja w sprawie zwolnienia z obowiązku świadczenia pracy może być umieszczona na dokumencie (arkuszu papieru), na którym sporządzono oświadczenie woli w sprawie wypowiedzenia umowy o pracę. Zwolnienie z obowiązku świadczenia pracy można również przekazać w piśmie dodatkowym. Zarówno jedna, jak i druga praktyka będzie poprawna i zależy od tego, która strona dokonuje wypowiedzenia. Trudno bowiem przyjąć, że informacja o zwolnieniu z obowiązku świadczenia pracy może znaleźć się w treści wypowiedzenia, które zostało sporządzone przez pracownika.

Wzór informacji w sprawie zwolnienia pracownika z obowiązku świadczenia pracy

Krok 3. Ustalenie długości okresu zwolnienia

Z Kodeksu pracy wynika wyłącznie górna granica czasowa okresu, na jaki pracodawca może pracownika zwolnić z obowiązku świadczenia pracy - jest nią dzień, w którym następuje upływ okresu wypowiedzenia. Powstaje pytanie, od kiedy pracodawca ma prawo zwolnić pracownika z obowiązku świadczenia pracy - na okres pokrywający się z kodeksowym przedziałem czasu - przykładowo 3-miesięcznym okresem wypowiedzenia, czy też zwolnienie może obejmować również okres wcześniejszy - w przypadku gdy wypowiedzenie nie zostało złożone na koniec miesiąca.

W braku szczegółowych wskazań wynikających z przepisów można przyjąć, że pracodawca w sposób dowolny może ukształtować okres zwolnienia z obowiązku świadczenia pracy - jednoznacznie określając zakres czasowy w informacji przekazanej pracownikowi. Tym samym dopuszczalną praktyką będzie wskazanie krótszego okresu zwolnienia z obowiązku świadczenia pracy, niż wynika to z upływu dokonanego wypowiedzenia. Zwykle jednak zwolnienie obejmuje okres następujący po dokonanej czynności wypowiedzenia - do końca jego upływu.

Przykład

Pracodawca 4 czerwca 2018 r. wręczył pracownikowi wypowiedzenie (3-miesięczny okres wypowiedzenia), informując jednocześnie, że pracownik w związku z dokonanym wypowiedzeniem jest zwolniony z obowiązku świadczenia pracy do końca okresu wypowiedzenia.

W powyższym przypadku należy przyjąć, że zapis o treści "pracownik w związku z dokonanym wypowiedzeniem jest zwolniony z obowiązku świadczenia pracy" sugeruje, że pracownik od kolejnego dnia - czyli od 5 czerwca 2018 r. nie ma obowiązku stawienia się w gotowości do wykonywania pracy. Warto pamiętać, że zgodnie z obecnie przeważającym poglądem, okres wypowiedzenia rozpoczyna swój bieg od dnia wręczenia pracownikowi wypowiedzenia. W uzasadnieniu wyroku SN z dnia 12 lipca 2012 r., II PK 30/11 sąd stanął na stanowisku, że okres wypowiedzenia to czas, który ma upłynąć od złożenia oświadczenia woli o wypowiedzeniu do dnia rozwiązania stosunku pracy z mocy oświadczenia woli o wypowiedzeniu. Inaczej mówiąc, oświadczenie o wypowiedzeniu umowy o pracę powoduje rozpoczęcie biegu okresu wypowiedzenia z chwilą jego dojścia do drugiej strony - niejako z wyprzedzeniem.

Krok 4. Określenie wymiaru czasu pracy zwolnienia

Przepis, dający podstawę zwolnienia pracownika z obowiązku świadczenia pracy w związku z dokonanym wypowiedzeniem, z całą pewnością pozwala na zwolnienie pracownika z obowiązków pracowniczych w pełnym wymiarze godzin. Jeżeli zatem pracownik pracuje w systemie podstawowym od poniedziałku do piątku, np. od godz. 7.00 do godz. 15.00, wówczas obowiązkiem pracownika związanym z realizacją polecenia, jakim jest zwolnienie z obowiązku świadczenia pracy, będzie niepojawianie się w zakładzie zgodnie z przyjętym rozkładem czasu pracy.

Powstaje jednak pytanie, czy pracodawca może zwolnić pracownika z obowiązku świadczenia pracy częściowo - nie z części przedziału czasu, jaki pozostał do rozwiązania umowy, a z części godzin pracy, jakie w danym dniu przypadają do przepracowania.

Uwzględniając ogólne brzmienie przepisu dopuszczającego zwolnienie pracownika z obowiązku świadczenia pracy, można uznać, że nie ma przeszkód do częściowego zwolnienia pracownika z obowiązku świadczenia pracy - np. przez wyznaczenie konkretnych dni, w ramach których pracownik nie będzie świadczył pracy.

Przykład

Pracownik zatrudniony w pełnym wymiarze czasu pracy otrzymał 21 maja 2018 r. wypowiedzenie umowy o pracę. Pracodawca poinformował w jego treści, że w okresie od 22 maja do 31 maja będzie świadczył pracę w wymiarze ½ etatu - przyuczając w tym okresie nową osobę do pracy, natomiast od 1 czerwca 2018 r. do końca okresu wypowiedzenia zostaje całkowicie zwolniony z obowiązku świadczenia pracy.

W powyższym przypadku działanie pracodawcy można uznać za prawidłowe. Przepisy nie zobowiązują pracodawcy w sposób bezwzględny i niebudzący wątpliwości do zwolnienia pracownika z obowiązku świadczenia pracy tylko w taki sposób, aby pracownik jej nie wykonywał w ogóle.

Krok 5. Uregulowanie dopuszczalności odwołania zwolnienia

Niezwykle istotną dla praktyki kwestią jest ocena, na ile pracodawca jest związany swoją decyzją w sprawie zwolnienia pracownika z obowiązku świadczenia pracy.

Pracodawca, który uznał, że udzielenie zwolnienia z obowiązku świadczenia pracy było przedwczesne czy nie do końca przemyślane, może uznać, że wzorem odwołania pracownika z urlopu wypoczynkowego, również i w omawianej sytuacji ma prawo wezwać pracownika do pracy. Niestety w przypadku zwolnienia pracownika z obowiązku świadczenia pracy nie jest to takie proste. W przypadku urlopu przepisy wyraźnie przewidują możliwość jego przerwania i zobowiązania tym samym pracownika do powrotu do pracy. Nie ma natomiast takiego przepisu, który umożliwiałby przerwanie korzystania przez pracownika ze zwolnienia od pracy. Brak przepisów nie oznacza jednak, że strony nie mogą się porozumieć w zakresie możliwości ewentualnej zmiany decyzji pracodawcy. Dużo w tym względzie zależy od treści zobowiązania pracodawcy, które daje pracownikowi możliwość nieświadczenia pracy.

Zastosowanie przez pracodawcę zapisu w brzmieniu "zwalniam Pana/ Panią z obowiązku świadczenia pracy w związku z wypowiedzeniem umowy" lub przekazanie ustnej informacji przy wręczaniu wypowiedzenia "do końca okresu wypowiedzenia może Pan/Pani nie przychodzić do pracy" daje podstawę do uznania, że pracodawca jest związany ze swoją decyzją trwale, a pracownik może swobodnie dysponować swoim czasem bez ograniczeń. Dopuszczalne jednak wydaje się takie skonstruowanie zapisu dyspozycji pracodawcy w sprawie zwolnienia z obowiązku świadczenia pracy, kiedy to przerwanie tego zwolnienia lub jego zupełne odwołanie będzie jak najbardziej możliwe.

Należy przyjąć, że możliwość odwołania pracownika ze zwolnienia z obowiązku świadczenia pracy może mieć miejsce wówczas, gdy strony to przewidziały. Pracodawca, chcąc się "zabezpieczyć", powinien w informacji w sprawie zwolnienia pracownika z obowiązku świadczenia pracy zamieścić stosowną informację o przykładowej treści "w wyjątkowych przypadkach organizacyjnych pracodawca ma możliwość za 3-dniowym uprzedzeniem zobowiązać pracownika do powrotu do pracy".

Krok 6. Ustalenie sposobów komunikowania się w zakresie odwołania ze zwolnienia od pracy

Strony, które uzgodniły możliwość odwołania pracownika ze zwolnienia z obowiązku świadczenia pracy, powinny ustalić sposób komunikowania się w tym zakresie. Informacja o konieczności powrotu pracownika do pracy musi bowiem do pracownika dotrzeć. W braku szczególnych uregulowań można przyjąć, że w zakresie form kontaktu dopuszczalne będą rozwiązania stosowane w przypadku przerwania urlopu wypoczynkowego. Tym samym, pracodawca będzie mógł dotrzeć do pracownika z informacją w sprawie powrotu do pracy drogą telefoniczną, używając udostępnionego przez pracownika adresu mailowego czy korzystając z tradycyjnej korespondencji pocztowej.

W kwestii możliwości odwołania pracownika ze zwolnienia z obowiązku świadczenia pracy warto też ustalić osoby kompetentne do przekazania takiej informacji. Trudno bowiem przyjąć, że informacja taka w sposób wiążący może być przekazana przez każdego pracownika (oczywiście za wyjątkiem przypadku, gdy jest on jedynie osobą przekazującą oświadczenie pracodawcy w tej sprawie sporządzone w formie pisemnej).

Podstawa prawna:

• art. 30, art. 36² ustawy z 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy (j.t. Dz.U z 2018 r. poz. 108; ost. zm. Dz.U. z 2018 r. poz. 357),

• załącznik nr 3 do rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 28 maja 1996 r. w sprawie z zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (j.t Dz.U. z 2017 r. poz. 894).