Pracodawcy zatrudniający co najmniej 20 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty mogą zdecydować o nietworzeniu funduszu na określony czas bądź bezterminowo lub zdecydować o zmianie wskaźnika odpisu na niższy, dokonując modyfikacji w przepisach wewnątrzzakładowych – w układzie zbiorowym pracy lub w regulaminie wynagradzania. Pracodawca nie może jednak podjąć takich decyzji jednostronnie. Zmieniając układ zbiorowy czy regulamin wynagradzania musi uzyskać zgodę zakładowej organizacji związkowej, jeśli taka działa w firmie. W przypadku braku związków zawodowych pracodawca posiadający regulamin wynagradzania musi uzyskać pisemną akceptację przedstawiciela załogi. W przeciwnym razie decyzja o odstąpieniu od tworzenia funduszu czy o zmniejszeniu odpisów nie będzie mogła wejść w życie.
Kto i w jakim terminie powinien złożyć ZUS IWA za 2011 r. >>
Pracodawcy zatrudniający na 1 stycznia 2012 r. co najmniej 20 pracowników (nie w przeliczeniu na pełne etaty), u których funkcjonuje układ zbiorowy pracy czy regulamin wynagradzania, mogą odstąpić od tworzenia zfśs lub od wypłaty świadczeń urlopowych przez zmianę postanowień zawartych w tych przepisach wewnątrzzakładowych.
Firmy zatrudniające na 1 stycznia 2012 r. mniej niż 20 pracowników nie mają obowiązku tworzenia regulaminu wynagradzania. Mogą zatem samodzielnie, bez konsultacji z personelem, podjąć decyzję o nietworzeniu funduszu lub niewypłacaniu świadczeń urlopowych. O swojej decyzji pracodawcy muszą jednak poinformować pracowników do końca stycznia 2012 r. w dowolny sposób przyjęty w firmie, np. przez ogłoszenie na tablicy ogłoszeń czy w sieci intranet.
Istnieją wątpliwości co do skutków przekroczenia terminu na poinformowanie pracowników o nietworzeniu zfśs. Zdaniem Państwowej Inspekcji Pracy, jeśli pracodawca nie dotrzyma tego terminu, powinien przez cały rok wypłacać świadczenia urlopowe lub naliczyć odpis na fundusz socjalny. Jeśli tego nie zrobi, w przypadku kontroli inspekcji pracy może się narazić na mandat lub karę grzywny w postępowaniu przed sądem.
Zasady zawierania umów terminowych po 1 stycznia 2012 r. >>
Innego zdania są sądy. Naczelny Sąd Administracyjny w wyroku z 1 marca 2007 r. (I OSK 814/06) orzekł, że za opóźnienie grozi najwyżej grzywna, a pracodawca w tym przypadku nie ma obowiązku wypłaty świadczeń czy naliczenia odpisu za ten rok. Sąd Okręgowy w Warszawie w wyroku z 15 stycznia 2008 r. (XII Pa 442/07) uznał, że termin na powiadomienie pracowników o nietworzeniu funduszu lub niewypłacaniu świadczenia urlopowego ma jedynie charakter instrukcyjny, a jego przekroczenie nie powoduje obowiązku wypłaty świadczeń. Za jego przekroczenie nie grozi też grzywna. Dlatego, zgodnie z prezentowaną linią orzeczniczą, informację o rezygnacji z wypłaty świadczeń urlopowych i tworzenia funduszu socjalnego zakład może przekazać pracownikom nawet po 31 stycznia.