30 czerwca kończy się umowa na czas określony z jednym z pracowników. Trwa od 1 października 2015 r. Od początku lipca chcemy zawrzeć kolejną. Pracownik w tym roku wykorzystał 16 godzin urlopu wypoczynkowego, a urlop za rok poprzedni ma w pełni wybrany. Czy w tym przypadku musimy przenieść niewykorzystany urlop na kolejną umowę? Czy trzeba to dokumentować w razie takiego przeniesienia?
Rozliczenie niewykorzystanego urlopu ekwiwalentem pieniężnym w związku z zakończeniem umowy nie musi mieć miejsca wówczas, gdy pracodawca i pracownik zgodnie postanowią o wykorzystaniu wolnego podczas kolejnego zatrudnienia. Na takie porozumienie muszą się zgodzić obie strony. Jeżeli się na nie zdecydują, to powinno przybrać formę pisemną.
Polecamy produkt: Urlopy wypoczynkowe - udzielanie, ustalanie wymiaru i naliczanie wynagrodzenia (książka)
Zamiana na pieniądze
Zasadą jest to, że w związku z zakończeniem zatrudnienia niewykorzystany urlop wypoczynkowy ulega zamianie na pieniądze – jest rozliczany ekwiwalentem pieniężnym. Przyjmując, że w opisanym na wstępie przypadku pracownik jest uprawniony do 26 dni urlopu rocznie, do rozliczenia ekwiwalentem mamy 88 godzin wypoczynku:
26 x 6/12 = 13 dni,
13 dni x 8 godz. = 104 godz.
104 godz. – 16 godz. wykorzystanego urlopu = 88 godz.
Ekwiwalent wypłacamy w dniu zakończenia zatrudnienia. Podkreśla to Sąd Najwyższy w wyroku z 29 marca 2001 r. (sygn. akt I PKN 336/00), wskazując, że z dniem rozwiązania stosunku pracy prawo pracownika do urlopu wypoczynkowego w naturze przekształca się w prawo do ekwiwalentu pieniężnego za niewykorzystany urlop. W tym też dniu rozpoczyna bieg termin przedawnienia roszczenia o ekwiwalent pieniężny za niewykorzystane w naturze, a nieprzedawnione urlopy wypoczynkowe.
Nieprecyzyjny wyjątek
Od wypłaty ekwiwalentu za niewykorzystany urlop w związku z zakończeniem umowy o pracę przewidziano jeden wyjątek. Dotyczy on jednak tylko takiej sytuacji, w której łącznie występują następujące przesłanki, określone w art. 171 par. 3 kodeksu pracy (dalej: k.p.):
- strony stosunku pracy zgodnie ustalą, że niewykorzystany urlop wypoczynkowy zostanie udzielony w trakcie trwania kolejnego stosunku pracy łączącego te dwa podmioty – przy czym ustalenia te powinny być poczynione przed zakończeniem trwania dotychczasowej umowy o pracę,
- następny stosunek pracy powstaje bezpośrednio po zakończeniu aktualnego.
Dyskusyjne jest znaczenie użytego w art. 171 par. 3 k.p. określenia „bezpośrednio”. Najbezpieczniej byłoby uznać, że warunek ten będzie spełniony, gdy kolejna umowa zostanie zawarta od następnego dnia kalendarzowego po ustaniu poprzedniej lub ewentualnie gdy daty zakończenia umowy i zawarcia kolejnej przedzielone są dniami wolnymi od pracy.
Natomiast zgodne postanowienie oznacza, że nierozliczenie urlopu ekwiwalentem może nastąpić jedynie wtedy, gdy zarówno pracownik, jak i pracodawca będą zainteresowani takim rozwiązaniem. W przypadku gdy pracodawca będzie wolał zamknąć kwestię urlopu z końcem umowy (np. przewidując duże zapotrzebowanie na pracę danego pracownika w trakcie zatrudnienia na podstawie kolejnej umowy), nie ma mowy o porozumieniu i pracownik otrzyma pieniądze za niewykorzystany urlop. Bez znaczenia są przy tym powody takiej decyzji.
Ponadto porozumienie powinno być zawarte jeszcze przed rozwiązaniem lub wygaśnięciem dotychczasowej umowy. W innym przypadku w dacie ustania stosunku pracy prawo do urlopu w naturze przekształci się automatycznie w prawo do ekwiwalentu pieniężnego.
Wymóg formy
W razie podjęcia decyzji o przeniesieniu wypoczynku na kolejną umowę pozostaje kwestia formy, w jakiej uzgodnienia mają być poczynione. Z kodeksu pracy nie wynika, by musiało to nastąpić w formie pisemnej. Wynika to jednak z par. 6 ust. 2 pkt 3 lit. aa rozporządzenia dotyczącego prowadzenia akt osobowych pracownika. Zgodnie z tym przepisem w części C akt osobowych pracownika umieszcza się m.in. dokument związany z niewypłaceniem pracownikowi ekwiwalentu pieniężnego za urlop wypoczynkowy (regulacja ta odwołuje się też wprost do art. 171 par. 3 k.p.). Porozumienie powinno zatem przybrać formę dokumentu pisemnego. ©?
Porozumienie powinno być zawarte jeszcze przed rozwiązaniem lub wygaśnięciem dotychczasowej umowy. W innym przypadku w dacie ustania stosunku pracy prawo do urlopu w naturze przekształci się automatycznie w prawo do ekwiwalentu pieniężnego.
WZÓR
Porozumienie o wykorzystaniu urlopu wypoczynkowego w trakcie kolejnego zatrudnienia
zawarte 30 czerwca 2016 r. pomiędzy
Pracodawcą spółką z o.o. z siedzibą w Warszawie przy ul. Prostopadłej 999, 00–007 Warszawa wpisaną do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego przez Sąd Rejonowy dla m.st. Warszawy w Warszawie, XII Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS 0000123456, o kapitale zakładowym: 30 000,00 zł, NIP 777-888-99-11, REGON 123456789, reprezentowaną przez prezesa zarządu Adama Zatrudniającego, zwaną dalej pracodawcą,
a
Markiem Pracowitym zamieszkałym w Siedlcach (00–002) przy ul. Równoległej 140, PESEL 11122233355, zwanym dalej pracownikiem.
1. Działając na podstawie art. 171 par. 3 k.p., w związku z zakończeniem 30 czerwca 2016 r. okresu zatrudnienia na podstawie umowy o pracę zawartej 1 października 2015 r. pracodawca i pracownik zgodnie ustalają, że niewykorzystany do dnia rozwiązania umowy o pracę, należny pracownikowi w związku z dotychczasowym zatrudnieniem pracownika u pracodawcy urlop wypoczynkowy w wymiarze 88 (osiemdziesięciu ośmiu) godzin nie zostanie rozliczony ekwiwalentem pieniężnym.
2. Urlop wypoczynkowy w wymiarze wskazanym w ust. 1 zostanie wykorzystany przez pracownika w naturze w trakcie kolejnego stosunku pracy łączącego pracownika i pracodawcę, powstałego na podstawie umowy o pracę, która zostanie zawarta 1 lipca 2016 r.
Marek Pracowity Adam Zatrudniający
(podpis pracownika) (podpis pracodawcy/osoby reprezentującej pracodawcę)
Podstawa prawna:
Art. 171 par. 3 ustawy z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (t.j. Dz.U. z 2014 r. poz. 1502 ze zm.).
Par. 6 ust. 2 pkt 3 lit. aa rozporządzenia ministra pracy i polityki socjalnej z 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (Dz.U. nr 62, poz. 286 ze zm.).