Art. 161 kodeksu pracy zobowiązuje pracodawcę do udzielenia pracownikowi urlopu w tym roku kalendarzowym, w którym pracownik uzyskał do niego prawo. Zasadą jest zatem wykorzystywanie całego należnego urlopu do końca danego roku.
W przypadku niewykorzystania urlopu w takim terminie, zgodnie z art.168 kodeksu pracy, pracodawca powinien udzielić go pracownikowi najpóźniej do końca pierwszego kwartału następnego roku kalendarzowego. Możliwość wykorzystania zaległego urlopu nie dotyczy części urlopu udzielanego na żądanie. Zaległy urlop musi być zatem w całości wykorzystany na wniosek w sposób określony w art. 163 kodeksu pracy.
W praktyce może dojść do sytuacji, w której pracownikowi nie uda się wykorzystać urlopu do końca pierwszego kwartału roku następującego po roku, za który należy się urlop. Nie oznacza to jednak utraty prawa do urlopu.
Jeśli urlop nie został wykorzystany w wyniku rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy, pracownikowi przysługuje odpowiedni ekwiwalent. Jeżeli natomiast stosunek pracy jest kontynuowany, to pracownik ma prawo do wykorzystania zaległego urlopu z lat poprzednich.
Zobacz: Urlop przymusowy i urlop bez zgody pracodawcy - porada
Zgodnie z art. 291 § 1 kodeksu pracy roszczenia wynikające ze stosunku pracy ulegają przedawnieniu z upływem trzech lat od dnia, w którym stały się wymagalne. Przepis ten ma zastosowanie również w przypadku roszczenia o urlop.
W związku z cytowanym wyżej brzmieniem art. 168 k.p., roszczenie o udzielenie urlopu wypoczynkowego za dany rok jest możliwe do zrealizowania w terminie do 31 marca roku następnego. Roszczenie zaczyna się zatem przedawniać od 1 kwietnia roku kalendarzowego przypadającego po roku, za który należy się urlop, a ulega przedawnieniu po upływie trzech lat od tego terminu.
Sąd Najwyższy w Wyroku Izby Administracyjnej, Pracy i Ubezpieczeń Społecznych uznał, że „Roszczenie o udzielenie urlopu wypoczynkowego przedawnia się z upływem trzech lat od dnia, w którym stało się wymagalne (art. 291 § 1 KP), przy czym rozpoczęcie biegu tego terminu następuje bądź z końcem roku kalendarzowego, za który urlop przysługuje (art. 161 KP), bądź najpóźniej z końcem pierwszego kwartału roku następnego, jeżeli urlop został przesunięty na ten rok z przyczyn leżących po stronie pracownika lub pracodawcy (art. 168 KP).”
W praktyce oznacza to, że z pozwem o udzielenie zaległego urlopu można wystąpić do końca marca w czwartym roku kalendarzowym po zakończeniu roku kalendarzowego, za który należy się urlop. Do końca marca 2010 r. można zatem żądać udzielenia zaległego urlopu za 2006 r. Od 1 kwietnia roszczenie dotyczące tego roku będzie przedawnione i możliwe stanie się żądanie udzielenia zaległego urlopu tylko za rok 2007 lub lata późniejsze.
Zobacz serwis: Zatrudnienie
Przedawnienie może być przerwane przez uznanie roszczenia lub przez wystąpienie z pozwem. Termin przedawnienia liczy się od nowa od momentu uznania lub od zakończenia postępowania. Roszczenie stwierdzone orzeczeniem sądu przedawnia się po 10 latach.