Tryb przyznawania świadczeń z funduszu nie jest uregulowany przepisami. Prawo do określenia tych zasad przysługuje pracodawcy i organizacjom związkowym (lub przedstawicielowi pracowników) w regulaminie funduszu. Jednak jeden aspekt został unormowany w art. 27 ustawy o związkach zawodowych. Określa on obowiązek pracodawcy uzgadniania z zakładową organizacją związkową przyznania pracownikom świadczeń z funduszu, co sprowadza się do niemożności przyznania świadczenia przy sprzeciwie organizacji związkowej (albo przy sprzeciwie pracodawcy).
W przypadku działania u pracodawcy kilku organizacji związkowych uzgodnienie przyznania świadczeń powinno nastąpić ze wszystkimi organizacjami. W imieniu związku zawodowego działa organ określony w statucie do reprezentowania związku (z reguły zarząd) lub osoby przez ten organ upełnomocnione do działania. Jeżeli w zakładzie związki nie działają – świadczenia może przyznawać samodzielnie pracodawca.
Komisja socjalna jako organ opiniodawczy
W praktyce często w regulaminie funduszu powołuje się tzw. komisję socjalną. Jej rola sprowadza się zazwyczaj do zebrania wniosków o przyznanie świadczenia oraz innych wymaganych dokumentów. Zajmuje się również wstępną kwalifikacją wniosków, przedstawia pracodawcy i związkom (jako przydzielającym świadczenia) rekomendacje w zakresie przyznania bądź nieprzyznania świadczenia. Taka rola komisji jest jak najbardziej dopuszczalna w świetle przepisów ustawy o funduszu.
Komisja socjalna jako organ przyznający świadczenia
Komisja socjalna może mieć prawo przyznawania świadczeń tylko, gdy są spełnione następujące warunki:
- taką rolę nadaje jej regulamin funduszu,
- w skład komisji wchodzą:
– uprawnieni reprezentanci pracodawcy,
– osoby działające w imieniu związku zawodowego, uprawnione do działania w zakresie przyznawania świadczeń.
Uprawnionym do reprezentowania pracodawcy w tym zakresie będzie osoba lub organ zarządzający lub inna wyznaczona do tego osoba. Wyznaczenie to może nastąpić bądź w przepisach organizacyjnych firmy (statut, regulamin organizacyjny), bądź w drodze pełnomocnictwa. Co do zasady uprawniony do działania w zakresie funduszu z ramienia związków jest zarząd organizacji. Nie można jednak wykluczyć, że będzie on działał przez pełnomocnika.
Jeżeli powyższe warunki nie zostaną spełnione, komisja taka może być traktowana jedynie jako ciało wstępnie kwalifikujące wnioski. Przyznanie świadczeń wymaga uzgodnienia między upoważnioną osobą ze strony pracodawcy a organem tego związku wskazanym w statucie. Oczywiście u pracodawcy, u którego nie działa organizacja związkowa, w skład komisji będą mogli wejść jedynie przedstawiciele pracodawcy jako przyznającego świadczenia, chyba że regulamin nada jakieś uprawnienia w zakresie przyznawania świadczeń także przedstawicielom pracowników.
Skład komisji socjalnej
Skład komisji każdorazowo powinien wynikać z regulaminu funduszu świadczeń socjalnych. Jednak w przypadku gdy komisja miałaby pełnić rolę ciała przyznającego świadczenia, jej ramowy skład wynika z przepisów. Będą do niej należeć zawsze przedstawiciele pracodawcy i związków zawodowych ustaleni zgodnie z regułami, o których mowa wyżej. W przypadku gdy komisja miałaby pełnić rolę pomocniczą, strony ustalające treść regulaminu funduszu mają większą dowolność. Do składu komisji można wprowadzić wówczas inne osoby, np. przedstawicieli emerytów i rencistów, przedstawiciela pracowników.
Więcej na ten temat znajdziesz w płatnej części serwisu w artykule: Komisja socjalna