Oprócz otrzymywanego przez pracownika wynagrodzenia zasadniczego niekiedy ma on prawo do otrzymywania różnego rodzaju premii i dodatków, które zwiększają wysokość jego wynagrodzenia oraz rekompensują pewne niedogodności związane z pracą. Przepisy ustawowe przyznają niektórym grupom pracowników prawo do rekompensaty w postaci dodatku za rozłąkę, z tytułu czasowego przeniesienia do pracy w miejscowości innej niż miejscowość zamieszkania pracownika. Do pracowników takich należą m.in. żołnierze zawodowi oraz pracownicy urzędów państwowych w rozumieniu ustawy o pracownikach urzędów państwowych. Nie oznacza to jednak, że pozostałym pracownikom, którym dodatku takiego nie gwarantują przepisy stosownych ustaw, nie może zostać przyznany dodatkowy składnik wynagrodzenia w postaci dodatku za rozłąkę. Przyznanie go będzie w takim przypadku zależało wyłącznie od woli pracodawcy.
Kiedy pracownikowi wysyłanemu na szkolenie przysługuje zwrot kosztów podróży służbowej>>
Pracodawca, który zechce rekompensować pracownikom wysyłanym do pracy poza miejscowość stałego zamieszkania podwyższone koszty utrzymania oraz rozłąkę z rodziną, powinien uregulować prawo do dodatku za rozłąkę w układzie zbiorowym pracy lub w regulaminie wynagrodzeń, a w przypadku gdy nie jest zobowiązany do utworzenia regulaminu wynagrodzeń, w umowie o pracę.
Komu przysługuje dodatek za rozłąkę
Dodatek za rozłąkę przysługuje pracownikowi przeniesionemu do pracy poza miejscowość stałego zamieszkania lub zakwaterowania, jeżeli pracownik ten był zatrudniony w miejscowości stałego zamieszkania lub codziennie dojeżdżał do pracy z miejscowości stałego zamieszkania, a przepisy ustawy lub wewnętrzne przepisy obowiązujące u danego pracodawcy przewidują taki składnik wynagrodzenia.
Wysokość dodatku
W przypadku gdy dodatek za rozłąkę jest fakultatywnym składnikiem wynagrodzenia, pracodawca może dowolnie określić jego wysokość oraz zasady, na jakich będzie wypłacany pracownikom. Jednak aby uniknąć zwiększonych kosztów związanych z opodatkowaniem tego składnika wynagrodzenia, wysokość dodatku za rozłąkę nie powinna być wyższa niż wysokość diet za czas podróży służbowej na obszarze kraju, określonych w przepisach w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju (art. 21 ust. 1 pkt 18 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych).
Jak obniżyć koszty zagranicznych podróży służbowych>>
Zwolnieniu od podatku dochodowego podlega wyłącznie dodatek za rozłąkę wypłacany pracownikom przeniesionym czasowo (art. 21 ust. 1 pkt 18 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych). Przepisy prawa podatkowego nie przewidują zwolnienia od opodatkowania podatkiem dochodowym dodatku za rozłąkę wypłacanego pracownikom przeniesionym do pracy w innej miejscowości na stałe. W takim przypadku dodatek za rozłąkę stanowi przychód ze stosunku pracy i jest opodatkowany podatkiem dochodowym od osób fizycznych razem z innymi przychodami.
Jeśli pracownik będzie wykonywał pracę czasowo poza miejscem stałego wykonywania obowiązków pracowniczych, a jednocześnie poza miejscowością, w której zamieszkuje, i w związku z tym zostanie mu przyznany dodatek za rozłąkę, wynikający z obowiązujących u danego pracodawcy przepisów, dodatek ten jest wolny od podatku dochodowego.
Jeśli jednak pracownik zostanie przeniesiony do innej miejscowości na stałe, zwolnienie otrzymanego w związku z tym dodatku za rozłąkę z podatku dochodowego od osób fizycznych nie będzie przysługiwało.
Ograniczeniu podlega również wysokość, do której dodatek za rozłąkę jest zwolniony z opodatkowania. Opodatkowaniu nie podlega dodatek za rozłąkę wypłacany pracownikom czasowo przeniesionym – do wysokości diety za czas podróży służbowej na obszarze kraju. Wolna od podatku będzie więc kwota stanowiąca iloczyn dni kalendarzowych w okresie przeniesienia pracownika i obowiązującej stawki diety za jedną dobę podróży służbowej. Wysokość diety za dobę podróży służbowej wynosi 23 zł.
Czy pracodawca może kwestionować wysokość kosztów podróży służbowej>>
Przykład
Pracownik został przeniesiony do pracy w innej miejscowości na okres od 1 do 28 października 2009 r. Dodatek za rozłąkę obliczamy następująco:
28 dni x 23 zł = 644 zł.
Od tak ustalonej kwoty dodatku za rozłąkę pracodawca nie odprowadza zaliczki na podatek dochodowy.
Dodatek za rozłąkę nie przysługuje za:
- dni nieusprawiedliwionej nieobecności w pracy,
- okres pobytu w szpitalu, w czasie którego pracownik otrzymywał bezpłatne wyżywienie,
- okres urlopu wypoczynkowego,
- dni zwolnień od pracy udzielonych na podstawie ogólnie obowiązujących przepisów,
- okres niezdolności do pracy wskutek choroby, jeżeli w czasie zwolnienia od pracy lub niezdolności do pracy pracownik nie przebywał w miejscowości czasowego przeniesienia.
Jeżeli natomiast regulacje obowiązujące u danego pracodawcy przyznają pracownikom dzienne stawki dodatku za rozłąkę wyższe niż stawka diety za jedną dobę podróży służbowej, opodatkowaniu jako przychód ze stosunku pracy będzie podlegała różnica między obowiązującą u tego pracodawcy wysokością dodatku za rozłąkę a wysokością wolną od podatku – czyli 23 zł.
WAŻNE!
W przypadku dodatku za rozłąkę wypłacanego pracownikom czasowo przeniesionym do pracy za granicę wolny od podatku jest dodatek w takiej samej wysokości jak przy przeniesieniu do innej miejscowości na terenie kraju, czyli w wysokości 23 zł za każdy kalendarzowy dzień przeniesienia.
Przykład
Pracodawca w związku z zamiarem okresowego przeniesienia pracowników do pracy w swoim oddziale w Niemczech wprowadził do regulaminu wynagradzania dodatek za rozłąkę w wysokości 35 zł za każdy dzień kalendarzowy. Pracownik został przeniesiony na okres od 1 do 28 października, w związku z tym na podstawie obowiązującej u pracodawcy stawki został mu wypłacony dodatek za rozłąkę w wysokości 980 zł (28 dni x 35 zł). Wolna od podatku będzie kwota 644 zł. W związku z powyższym różnica, tj. kwota 336 zł, podlega opodatkowaniu.
Jak rozliczać czas pracy kierowcy samochodu osobowego w podróży służbowej>>
WAŻNE!
Pracownikowi, którego miejsce stałego lub czasowego zamieszkania jest położone poza miejscowością, w której znajduje się zakład pracy, przysługują podwyższone koszty uzyskania przychodu. Nie przysługują one natomiast pracownikom, którzy otrzymują dodatek za rozłąkę.
Podstawa prawna: