Wynagrodzenie zasadniczo przysługuje za pracę wykonaną, za okresy niewykonywania pracy zaś - tylko gdy przepisy tak stanowią (art. 80 k.p.). Przypadki, w których za czas nieobecności lub zwolnienia pracownik zachowuje prawo do wynagrodzenia, określone są w rozporządzeniu w sprawie sposobu usprawiedliwiania nieobecności w pracy oraz udzielania pracownikom zwolnień od pracy, zwanego dalej rozporządzeniem.
Mianem „urlopu okolicznościowego” określa się te rodzaje nieobecności w pracy, które dotyczą sytuacji rodzinnych i osobistych, uzasadniających zwolnienie z pracy na pewien czas. Pracodawca - w razie złożenia stosownego wniosku przez pracownika - jest obowiązany do udzielenia mu czasu wolnego w określonym wymiarze.
Pracodawca jest obowiązany zwolnić od pracy pracownika na czas obejmujący (§ 15 rozporządzenia):
- 2 dni w razie:
- ślubu pracownika,
- urodzenia się jego dziecka,
- zgonu i pogrzebu małżonka pracownika,
- zgonu i pogrzebu dziecka, ojca, matki, ojczyma lub macochy pracownika,
- 1 dzień w razie:
- ślubu dziecka pracownika,
- zgonu i pogrzebu siostry, brata, teściowej, teścia, babki, dziadka pracownika,
- zgonu i pogrzebu innej osoby pozostającej na utrzymaniu pracownika lub pod jego bezpośrednią opieką.
Wynagrodzenie - jak za urlop
Nieprzypadkowo wspomniane zwolnienia określa się jako „urlop”. Okazuje się bowiem, że wynagrodzenie za te zwolnienia z pracy są obliczane według przepisów o wynagrodzeniu urlopowym. Za czas zwolnienia od pracy wskazanego wyżej pracownik zachowuje prawo do wynagrodzenia ustalonego w sposób określony w przepisach wydanych na podstawie art. 297 k.p. (§ 16 ust. 1 rozporządzenia). Przy ustalaniu wynagrodzenia za czas zwolnienia od pracy oraz za czas niewykonywania pracy, gdy przepisy przewidują zachowanie przez pracownika prawa do wynagrodzenia, stosuje się zasady obowiązujące przy ustalaniu wynagrodzenia za urlop, z tym że składniki wynagrodzenia ustalane w wysokości przeciętnej oblicza się z miesiąca, w którym przypadło zwolnienie od pracy lub okres niewykonywania pracy.
Oznacza to, że zastosowanie będą tu miały przepisy rozporządzenia w sprawie szczegółowych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego, ustalania i wypłacania wynagrodzenia za czas urlopu oraz ekwiwalentu pieniężnego za urlop, zwanego dalej rozporządzeniem urlopowym).
Należy pamiętać, że - tak jak w przypadku wynagrodzenia urlopowego - z podstawy wymiaru wynagrodzenia za zwolnienia od pracy wyłącza się:
- jednorazowe lub nieperiodyczne wypłaty za spełnienie określonego zadania bądź za określone osiągnięcia (dotyczy to w szczególności nagród lub premii uznaniowych),
- wynagrodzenia za czas gotowości do pracy oraz za czas niezawinionego przez pracownika przestoju,
- nagrody jubileuszowe,
- wynagrodzenia za czas urlopu wypoczynkowego,
- ekwiwalent pieniężny za urlop wypoczynkowy,
- wynagrodzenia za czas niezdolności do pracy wskutek choroby lub odosobnienia w związku z chorobą zakaźną,
- nagrody z zakładowego funduszu nagród,
- dodatkowe wynagrodzenie roczne (tzw. trzynastki),
- należności przysługujące z tytułu udziału w zysku lub w nadwyżce bilansowej,
- odprawy emerytalne lub rentowe albo inne odprawy pieniężne,
- wynagrodzenia i odszkodowania przysługujące w razie rozwiązania stosunku pracy.
Ustalanie wynagrodzenia
Jeżeli pracownik otrzymuje wynagrodzenie w stawce miesięcznej, wówczas składniki tego wynagrodzenia określone w stałej wysokości uwzględnia się w wynagrodzeniu urlopowym w wysokości należnej pracownikowi w miesiącu wykorzystywania urlopu. Dotyczy to zarówno sytuacji, w której pracownikowi przysługuje wyłącznie wynagrodzenie zasadnicze, jak i w przypadku gdy obok wynagrodzenia zasadniczego otrzymuje on jeszcze dodatki do wynagrodzenia.
Przykład
Pracownik otrzymuje miesięczne wynagrodzenie w wysokości 3500 zł. Zgodnie z regulaminem wynagradzania może mu również przysługiwać nagroda pieniężna za szczególne osiągnięcia w pracy. Taką nagrodę otrzymał w styczniu 2009 r. w wysokości 1500 zł. Pracownik 26 stycznia zgłosił pracodawcy wniosek o zwolnienie z tytułu ślubu swojej córki. Za 26 stycznia otrzyma więc wynagrodzenie ustalone od kwoty 3500 zł, czyli od kwoty wynagrodzenia zasadniczego. Ponieważ nagroda jest świadczeniem jednorazowym za spełnienie określonego zadania bądź za określone osiągnięcie, nie może być wliczona do podstawy wymiaru wynagrodzenia za dzień zwolnienia.
Podobna sytuacja występuje, gdy wynagrodzenie pracownika składa się z kilku elementów (np. poza wynagrodzeniem zasadniczym także z dodatku stażowego, funkcyjnego, które przysługują w stałej kwocie liczonej od wynagrodzenia zasadniczego lub innej stałej podstawy). Jeżeli wśród składników wynagrodzenia znajduje się składnik zmienny, również i w tym wypadku uwzględnia się ten składnik wyłącznie z miesiąca, w którym nastąpiło zwolnienie.
WAŻNE!
Przy obliczaniu wynagrodzenia za urlop okolicznościowy nie stosuje się zasady, zgodnie z którą składniki zmienne przyjmuje się w łącznej wysokości wypłaconej pracownikowi w okresie 3 miesięcy kalendarzowych poprzedzających miesiąc zwolnienia.
Przykład
Pracownica otrzymuje wynagrodzenie miesięczne w stałej stawce w kwocie 3000 zł oraz prowizję wynoszącą 0,05% wartości każdego podpisanego kontraktu. W styczniu 2009 r. zgłosiła pracodawcy wniosek o zwolnienie w związku ze swoim ślubem. Jako dni wolne wskazała 19 i 20 stycznia. W tym wypadku podstawą obliczenia wynagrodzenia za zwolnienie będzie wynagrodzenie zasadnicze za styczeń 2009 r. (tj. 3000 zł) wraz z prowizją za ten sam miesiąc, wynoszącą 2900 zł. Takie też wynagrodzenie (łącznie 5900 zł) Alicja D. otrzyma za styczeń.
Oznacza to, że i w przypadku zmiennych składników wynagrodzenie za zwolnienie nie będzie miało wpływu na końcowe wynagrodzenie za miesiąc, w którym to zwolnienie wykorzystano.
Podstawa prawna:
- art. 80, 297 Kodeksu pracy,
- rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 15 maja 1996 r. w sprawie sposobu usprawiedliwiania nieobecności w pracy oraz udzielania pracownikom zwolnień od pracy (DzU nr 60, poz. 281 ze zm.),
- rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 29 maja 1996 r. w sprawie sposobu ustalania wynagrodzenia w okresie niewykonywania pracy oraz wynagrodzenia stanowiącego podstawę obliczania odszkodowań, odpraw, dodatków wyrównawczych do wynagrodzenia oraz innych należności przewidzianych w Kodeksie pracy (DzU nr 62, poz. 289 ze zm.),
- rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 8 stycznia 1997 r. w sprawie szczegółowych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego, ustalania i wypłacania wynagrodzenia za czas urlopu oraz ekwiwalentu pieniężnego za urlop (DzU nr 2, poz. 14).