Plan urlopów - to wewnątrzzakładowy dokument ustalający harmonogram urlopów wypoczynkowych u danego pracodawcy.
Pracodawca zobowiązany jest do udzielenia pracownikowi urlopu w tym roku kalendarzowym, w którym uzyskał do niego prawo. Plan urlopów powinien być zatem zawsze opracowany z odpowiednim wyprzedzeniem, a więc w zasadzie przed rozpoczęciem roku kalendarzowego, tj. najpóźniej do 31 grudnia, skoro już w styczniu mogą być wykorzystane urlopy za dany rok.
Pracodawca, ustalając plan urlopów, powinien w nim uwzględnić zarówno urlopy bieżące, jak i zaległe.
Kodeks pracy nie wymaga, aby plan obejmował cały rok kalendarzowy. W zależności od okoliczności i potrzeb pracodawcy może on obejmować również inne okresy roku kalendarzowego, np. tylko pół roku czy kwartał, co zapobiega częstym jego zmianom na skutek zaistnienia okoliczności nieprzewidywalnych w momencie sporządzania planu rocznego, które mogłyby zdezaktualizować plan. Niezależnie od okresu, na jaki został ustalony plan, może być on zmieniany.
Pracodawca powinien przy ustalaniu planu urlopów brać pod uwagę wnioski pracowników oraz konieczność zapewnienia normalnego toku pracy zakładu. Pracodawca powinien też zwrócić się do pracowników w kwestii ich preferencji co do terminu urlopu, a następnie skonfrontować je z potrzebami prowadzonego przedsiębiorstwa, tak aby zapewnić normalny, niezakłócony tok pracy zakładu. Tylko w wyjątkowych sytuacjach pracodawca jest związany wnioskiem pracownika, np. na wniosek pracownicy udziela się jej urlopu bezpośrednio po urlopie macierzyńskim czy młodocianemu uczęszczającemu do szkoły należy udzielić urlopu wypoczynkowego w okresie ferii szkolnych.
Pracodawca ma obowiązek ustalenia planu urlopu. Będzie on jednak zwolniony z tego obowiązku, jeśli działająca u niego zakładowa organizacja związkowa wyraziła na to zgodę oraz w sytuacji gdy u pracodawcy nie działa organizacja związkowa. Jeżeli jednak pracodawca zrezygnuje z opracowania planu urlopów, musi ustalić termin urlopu indywidualnie po porozumieniu z każdym pracownikiem.
W sytuacji gdy pracownik nie wykorzystał urlopu wypoczynkowego w terminie ustalonym w planie urlopów lub w terminie indywidualnie wyznaczonym, gdyż urlop przesunięto na inny termin, pracodawca jest zobowiązany udzielić pracownikowi niewykorzystanego urlopu w terminie z nim uzgodnionym. W razie braku planu urlopów samo złożenie wniosku o udzielenie urlopu nie usprawiedliwia nieobecności pracownika w pracy.
Plan urlopów nie może uwzględniać 4 dni przysługujących pracownikom w ciągu roku w ramach tzw. urlopu na żądanie.
Plan urlopów podaje się do wiadomości pracowników w sposób przyjęty u danego pracodawcy.