Nie, spółka powinna wyłączyć z kosztów uzyskania przychodów wydatki poniesione z tytułu nieodpłatnego udostępnienia zakładowej organizacji związkowej pomieszczenia oraz zapewnienia tej organizacji materiałów biurowych.
Związek zawodowy jest dobrowolną i samorządną organizacją ludzi pracy, powołaną do reprezentowania i obrony ich praw, interesów zawodowych i socjalnych (art. 1 ust. 1 ustawy o związkach zawodowych). Stanowi on zatem odrębny od pracodawcy podmiot, mający określony status prawny, strukturę, sposób finansowania oraz cele działania.
W myśl art. 33 ust. 1 ustawy o związkach zawodowych pracodawca jest obowiązany na warunkach określonych w umowie udostępnić zakładowej organizacji związkowej pomieszczenia i urządzenia techniczne niezbędne do wykonywania działalności związkowej w zakładzie pracy. Ustawa o związkach zawodowych nie przewiduje, która ze stron – pracodawca czy też organizacja związkowa – ma ponosić koszty związane z udostępnieniem pomieszczenia zakładowej organizacji związkowej. Ustawa ta jedynie nakłada na pracodawcę obowiązek udostępnienia takiego pomieszczenia. W związku z powyższym brak jest podstaw do uznania, że ponoszenie przedmiotowych wydatków jest obowiązkiem ustawowym pracodawcy.
Związek zawodowy stanowi odrębny od pracodawcy podmiot, co wprost wynika z regulacji art. 1 ust. 1 ustawy o związkach zawodowych. Z uwagi na ten fakt oraz brak po stronie pracodawcy ustawowego obowiązku ponoszenia wspomnianych w pytaniu wydatków, należy uznać, że wydatki te nie pozostają w związku z przychodem spółki. W konsekwencji spółka powinna wyłączyć opisane wydatki z kosztów uzyskania przychodów.
Takie stanowisko potwierdził Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie w interpretacji z 25 stycznia 2010 r., nr IPPB5/423–761/09–2/PJ: „Ułożenie wzajemnych, dobrych relacji z organizacjami związkowymi leży z pewnością w interesie Wnioskodawcy. Jednakże dobrowolne nieodpłatne przyznanie świadczeń nie może stanowić podstawy do ich zaliczenia w poczet kosztów uzyskania przychodów, a tym samym przerzucenia obciążeń z tego tytułu na Skarb Państwa. (...) Wnioskodawca wykonuje dyspozycję zawartą w treści art. 33 ust. 1 ustawy o związkach zawodowych, czyni to w sposób nieodpłatny. Decyzja w zakresie nieodpłatnego udostępnienia na rzecz zakładowej organizacji związkowej pomieszczeń biurowych, jak również urządzeń technicznych skutkuje uznaniem tych wydatków za niestanowiące kosztów uzyskania przychodów. Wydatki te nie spełniają bowiem przesłanki określonej w art. 15 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych”. Podobnie stwierdził też m.in. Dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach w interpretacji z 3 sierpnia 2010 r., nr IBPBI/2/423–715/10/MS.
Niestety, organy podatkowe milczą w sprawie sposobu wyliczania wartości wydatków, które trzeba wyłączyć z kosztów podatkowych w przypadku nieodpłatnego udostępnienia pomieszczenia lub urządzeń. Można się domyślać, że pracodawca powinien wyłączyć z kosztów uzyskania przychodów tę część wydatków, którą wyliczył za pomocą proporcji, w jakiej pozostaje powierzchnia oddanych w użyczenie pomieszczeń do powierzchni wszystkich pomieszczeń w budynku. Trzeba jednak pamiętać, że ustawa o związkach zawodowych nie określa, na jakich warunkach pracodawca udostępnia pomieszczenia i wyposażenie zakładowej organizacji związkowej. Dlatego, zawierając umowę ze związkiem zawodowym o użyczeniu pomieszczeń, należy pamiętać, że wynikające z niej wydatki pracodawcy będą wyłączone z kosztów, i dopilnować, by były one jak najmniejsze.
Podstawa prawna
- art. 15 ust. 1 ustawy z 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (t.j. Dz.U. z 2011 r. nr 74, poz. 397 z późn. zm.),
- art. 33 ustawy z 23 maja 1991 r. o związkach zawodowych (t.j. Dz.U. z 2001 r. nr 79, poz. 854 z późn. zm.).