Aby określić, czy pracodawca jest objęty działaniem ustawy o radach pracowników, liczbę zatrudnionych pracowników ustala się na podstawie przeciętnej liczby zatrudnionych w ramach stosunku pracy w okresie ostatnich 6 miesięcy przed dniem powiadomienia pracowników o wyborach członków rady pracowników. Jeśli jednak pracodawca ze względu na zatrudnienie wahające się w granicach 50 pracowników nie wie, czy w ogóle ma obowiązek powołania rady pracowników, liczenie zatrudnionych w okresie 6 miesięcy przed powiadomieniem pracowników o wyborach jest niepraktyczne. Dlatego należy przyjąć, że w takim przypadku pracodawca powinien obliczyć stan zatrudnienia w okresie 6 miesięcy poprzedzających objęcie przepisami o radach pracowników pracodawców zatrudniających co najmniej 50 pracowników, czyli sprzed 24 marca br. Następnie, jeżeli okaże się, że nie jest zobowiązany do tworzenia rady pracowników, w razie dalszego wzrostu zatrudnienia powinien ponownie przeliczać stan zatrudnienia ustalając go z okresu 6 miesięcy poprzedzających dzień, w którym to zrobił ostatnio.
WAŻNE!
O podleganiu przepisom ustawy o informowaniu pracowników i przeprowadzaniu z nimi konsultacji nigdy nie decyduje aktualny stan zatrudnienia, ale przeciętny z okresu 6 miesięcy.
W celu obliczenia przeciętnej liczby zatrudnionych w okresie ostatnich 6 miesięcy dodaje się liczby zatrudnionych w kolejnych miesiącach i otrzymaną sumę dzieli przez 6. W przypadku obliczenia przeciętnej liczby zatrudnionych u pracodawcy działającego krócej niż 6 miesięcy, liczby zatrudnionych w kolejnych miesiącach dodaje się i otrzymaną sumę dzieli przez liczbę tych miesięcy. Chodzi w tym przypadku o okres, od którego dany podmiot zatrudnił pierwszego pracownika, gdyż przedsiębiorca mógł prowadzić działalność znacznie dłużej, tyle że bez zatrudniania pracowników.
Liczba zatrudnionych nie odnosi się wyłącznie do osób pracujących przez pełne miesiące uwzględniane przy obliczaniu średniego zatrudnienia. Wliczeniu powinny zatem podlegać także osoby zatrudnione tylko przez część miesiąca.
Gdy na przestrzeni miesiąca występują znaczne wahania wielkości zatrudnienia, najlepszą (najdokładniejszą) metodą jest stosowanie algorytmu uwzględniającego sumę liczby pracowników zatrudnionych u pracodawcy każdego dnia miesiąca podzieloną przez liczbę dni tego miesiąca. Jeśli pracodawca w ciągu miesiąca zwolni kilku pracowników i następnie zatrudni na ich miejsce nowych, znajdzie to - przy zastosowaniu tej metody - pełne odzwierciedlenie w przeciętnym miesięcznym poziomie zatrudnienia proporcjonalnie do okresów świadczonej przez nich pracy.
Przykład
W marcu br. zatrudnienie w zakładzie pracy kształtowało się w następujący sposób:
• 1-14 marca 66 osób zatrudnionych,
• 15-21 marca 68 osób zatrudnionych,
• 22-31 marca 60 osób zatrudnionych.
Zliczamy łączne zatrudnienie z każdego dnia miesiąca:
• 14 dni × 66 pracowników = 924,
• 7 dni × 68 pracowników = 476,
• 10 dni × 60 pracowników = 600,
łącznie 2000, co musimy podzielić przez liczbę dni w marcu:
2000 : 31 = 64,52 osoby.
Za ten miesiąc przyjmujemy średnią zatrudnienia 64,52 osoby.
Ustalając stan zatrudnienia, bierzemy pod uwagę wszystkie osoby będące pracownikami, bez względu na wymiar czasu pracy i rodzaj umowy o pracę. Odnosi się to nawet do osób zatrudnionych w celu zastępstwa pracownika w czasie jego usprawiedliwionej nieobecności w pracy czy przebywających na urlopach wychowawczych. Przy ustalaniu liczby zatrudnionych nie uwzględnia się więc np. osób „samozatrudnionych” lub wykonujących pracę na podstawie umów cywilnoprawnych. Przy ustalaniu liczby pracowników nie uwzględnia się także pracowników młodocianych. W związku z wyrokiem ETS z 18 stycznia 2006 r. w sprawie C-385/05 przygotowywana jest zmiana ustawy o radach pracowników, która pozwoli na wliczanie pracowników młodocianych do stanu zatrudnienia.
Rady pracowników powinny być powoływane u pracodawców wykonujących działalność gospodarczą zatrudniających co najmniej 50 pracowników (do 23 marca 2008 r. odnosiło się to do pracodawców zatrudniających co najmniej 100 pracowników). Faktycznie rada powstanie wówczas, gdy związki zawodowe lub w razie ich braku pracownicy zdecydują się ją wybrać. Pracodawca ma obowiązek im to umożliwić. Po osiągnięciu wielkości zatrudnienia zobowiązującej do utworzenia rady pracodawca niezwłocznie podaje tę informację do wiadomości pracowników w sposób przyjęty u niego.