W prawie pracy
Wyposażenie pracowników w odzież i obuwie robocze pracodawca powinien określić w regulaminie pracy (lub w innym akcie prawa wewnętrznego). Na tej podstawie pracodawca opracowuje tzw. tabelę norm przydziału, określającą, jaka odzież i na jaki okres przysługuje pracownikom zatrudnionym na określonych stanowiskach. Pracodawca powinien wskazywać w niej konkretne maksymalne terminy użytkowania odzieży i obuwia; nie może to być zapis - do zużycia. W przypadku pracowników zatrudnionych w niepełnym wymiarze czasu pracy możliwe jest wydłużenie okresu używalności przydzielonej odzieży i obuwia roboczego stosownie do wymiaru czasu pracy, w jakim są zatrudnieni. Szczególne przepisy określają przydzielanie odzieży służbowej i obuwia innym kategoriom osób zatrudnionych na innych podstawach niż stosunek pracy, np. funkcjonariuszom Straży Granicznej czy Policji.
Rekomendowany produkt: Zmiany w prawie pracy + kodeks pracy gratis
Zapewnione odzież i obuwie powinny być adekwatne do rodzaju wykonywanej przez pracownika pracy oraz warunków atmosferycznych, w jakich pracuje.
Pracodawca powinien również z określoną częstotliwością zapewniać pracownikom wymianę odzieży i obuwia roboczego. W tym celu powinien prowadzić dla każdego pracownika kartę ewidencji odzieży i obuwia roboczego oraz środków ochrony indywidualnej.
Pracodawca, który nie zapewnia uprawnionym pracownikom odzieży i obuwia roboczego, nie prowadzi dokumentacji związanej z przyznawaniem pracownikom takiej odzieży i obuwia (będąc do tego zobowiązanym) - nie wykonuje obowiązków w zakresie bhp. Grozi mu za to kara grzywny w wysokości od 1 tys. zł do 30 tys. zł.
W wynagrodzeniach
Jeżeli pracodawca nie może zapewnić zatrudnionym prania odzieży roboczej, czynności te mogą być wykonywane przez pracownika, pod warunkiem wypłacania przez pracodawcę ekwiwalentu pieniężnego w wysokości poniesionych przez pracownika kosztów. Pracownikowi używającemu własnej odzieży i obuwia roboczego pracodawca wypłaca ekwiwalent pieniężny w wysokości uwzględniającej ich aktualne ceny.
W podatkach dochodowych
Świadczenia rzeczowe w postaci przekazanych pracownikowi np. odzieży i obuwia ochronnego oraz ekwiwalenty za te świadczenia, przysługujące na podstawie przepisów o bezpieczeństwie i higienie pracy, są zwolnione z podatku dochodowego, jeżeli zasady ich przyznawania wynikają z odrębnych ustaw lub przepisów wykonawczych wydanych na podstawie tych ustaw (art. 21 ust. 1 pkt 11 updof). Aby określić wysokość ekwiwalentu za pranie odzieży roboczej, pracownik nie musi dokumentować poniesionych wydatków fakturami lub rachunkami. Przepisy ustawy podatkowej nie stawiają bowiem szczególnych wymagań dotyczących możliwości zwolnienia tego rodzaju ekwiwalentu z opodatkowania. Jednak ekwiwalent pieniężny za pranie i reperację odzieży, wykonywane przez pracowników we własnym zakresie, powinien być ustalony w kwotach realnych, uwzględniających nakład pracy na ten cel oraz aktualne koszty: energii, wody, środków piorących itp.
W ubezpieczeniach
Ekwiwalent za pranie odzieży roboczej jest wyłączony z podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne i ubezpieczenie zdrowotne, jeżeli:
- jest wypłacany zgodnie z przepisami k.p.,
- wartość ekwiwalentu odpowiada kwocie rzeczywistych wydatków poniesionych na ten cel przez pracownika.
Jeżeli pracodawca zdecyduje się wypłacać pracownikom ekwiwalent pieniężny w zryczałtowanej (stałej) wysokości, wówczas od tej kwoty należy naliczyć i odprowadzić składki na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne.
Ekwiwalent za używanie własnej odzieży roboczej oraz obuwia roboczego nie stanowi podstawy oskładkowania. Pracodawca powinien ustalić taki koszt na podstawie obowiązujących cen lub na podstawie rachunków przedstawionych przez pracownika. Ekwiwalenty mogą być przyznane zarówno pracownikom, jak i zleceniobiorcom.
Zadaj pytanie na FORUM