Dokonując oceny poprawności dostarczonych przez pracownika rachunków, pracodawca powinien sprawdzić dokument pod względem merytorycznym i formalnym. Pod względem merytorycznym pracodawca powinien zweryfikować cel podróży służbowej oraz długość jej trwania (zadania służbowe, jakie wykonywał pracownik w trakcie odbywania podróży służbowej).
Pracodawca powinien również sprawdzić, czy wydatki wyszczególnione na rachunku zostały rzeczywiście poniesione w związku z odbywaniem podróży służbowej i czy były one niezbędne w celu wykonania powierzonego zadania (art. 775 k.p. oraz § 8a rozporządzenia MPiPS z 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju – DzU nr 236, poz. 1990 ze zm.).
W drugiej kolejności pracodawca powinien sprawdzić, czy rachunek został wystawiony zgodnie z zasadami określonymi w ustawie z 29 września 1994 r. o rachunkowości (DzU z 2009 r. nr 152, poz. 1223 ze zm.).
Podstawą zapisów w księgach rachunkowych są dowody księgowe stwierdzające dokonanie operacji gospodarczej, zawierające co najmniej:
- określenie rodzaju dowodu i jego numer ewidencyjny,
- określenie stron (nazwy, adresy) dokonujących operacji gospodarczej,
- opis operacji oraz jej wartość; jeśli to możliwe określoną także w jednostkach naturalnych,
- datę dokonania operacji, a gdy dowód został sporządzony pod inną datą – także datę sporządzenia dowodu,
- podpis wystawcy dowodu oraz osoby, której wydano lub od której przyjęto składniki aktywów,
- stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miejsca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych (dekretacja),
- podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania (art. 20 ust. 4 i art. 21 ustawy o rachunkowości).
Wyjątkowo, gdy przedstawiony przez pracownika rachunek nie zawiera wszystkich podanych wyżej informacji, np. jest to paragon, dopuszczalne jest przyjęcie takiego rachunku pod warunkiem uzupełnienia brakujących danych. Takiego uzupełnienia dokonuje się przez opisanie paragonu.