Jak dokonać korekty odpisów na zfśs za 2011 r.

Korekty środków przekazanych na zfśs powinni Państwo dokonać najpóźniej 31 grudnia br. W związku z tym należy porównać rzeczywiste średnioroczne zatrudnienie w 2011 r. z planowanym zatrudnieniem, na podstawie którego dokonali Państwo naliczeń odpisów na zfśs przekazanych 31 maja br. Jeżeli wystąpi nadwyżka odpisu, można ją wycofać z rachunku zfśs albo przeznaczyć na następny rok kalendarzowy, gdy zdecydują Państwo o utworzeniu funduszu w 2012 r. W przypadku niedoboru powinni Państwo niezwłocznie wpłacić brakującą kwotę na rachunek zfśs.

Podstawę naliczania odpisu na zfśs stanowi przeciętna planowana w danym roku kalendarzowym liczba pracowników, skorygowana z ostatnim dniem roku w stosunku do faktycznej przeciętnej liczby zatrudnionych. Dlatego najpóźniej 31 grudnia br. pracodawca powinien jeszcze raz przeliczyć liczbę zatrudnionych i naliczyć odpis na zfśs opierając się na rzeczywistych danych dotyczących zatrudnienia. W wyniku porównania obydwu kwot można stwierdzić, czy mamy do czynienia z nadwyżką czy niedoborem środków na rachunku funduszu.

Kwoty odpisu na zfśs w przeliczeniu na jednego zatrudnionego obowiązujące w 2011 r.

Ustalanie faktycznej przeciętnej liczby zatrudnionych

Ustalając przeciętną liczbę zatrudnionych należy w niej uwzględnić osoby pracujące zarówno w pełnym, jak i w niepełnym wymiarze czasu pracy (po przeliczeniu na pełny wymiar), w tym przebywające na urlopach macierzyńskich i wychowawczych, zatrudnione na podstawie:

• umowy o pracę,
• wyboru,
• mianowania,
• spółdzielczej umowy o pracę.

W liczbie zatrudnionych do celów naliczania odpisów na zfśs nie należy uwzględniać:

• osób wykonujących pracę nakładczą,
• osób wykonujących pracę na podstawie umowy agencyjnej, umowy zlecenia i umowy o dzieło.

Przy obliczaniu przeciętnej liczby zatrudnionych w danym roku kalendarzowym należy dodać przeciętną liczbę zatrudnionych w poszczególnych miesiącach i otrzymaną sumę podzielić przez 12 (§ 3 ust. 1 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej w sprawie sposobu ustalania przeciętnej liczby zatrudnionych w celu naliczania odpisu na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych). Zarówno przepisy ustawy o zfśs, jak i rozporządzenia w sprawie ustalania przeciętnej liczby zatrudnionych... nie zawierają dokładnych wytycznych dotyczących obliczania przeciętnego zatrudnienia w przypadku korzystania przez pracowników z urlopów bezpłatnych. Dlatego za prawidłowe należy przyjąć metody stosowane w badaniach statystycznych, o których mowa w objaśnieniach do sprawozdań np. o zatrudnieniu i wynagrodzeniach (Z-03), o pracujących, wynagrodzeniach i czasie pracy (Z-06).

Przeciętną liczbę zatrudnionych pracodawcy mogą ustalać przy zastosowaniu jednej z 3 metod:

• metodą średniej arytmetycznej ze stanów dziennych w miesiącu – mogą ją stosować pracodawcy, u których obserwuje się dużą płynność kadr lub natężenie udzielania urlopów bezpłatnych. Metoda ta polega na zsumowaniu stanów zatrudnienia z każdego dnia, a następnie podzieleniu otrzymanej wartości przez liczbę dni kalendarzowych miesiąca. Osób przebywających na urlopach bezpłatnych nie należy wliczać do stanów dziennych w czasie trwania tych urlopów,
• metodą uproszczoną – mogą ją stosować pracodawcy o stabilnej sytuacji kadrowej. Polega ona na zsumowaniu dwóch stanów dziennych zatrudnienia (w pierwszym i w ostatnim dniu miesiąca) i podzieleniu otrzymanej sumy przez 2,
• metodą średniej chronologicznej – mogą ją stosować wszyscy pracodawcy. Polega ona na zsumowaniu połowy stanu dziennego zatrudnienia w pierwszym i ostatnim dniu miesiąca oraz stanu zatrudnienia w 15. dniu miesiąca i podzieleniu otrzymanej sumy przez 2.

Przy stosowaniu metod uproszczonej lub średniej chronologicznej do stanu zatrudnienia nie należy wliczać osób, które korzystały z urlopów bezpłatnych w wymiarze powyżej 14 dni.

WAŻNE!

Przy korzystaniu z metody uproszczonej lub średniej chronologicznej, do stanu zatrudnienia nie należy wliczać osób, które w danym roku korzystały z urlopów bezpłatnych w wymiarze powyżej 14 dni.

Korekta odpisu

Ponownego obliczenia kwoty należnego odpisu należy dokonać na podstawie danych o rzeczywistym stanie zatrudnienia, z wykorzystaniem kwot odpisów na zfśs obowiązujących na 2011 r. Porównując wysokość odpisu dokonanego na podstawie planowanego zatrudnienia z odpisem ustalonym według rzeczywistego stanu zatrudnienia pracodawca otrzymuje informację o nadwyżce lub niedoborze środków na rachunku zfśs. W przypadku niedoboru środków pracodawca powinien niezwłocznie wpłacić brakującą kwotę na rachunek funduszu. Jeżeli wskutek korekty powstanie nadwyżka, pracodawca może wycofać ją z rachunku lub przeznaczyć na działalność socjalną w następnym roku.

PRZYKŁAD

Pracodawca, o którym mowa w pytaniu, dokonał 31 maja br. wpłaty całości naliczonych odpisów w wysokości 26 239,73 zł, przyjmując na ten dzień poniższe dane dotyczące przeciętnego zatrudnienia:

Dokonując korekty odpisów na zfśs za 2011 r. należy:

Krok 1. Ustalić wielkość faktycznego zatrudnienia w poszczególnych miesiącach 2011 r. w przeliczeniu na pełny etat

Stan zatrudnienia w omawianej sytuacji w poszczególnych miesiącach 2011 r.:

W obliczeniach uwzględniono pracownika zatrudnionego w pełnym wymiarze czasu pracy w normalnych warunkach, z którym umowa została rozwiązana 30 czerwca br., a także 2 pracowników młodocianych zwolnionych 31 sierpnia br. oraz pracownicę zatrudnioną na 1/2 etatu przebywającą na urlopie macierzyńskim, a następnie na urlopie wychowawczym. Zawarte w trakcie roku umowy zlecenia nie wpływają na stan zatrudnienia.

Krok 2. Obliczyć średnioroczne zatrudnienie w poszczególnych grupach pracowników

Krok 3. Naliczyć odpisy według rzeczywistego zatrudnienia na 31 grudnia br.

Posługując się kwotami odpisów na zfśs obowiązującymi w 2011 r. pracodawca dokonuje ponownego wyliczenia kwoty należnych odpisów z zastosowaniem danych o rzeczywistym stanie zatrudnienia w sposób podany w tabeli:

* Na pracownika młodocianego odpisu dokonujemy bez przeliczania na etaty.

Krok 4. Porównać wysokość odpisów na zfśs dokonanych na podstawie planowanego zatrudnienia z odpisami faktycznie należnymi i skorygować odpis

• pełna kwota odpisów obliczona według planowanego zatrudnienia przekazana 31 maja br. na rachunek zfśs: 26 239,73 zł,
• pełna kwota odpisów obliczona według faktycznego zatrudnienia na 31 grudnia br.: 25 692,77 zł,
• porównanie wysokości odpisów: 26 239,73 zł – 25 692,77 zł = 546,96 zł (nadwyżka).

Podstawa prawna:

• art. 1 ust. 1, art. 5–6, art. 12 ust. 1 ustawy z 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (Dz.U. z 1996 r. Nr 70, poz. 335 ze zm.),
• § 1, § 3 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 9 marca 2009 r. w sprawie sposobu ustalania przeciętnej liczby zatrudnionych w celu naliczania odpisu na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych (Dz.U. Nr 43, poz. 349),
• obwieszczenie Prezesa Głównego Urzędu Statystycznego z 18 lutego 2011 r. w sprawie przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego w gospodarce narodowej w 2010 r. i w drugim półroczu 2010 r. (M.P. Nr 15, poz. 156).