Elektroniczne paski płacowe a Kodeks pracy
Czy pracodawca musi przekazywać pracownikom paski płacowe? Pracodawca nie ma obowiązku wręczania pracownikom comiesięcznych pasków płacowych z wyszczególnieniem składników płacowych. Jednak może przewidzieć taką możliwość w wewnątrzzakładowych przepisach, np. regulaminie pracy lub regulaminie wynagradzania.
Na podstawie art. 85 § 5 Kodeksu pracy pracodawca na żądanie pracownika jest zobowiązany udostępnić do wglądu dokumenty, na których podstawie zostało wyliczone wynagrodzenie, np. karta ewidencji czasu pracy lub wyciąg z listy płac. Paski płacowe jednak do nich nie należą.
Pomimo braku ustawowego obowiązku wiele firm decyduje się na przekazywanie pracownikom pasków płacowych po wypłacie wynagrodzenia. Jest to dozwolone zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznej.
Paski płacowe a ochrona danych osobowych
Jeśli pracodawca przechowuje dokumentację płacową, powinien zadbać o to, by nie miały do niej wglądu osoby niepowołane. Jest on administratorem danych osobowych. W związku z tym ciążą na nim obowiązki związane z zachowaniem poufności tych danych. Informacje o wynagrodzeniu danego pracownika są traktowane jako dobro osobiste, a za ich rozpowszechnienie grozi odpowiedzialność karna. Gdyby doszło do takiego naruszenia, pracownik może zwrócić się do sądu i domagać odszkodowania za naruszenie dóbr osobistych. Z kolei osoba, która przetwarza dane osobowe, choć jest to zabronione lub nie ma do tego uprawnień, podlega karze grzywny, karze ograniczenia wolności lub pozbawienia wolności do lat 2 (art. 107 ustawy o ochronie danych osobowych).
Osoby, które utrudniają przeprowadzenie kontroli osobie kontrolującej w zakresie przestrzegania przepisów o ochronie danych osobowych, również podlegają tej samej karze (art. 108 ustawy o ochronie danych osobowych).
Istotne jest zapewnienie odpowiednich warunków przechowywania i przekazywania pasków płacowych. Zabezpieczenia mają uniemożliwiać wgląd do informacji, a także chronić ją przed potencjalnym uszkodzeniem lub zniszczeniem. Muszą mieć to na względzie pracownicy działu kadrowo-płacowego podczas pracy z dokumentacją pracowniczą – zwłaszcza w formie papierowej.
Elektroniczne paski płacowe a bezpieczeństwo danych
Elektroniczne paski płacowe zwiększają bezpieczeństwo dystrybucji pasków. Systemy kadrowo-płacowe, umożliwiające elektroniczną wysyłkę pasków, posiadają technologiczne zabezpieczenia, które chronią dane pracowników przed osobami trzecimi. Do takich mechanizmów należą m.in. certyfikaty bezpieczeństwa, elektroniczne podpisy kwalifikowane czy szyfrowanie danych.
Elektroniczne paski płacowe eliminują takie etapy pośrednie, jak wydruki, ręczne cięcie pasków i pakowanie ich do kopert. Rozwiązanie zmniejsza ryzyko wycieku danych i zdejmuje z pracowników działu HR ciężar odpowiedzialności za papierowe informacje, znajdujące się w obiegu.
Elektroniczne paski płacowe a ochrona danych osobowych
Jak wysyłać informacje płacowe i nie naruszać zasad? Elektroniczne paski płacowe można przekazywać pracownikom na dwa sposoby:
Pracodawca może wysyłać informacje o wynagrodzeniu w formie wiadomości e-mail. Jeśli zdecyduje się na tę formę wysyłki e-pasków płacowych, musi pamiętać o zgodzie pracowników na przekazywanie pasków drogą mailową. W Kodeksie pracy nie znajdziemy prywatnego adresu e-mail pracownika wśród danych, które pracodawca może żądać. W związku z tym konieczne jest uzyskanie wyraźnej zgody osoby zatrudnionej. Najlepiej zadbać o formę pisemną, by uniknąć wszelkich nieporozumień.
- Portal pracownika
Elektroniczne paski płacowe mogą być dostarczone za pomocą Portalu pracownika, który często jest jednym z modułów oprogramowania kadrowo-płacowego. Każdy pracownik posiada indywidualne konto na platformie. Po zalogowaniu się, uzyskuje tam informacje o wysokości swojego wynagrodzenia i wszystkich jego częściach składowych. Pasek w portalu udostępnia pracownik działu HR, wykluczając udział osób trzecich. Dane są bezpieczne, a osoby zatrudnione mają do nich stały dostęp w dowolnej chwili.
Pracownicy działu kadrowo-płacowego mają możliwość wygenerowania i dystrybucji elektronicznych pasków płacowych od razu po naliczeniu listy płac. Zmniejsza to ryzyko wglądu osób nieuprawnionych, co w tym przypadku jest niezwykle istotne.
Na pasku płacowym mogą znajdować się informacje o wysokości pensji, wszystkich jej składnikach czy potrąceniach. W związku z tym paski płacowe powinny zostać przekazane bezpośrednio do pracownika – bez udziału osób trzecich – nawet pełniących funkcje kierownicze. Nie można wysyłać zbiorczo pasków płacowych do kierowników jednostek, by zajęli się oni dostarczeniem ich do pracowników. Nie jest również zasadnym upoważnianie osób pełniących funkcje kierownicze do przetwarzania danych związanych z płacami. Wyjątkiem jest sytuacja, gdy kierownik jest odpowiedzialny za określenie wysokości wynagrodzenia, premii i innych składników pensji.
Co do zasady dane o wynagrodzeniu nie powinny wychodzić poza dział odpowiedzialny za naliczanie wynagrodzeń. Elektroniczne paski płacowe, przekazane na adres e-mail lub udostępnione w Portalu pracownika, eliminują ryzyko upublicznienia danych płacowych.