Pracownik odbywa podróż służbową na podstawie polecenia wyjazdu wydanego przez pracodawcę. Polecenie takie powinno określać zadanie, jakie pracownik jest zobowiązany wykonać, oraz termin i miejsce jego wykonania.
Zakres regulacji
Podróż służbowa polega na wykonywaniu na polecenie pracodawcy zadania służbowego poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy, lub poza stałym miejscem pracy za które przysługują należności na pokrycie jej kosztów (art. 775 k.p.).
Słowo „lub” należy rozumieć w ten sposób, że dla określenia podróży służbowej należy stosować tylko jeden punkt odniesienia. Podróżą służbową będzie zatem albo wykonywanie zadania poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy albo poza miejscem stałego świadczenia pracy.
Siedzibę pracodawcy należy rozumieć jako placówkę zatrudnienia pracownika, a nie miejsce zarejestrowania pracodawcy. Przemieszczanie się natomiast pracownika w związku z wykonywaniem obowiązków służbowych po miejscowości, w której znajduje się jego placówka zatrudnienia, nie jest podróżą służbową, niezależnie od tego, czy w tej miejscowości jest zarejestrowana także siedziba pracodawcy.
Miejsce stałego świadczenia pracy może być inne niż siedziba pracodawcy lub obejmować siedzibę pracodawcy i pewien obszar. Wówczas podróżą służbową będzie wykonywanie zadania poza stałym miejscem pracy.
Podsumowując, można stwierdzić, że podróż służbowa polega na zleceniu pracownikowi wykonania zadania poza stałym miejscem pracy (por. wyrok SN z 30 maja 2001 r., I PKN 424/00, OSNP 2003/7/172).
Miejsce stałego świadczenia pracy
Z powyższego wynika, że dla ustalenia uprawnień pracowniczych z tytułu podróży służbowej istotne jest ustalenie miejsca stałego świadczenia pracy. Należy je określić w umowie o pracę (art. 29 par. 1 pkt 2 k.p.). Nie jest to jednak tzw. konieczny element treści umowy o pracę, jak rodzaj pracy. Jeżeli strony nie wskażą w umowie miejsca pracy, wówczas zazwyczaj przyjmuje się, że tym miejscem jest siedziba pracodawcy. Jeżeli jednak pracownik zgłosi się do pracy w innym miejscu, np. w jednostce organizacyjnej pracodawcy, i został do niej dopuszczony, wówczas będzie to jego miejsce pracy. Na tej samej zasadzie miejscem pracy jest ta jednostka organizacyjna, w której pracownik stale wykonuje faktycznie całość lub większą część swych obowiązków.
Strony zawierające umowę o pracę mają dużą swobodę w określeniu miejsca pracy. Ogólnie przez pojęcie miejsce pracy rozumie się bądź stały punkt w znaczeniu geograficznym (np. siedziba pracodawcy czy jego oddział), bądź pewien oznaczony obszar, strefę określoną granicami jednostki administracyjnej podziału kraju lub w inny dostatecznie wyraźny sposób, w którym ma nastąpić dopełnienie świadczenia pracy. „Miejsce pracy” nie musi być wyposażone w zaplecze socjalne, kadrowe i techniczne (por. wyrok SN z 1 kwietnia 1985 r., I PR 19/85, OSPiKA 1986/3/46). Przy określaniu szerokiego miejsca pracy strony nie są związane jedynie jednostkami podziału administracyjnego kraju. Może być ono także oznaczone przez dostatecznie wyodrębniony zakres działalności pracodawcy, np. region południowo-wschodni. W takim przypadku konieczne jest wskazanie wyraźnego wewnętrznego aktu pracodawcy (np. statut spółki, regulamin organizacyjny, regulamin pracy), który dokładnie określa, co oznacza region południowo-wschodni. Doprecyzowanie miejsca pracy może się znajdować także w samej treści umowy o pracę.
Wskazane w umowie o prace miejsce pracy musi odpowiadać miejscu czy obszarowi, w którym w normalnym, zwyczajnym trybie praca będzie wykonywana. Błędem byłoby wskazanie siedziby pracodawcy, podczas gdy w rzeczywistości praca wykonywana jest w innym miejscu.
Miejsce pracy można określić przez podanie obszaru, pod warunkiem że wynika to z charakteru (rodzaju) świadczonej pracy. Ustalenie szerokiego miejsca pracy jest dopuszczalne, gdy praca będzie wykonywana w przeważającej i zasadniczej mierze w terenie, a nie wyłącznie na obszarze zakładu pracy czy w siedzibie pracodawcy. Tego rodzaju ustalenia są uzasadnione np. dla przedstawicieli handlowych, serwisantów, kierowców. Natomiast określenie szerokiego miejsca dla pracownika biurowego czy wykonującego pracę w zakładzie produkcyjnym nie odpowiada rzeczywistości i nie jest uzasadnione rodzajem świadczonej pracy. Pracodawca nie może uznać, że wyjazd takiego pracownika do innej miejscowości na terenie tego samego województwa nie jest wyjazdem poza stałe miejsce pracy, a przez co nie jest podróżą służbową.
Warto podkreślić, że według jednego z poglądów geograficzne, szerokie miejsce pracy jest oznaczone prawidłowo, jeżeli pracownik może wykonać swoje obowiązki na tym obszarze w ramach normatywnego czasu pracy. Oznacza to, że czas podróży pracownika, wykonywania zadań pracowniczych oraz czas powrotu do miejsca rozpoczęcia tej podróży nie powinien łącznie trwać dłużej niż przyjęty u pracodawcy dobowy wymiar czasu pracy. Stanowisko to potwierdza jeden z wyroków SN, zgodnie z którym nie jest podróżą służbową stałe wykonywanie zadań w różnych miejscowościach, których wyboru i terminu pobytu dokonuje każdorazowo sam pracownik w ramach uzgodnionego rodzaju pracy. W takim przypadku jednak miejsce wykonywania pracy powinno być tak ustalone, by pracownik miał możliwość wykonywania zadań, wliczając w to czas dojazdu do miejsca ich wykonywania, w ramach umówionej dobowej i tygodniowej normy czasu pracy w przyjętym okresie rozliczeniowym (wyrok SN z 11 kwietnia 2001 r., I PKN 350/00, OSNAPiUS 2003/2/36).
PRZYKŁAD
STAŁE MIEJSCE PRACY
Siedziba pracodawcy znajduje się w Toruniu, w umowie o pracę jako miejsce pracy wskazano Warszawę. Wykonywanie pracy w Toruniu, jak również podróż z Warszawy do Torunia jest podróżą służbową.
PRZYKŁAD
MIEJSCE PRACY OKREŚLONE OBSZAREM KRAJU
Wyjazd serwisanta, którego miejscem świadczenia pracy wskazanym w umowie o pracę jest województwo mazowieckie, do obsługiwanych placówek na obszarze tego województwa nie stanowi podróży służbowej. Stanowić ją będzie natomiast wyjazd do Krakowa czy Gdańska, czyli miejscowości położonych poza jego województwem stanowiącym jego miejsce świadczenia pracy.
Co nie jest podróżą służbową
Miejsce pracy jest jednym z elementów treści umowy o pracę. Na mocy porozumienia strony mogą je zmienić, także na czas określony w porozumieniu. W takiej sytuacji ma miejsce delegowanie pracownika w celu wykonywania pracy poza stałym miejscem pracy. Podjęcie wyjazdu służbowego, połączonego z wykonywaniem pracy, na podstawie porozumienia zawartego z pracodawcą, nie jest podróżą służbową w rozumieniu art. 77 par. 1 k.p. (por. wyrok SN z 20 lutego 2007 r., II PK 165/06, OSNP 2008/7-8/97). Oddelegowany nie znajduje się w podróży służbowej, gdyż wykonuje pracę w określonym w umowie miejscu pracy. Nie przysługują mu diety i zwrot kosztów z tytułu podróży służbowej. Oddelegowany może natomiast otrzymać polecenie wykonania zadania poza miejscem oddelegowania i wówczas będzie to podróż służbowa. Potwierdza to wyrok z 11 lutego 1999 r., w którym SN stwierdził, że dla pracownika zatrudnionego na zagranicznej budowie o stałej lokalizacji miejsca wykonywania pracy, podróżą służbowa jest delegowanie do innej miejscowości w kraju zatrudnienia za granicą, w celu załatwienia spraw związanych z realizacją tej budowy (II UKN 466/98, OSNAPiUS 2000/7289).
Pracodawcy często wypłacają delegowanym pracownikom zwrot kosztów dojazdu, odpowiednik diet czy dodatkowe wynagrodzenie. Stanowi to przychód pracownika, podlegający opodatkowaniu. W przypadku oddelegowania na terytorium RP wypłacone kwoty otrzymane przez pracownika podlegają w całości opodatkowaniu podatkiem dochodowym od osób fizycznych. Natomiast przy oddelegowaniu poza granice RP zwolnione z podatku dochodowego są dochody pracownika w wysokości nieprzekraczającej rocznie kwoty 30 proc. diety z tytułu podróży służbowych poza granicami kraju - zgodnie z art. 21 ust. 20 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t.j. Dz.U. z 2000 r. nr 14, poz. 176 z późn. zm.).
Podobnie będzie z zapewnieniem pracownikowi mieszkania w miejscu oddelegowania (miejscu wykonywania pracy). Zwolnione z opodatkowania są jedynie hotele robotnicze oraz kwatery prywatne wynajmowane na cele zbiorowego zakwaterowania do limitu 500 zł (art. 21 ust. 19 ustawy o podatku dochodowym).
Zwrot kosztów używania przez pracownika w celach służbowych do jazd lokalnych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy następuje na podstawie umowy cywilnoprawnej zawartej między pracodawcą a pracownikiem, o używanie pojazdu do celów służbowych, na warunkach określonych w rozporządzeniu ministra infrastruktury z 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy (Dz.U. nr 27, poz. 271 z późn. zm.).
Podróżą służbową nie jest także:
• okresowe zatrudnienie pracownika u innego pracodawcy w wyniku zawartego przez tych pracodawców porozumienia (wyrok SA w Łodzi z 6 marca 1991 r., III APr 16/91, OSP 1992/1/21),
• przeniesienie pracownika do pracy w innej miejscowości na podstawie art. 42 par. 4 k.p.,
• przemieszczanie się pracownika w związku z wykonywaniem obowiązków służbowych po miejscowości, w której znajduje się jego placówka zatrudnienia (tzw. jazdy lokalne).
Typowa podróż służbowa
Z typową podróżą służbową mamy do czynienia, gdy przemieszczanie się pracownika ma miejsce wyjątkowo na tle innych jego obowiązków.
Z kolei nietypowa podróż służbowa obejmuje wyjazdy pracowników, których praca wiąże się z koniecznością stałego przemieszczania się, np. przedstawiciela handlowego, akwizytora, kierowcy. Istotą obowiązków pracowniczych tych osób jest ich stałe wykonywanie w podróży.
W praktyce przyjmuje się, zgodnie z przeważającym orzecznictwem SN, że do czasu pracy wlicza się czas faktycznego (rzeczywistego) wykonywania zadania (czynności) będącego celem podróży służbowej. Natomiast okres podróży służbowej pracownika do miejsca delegowania i z powrotem nie wchodzi z reguły w zakres czasu pracy (por. wyrok SN z 23 czerwca 2005 r., II PK 265/04, OSNP 2006/5-6/76, wyrok SN z 27 października 1981 r., I PR 85/81, OSNCP 1982/5-6/1982/76, wyrok SN z 21 października 1982 r., I PR 85/82, Służba Pracownicza 1983/1). Sama podróż służbowa nie jest wykonywaniem pracy, jednak jej odbywanie - na polecenie przełożonego - w normalnym czasie pracy jest równoznaczne z wykonywaniem w tym czasie pracy, ale nie odwrotnie, tj. odbywanie podróży służbowej poza czasem pracy nie przekształca podróży w pracę ani w czas pracy (wyrok SN z 27 października 1981 r., I PR 85/81, OSNCP 1982/5-6/76).
Ze stanowiska SN należy także wywnioskować, że przejazdu do miejsca delegowania i z powrotem nie zalicza się do czasu pracy także wtedy, gdy podróż służbowa przypada w dniu wolnym od pracy.
Inne okresy podróży służbowej nie są co do zasady uznawane za czas pracy, a w konsekwencji nie są wynagradzane. W ocenie SN pracownik nie ma prawa do wynagrodzenia za samo podróżowanie, chyba że przepis szczególny stanowi inaczej. Jednocześnie pracodawca nie może domagać się od pracownika odpracowania godzin podróży.
Powyżej przedstawione stanowisko uzasadnia się tym, że w czasie podróży pracownik nie świadczy pracy oraz nie pozostaje w dyspozycji pracodawcy w warunkach umożliwiających jego kontrolę. Należy podkreślić, że stanowisko to, mimo że stosowane w praktyce i mające oparcie w orzecznictwie, jest krytykowane przez wielu specjalistów z prawa pracy. Ich zdaniem, czas spędzony w podróży służbowej, w tym czas przejazdu i powrotu nieodłącznie związany z wykonaniem pracy, bez żadnych dodatkowych uwarunkowań i okoliczności towarzyszących, podlega wliczeniu do czasu pracy. Według tego stanowiska, do czasu pracy należy wliczać cały okres podróży służbowej, a zatem łącznie z podróżą w dniu dla pracownika wolnym od pracy.
W ramach typowej podróży służbowej można wyróżnić:
• czas samej podróży (tj. czas przejazdu do miejsca wykonania zadania i powrotu), który przypadać może:
- w czasie pracy określonym w rozkładzie obowiązującym pracownika albo
- poza czasem pracy określonym w rozkładzie obowiązującym pracownika,
• wykonywanie zleconego zadania, które może mieć miejsce:
- w godzinach odpowiadających obowiązującemu pracownika rozkładowi czasu pracy albo
- poza godzinami odpowiadającymi obowiązującemu pracownika rozkładowi czasu pracy.
PRZYKŁAD
TYPOWA PODRÓŻ SŁUŻBOWA
Pracownik jest zatrudniony na stanowisku specjalisty do spraw wsparcia użytkownika. Jako miejsce pracy wskazano w umowie siedzibę pracodawcy. Do obowiązków pracownika należy usuwanie awarii komputerowych w sklepach położonych w różnych miastach poza stałym miejscem pracy, ale również instalowanie sprzętu komputerowego oraz wdrażanie oprogramowania. Podróż służbowa wypada średnio rzadziej niż raz w tygodniu. Jest to typowa podróż służbowa.
Podróż samochodem
Jeżeli pracownik, w celu wykonania zadania wynikającego z umowy o pracę, uda się w podróż własnym samochodem, to czas tej podróży nie podlega wliczeniu do czasu pracy. Podstawowym bowiem celem podróży służbowej jest wykonanie konkretnych zadań wynikających z umowy o pracę, użycie zaś własnego środka lokomocji nie stanowi wykonywania takich zadań, gdy służy wygodzie pracownika i odbywa się w czasie niekontrolowanym przez zakład pracy. W opinii Sądu Najwyższego również brak jest podstaw do uznania za pracę w godzinach nadliczbowych świadczenia przez pracownika na zasadach dobrowolności w czasie wolnym od pracy, nieobjętych umową o pracę usług kierowcy samochodowego na rzecz współpracowników, korzystających wspólnie z nim z programu wyjazdów turystycznych, rekreacyjnych i wypoczynkowych, które ułatwiał im pracodawca, udostępniając własne pojazdy samochodowe, celem bezpłatnego zaspokajania potrzeb pracowników w ramach akcji socjalnej pracodawcy, prowadzonej stosownie do art. 94 pkt 8 k.p. (wyrok SN z 23 stycznia 1998 r., I PKN 239/97, OSNAPiUS 1999/1/7). Jeżeli jednak jedynym celem podróży jest przewóz pracowników i pracownikowi umysłowemu zlecono - poza godzinami normalnej pracy - dodatkowe obowiązki kierowcy, czas przejazdu w tej sytuacji oznacza jednocześnie czas pracy (nadal aktualny wyrok SN z 4 kwietnia 1979 r., I PKN 30/79, OSNCP 1979/10/202).
Nietypowa podróż służbowa
Jeśli przemieszczanie się jest cechą charakterystyczną danego rodzaju pracy (np. zawodu kierowcy w transporcie zorganizowanym), to cały czas podróży służbowej jest czasem pracy. Zatem kierowca, wyjeżdżając z miejsca stałego postoju, nie rozpoczyna podróży służbowej, a jedynie godziny swojej normalnej pracy, chociaż może być równocześnie uprawniony do pobierania tzw. świadczeń wyrównawczych, przysługujących z tytułu odbywania typowej podróży służbowej (por. wyrok SN z 8 kwietnia 1998 r., I PKN 24/98, OSNAPiUS 1999/7/239). Jednakże, gdy czas wyjazdu w trasę przekracza dopuszczalny dobowy wymiar czasu pracy wraz z godzinami nadliczbowymi, czas ten należy zakwalifikować jako czas podróży służbowej.
W wyroku z 22 stycznia 2004 r. SN stwierdził natomiast, że wykonywanie przez kierowcę samochodu ciężarowego zadań służbowych za granicą, wymagających ponoszenia przez niego dodatkowych kosztów wyżywienia lub noclegów, stanowi zagraniczną podróż służbową (I PK 298/03, OSNP 2004/23/399).
Warto przywołać nadal aktualny wyrok z 27 maja 1978 r. (I PR 31/78, OSP 1979/11/91), w którym SN stwierdził, że wszelkie przejazdy pracownika, wykonującego pracę w terenie, z miejsca zakwaterowania do miejsca pracy i z powrotem są objęte czasem pracy, pozostaje on bowiem w czasie tych przejazdów w dyspozycji zakładu pracy.
PRZYKŁAD
PODRÓŻ WLICZANA DO CZASU PRACY
Pracownik zgodnie z rozkładem czasu pracy na dany dzień ma świadczyć pracę od godziny 8.00 do 16.00. Podróżuje PKP od 8.00 do 14.00. Zlecone zadanie może wykonać dopiero o godzinie 16.00 i zajmuje mu to dwie godziny. Do czasu pracy wlicza się czas przemieszczania (od 8.00 do14.00), godziny po zakończeniu podróży niebędące okresem podróży (od 14.00 do 16.00) oraz wykonywanie zadania (od 16.00 do 18.00). Godziny od 16.00 do 18.00 są godzinami nadliczbowymi.
Z orzecznictwa SN wynika, że czasem pracy są następujące odcinki podróży służbowej:
• przemieszczanie się w godzinach odpowiadających rozkładowi czasu pracy;
• przebywanie bez wykonywania pracy poza stałym miejscem pracy w godzinach odpowiadających rozkładowi czasu pracy;
• wykonywanie pracy poza stałym miejscem pracy w godzinach odpowiadających rozkładowi czasu pracy;
• wykonywanie pracy poza stałym miejscem pracy poza godzinami odpowiadającymi rozkładowi czasu pracy (jest to praca w godzinach nadliczbowych).
PRZYKŁAD
ZALICZANIE PODRÓŻY DO CZASU PRACY
Pracownik zgodnie z obowiązującym go rozkładem czasu pracy ma wykonywać pracę od godziny 8.00 do 16.00. Pociąg do miejsca docelowego wyjeżdżał o godzinie 10.00, na miejsce pracownik dotarł o godzinie 18.00. Do czasu pracy wlicza się czas podróży między 10.00 a 16.00, a nie wlicza między 16.00 a 18.00.
Czas pracy w podróży służbowej
Podstawa podróży służbowej
Podstawę formalną podróży służbowej stanowi polecenie wyjazdu. Polecenie takie powinno określać zadanie, jakie pracownik zobowiązany jest wykonać oraz określać termin i miejsce jego wykonania (z uzasadnienia wyroku SN z 11 października 2005, I PK 67/05, OSNP 2006/17-18/268). Miejscowość rozpoczęcia i zakończenia podróży służbowej określa pracodawca. Mogą to być także miejscowości stałego lub czasowego pobytu pracownika. W praktyce, mimo że nie ma takiego obowiązku, w miejscu pobytu delegowanego pracownika potwierdza się jego pobyt (tzw. stemplowanie delegacji).
Polecenie wyjazdu w podróż służbową jest poleceniem dotyczącym pracy, który pracownik ma obowiązek wykonać zgodnie z art. 100 k.p. W przepisach nie przewidziano limitów podróży służbowych. Wyjątkowo niedopuszczalne jest delegowanie poza stałe miejsce pracy kobiety w ciąży oraz pracownic (pracowników) opiekujących się dzieckiem do lat czterech (art. 178 par. 1 i 2 k.p.). Ponadto należy pamiętać o obowiązującej zarówno pracownika, jak i pracodawcę zasadzie współżycia społecznego. Jej realizacja w konkretnych okolicznościach może oznaczać, że pracownik będzie uprawniony do odmowy wykonania polecenia wyjazdu służbowego.
PRZYKŁAD
PODRÓŻ SŁUŻBOWA A ZASADA WSPÓŁŻYCIA SPOŁECZNEGO
Pracodawca zlecił kilkudniową podróż służbową pracownikowi, którego matka jest umierająca. Pracownik odmówił, a pracodawca wypowiedział umowę o pracę z powodu odmowy wykonania polecenia służbowego. Sąd przywrócił pracownika do pracy, gdyż uznał wypowiedzenie za nieuzasadnione i naruszające zasady współżycia społecznego.
PRZYKŁAD
CZAS ODPOCZYNKU PO PODRÓŻY SŁUŻBOWEJ
Pracownik zgodnie z obowiązującym go rozkładem czasu pracy ma wykonywać pracę od godziny 8.00 do 16.00. Zakończył podróż służbową o godzinie 3.00 w nocy w poniedziałek. Do rozpoczęcia pracy nie upłynęło 8 godzin. Jednocześnie pracownik nie miał zapewnionego jedenastogodzinnego odpoczynku dobowego (doba trwa od 8.00 do 8.00). Pracownik ma prawo do wolnego poniedziałku.
Odpoczynek po podróży służbowej
Pracownik ma prawo w każdej dobie do co najmniej 11 godzin nieprzerwanego odpoczynku oraz 35-godzinnego nieprzerwanego odpoczynku tygodniowego, z wyjątkami określonymi w przepisie (art. 132 i 133 k.p.). Wśród wyjątków nie wymieniono podróży służbowej. Czasu przemieszczania się nie wlicza się do czasu pracy, jednakże nie można traktować go jako odpoczynku, gdyż pracownik nie dysponuje wówczas swobodnie swoim czasem. Wynika z tego, że polecenie wykonania zadań wymagających odbycia podróży służbowej musi wraz z normą czasu pracy mieścić się w ramach wyznaczonych limitami odpoczynku. Ich naruszenie powoduje, że pracodawca ma obowiązek udzielenia pracownikowi równoważnego odpoczynku, względnie, jeśli nie jest to możliwe, zwłaszcza po ustaniu stosunku pracy, wypłaty stosownego ekwiwalentu pieniężnego. Natomiast zgodnie z par. 1 w związku z par. 3 pkt 5 rozporządzenia ministra pracy i polityki społecznej z 15 maja 1996 r. w sprawie sposobu usprawiedliwiania nieobecności w pracy oraz udzielania pracownikom zwolnień od pracy (Dz.U. nr 60, poz. 281) dowodem usprawiedliwiającym nieobecność w pracy jest oświadczenie pracownika potwierdzające odbycie podróży służbowej w godzinach nocnych, zakończonej w takim czasie, że do rozpoczęcia pracy nie upłynęło osiem godzin, w warunkach uniemożliwiających odpoczynek nocny. Przepis ten dotyczy jednak wyłącznie podróży odbywanej w porze nocnej. Nie wynika z niego prawo pracownika do takiego odpoczynku w razie zakończenia podróży w pozostałych wypadkach. Dzień wolny przyznaje się pracownikowi wyłącznie na jego wniosek i w dniu pracy następującym bezpośrednio po zakończonym powrocie nocnym z odbywanej podróży służbowej. Przepisy nie przewidują możliwości przyznania dnia wolnego w innym terminie lub wypłacenia w to miejsce ekwiwalentu pieniężnego.
Należności z tytułu podróży służbowej
Za okresy podróży służbowej wliczane do czasu pracy pracownik ma prawo do wynagrodzenia, w tym do wynagrodzenia wraz z dodatkiem za pracę w godzinach nadliczbowych, jeżeli taka praca miała miejsce. Ponadto pracownikom odbywającym podróż służbową przysługują diety niezależnie od wynagrodzenia za godziny nadliczbowe. Dieta stanowi bowiem ekwiwalent pieniężny na pokrycie zwiększonych kosztów utrzymania w czasie podróży. Nie jest wynagrodzeniem za pracę i nie podlega ochronie z art. 87 par. 1 k.p. (z uzasadnienia wyroku SN z 10 stycznia 2007, III PK 90/06, OSNP 2008/11-12/155, por. wyrok SN z 15 lutego 2000 r., I PKN 536/99, OSNAPiUS 2001/13/443). Oznacza to, że bez pisemnej zgody pracownika pracodawca może potrącić diety wypłacone zaliczkowo z diet, jakich domaga się pracownik. Potrąceniu z diet nie mogą natomiast podlegać kwoty wypłacone zaliczkowo z innych tytułów - na przykład na zakup paliwa, opłaty za przejazdy autostradami i tunelami, opłaty za parkowanie, mycie samochodu itd. Ciężar dowodu co do wypłacenia pracownikowi zaliczek na poczet diet związanych z podróżą służbową, a nie na inny cel, spoczywa na pracodawcy (z uzasadnienia wyroku SN z 10 stycznia 2007, III PK 90/06, OSNP 2008/11-12/155).
Warunki wypłacania należności z tytułu podróży służbowej pracowników sfery budżetowej określono w przepisach wykonawczych:
• Rozporządzenie ministra pracy i polityki społecznej z 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju (Dz.U. nr 236, poz. 1990 z późn. zm.),
• Rozporządzenie ministra pracy i polityki społecznej z 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju (Dz.U. nr 236, poz. 1991 z późn. zm.).
Pozostali pracodawcy warunki wypłacania należności z tytułu podróży służbowej określają w układzie zbiorowym pracy lub w regulaminie pracy albo w umowie o pracę, jeżeli pracodawca nie jest objęty układem zbiorowym pracy lub nie jest obowiązany do ustalenia regulaminu wynagradzania (art. 775 par. 3 k.p.). Zasady ustalone przez pracodawcę mogą być mniej albo bardziej korzystne niż wynikające z rozporządzeń, z jednym wyjątkiem. Pracodawca nie może bowiem ustalić diety za dobę podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza granicami kraju w wysokości niższej niż dieta z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju określona dla pracownika publicznej sfery budżetowej (art. 775 par. 4 k.p.). Oznacza to, że należności z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju nie mogą być niższe od diet z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju ustalonych w rozporządzeniu dotyczącym tych podróży, choć mogą być niższe od diet ustalonych w rozporządzeniu dotyczącym podróży służbowych poza granicami kraju. Pracodawca może więc zrównać wysokość diet z tytułu podróży służbowych poza granicami kraju i diet z tytułu podróży służbowych na obszarze kraju, pod warunkiem że nie będą one niższe niż diety z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju przewidziane w rozporządzeniu. Potwierdził to Sąd Najwyższy w wyroku z 10 stycznia 2007 r. (III PK 90/06, OSNP 2008/11-12/155).
Pracodawca spoza sfery budżetowej może pracownikowi pokryć wyższe koszty, np. wyżywienia, wyższej klasy środka lokomocji, ustalić wyższe diety niż wynika to z rozporządzeń. Jednakże swobodę w tym zakresie ograniczają przepisy podatkowe. Zgodnie z art. 21 ust. 1 pkt 16 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych wolne od podatku dochodowego są diety i inne należności za czas podróży służbowej pracownika do wysokości określonej w odrębnych ustawach lub w przepisach wydanych przez ministra właściwego do spraw pracy w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza granicami kraju. Z kolei z treści par. 2 ust. 1 pkt 15 rozporządzenia ministra pracy i polityki socjalnej z 18 grudnia1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (Dz. nr 161, poz. 1106 z późn. zm.) wynika, że nie stanowią podstawy do naliczania składek diety i inne należności z tytułu podróży służbowej pracownika do wysokości określonej w przepisach w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza granicami kraju.
Pracodawca poza sferą budżetową może wprowadzić ryczałtowe ustalenie należności przysługujących pracownikowi z tytułu podróży służbowej. Ryczałt należy określić w sposób umożliwiający kontrolę jego wysokości. Pracownik może bowiem żądać korekty należności rażąco nieadekwatnej do rzeczywistych kosztów związanych z podróżą służbową. Ryczałt należy wyodrębnić z wynagrodzenia zasadniczego. Technicznie jego wyodrębnienie może wszakże nastąpić w rozmaity sposób. Może on być określony jako samodzielny składnik płacy, ale można go wyodrębnić także przez oznaczenie części wynagrodzenia zasadniczego jako ryczałtu (z uzasadnienia wyroku SN z 11 października 2005, I PK 67/05, OSNP 2006/17-18/268). Obowiązujące w sferze budżetowej rozporządzenia nie przewidują możliwości wypłacania diet pobytowych w formie ryczałtu.
W przypadku gdy układ zbiorowy pracy, regulamin wynagradzania lub umowa o pracę nie zawiera postanowień o należnościach za podróże służbowe, pracownikowi przysługują należności na pokrycie kosztów podróży służbowej odpowiednio według rozporządzeń (art. 775 par. 5 k.p.). W praktyce niewielu pracodawców korzysta z własnych przepisów dotyczących podróży służbowych, dlatego poniżej omówiono przepisy rozporządzeń.
Może mieć miejsce sytuacja, gdy pracownik w związku z podróżą służbową poniesie wyższe koszty niż określone w przepisach. W takim przypadku pracownik ma roszczenie o zwrot udokumentowanych kosztów rzeczywistych. Wynika to z ogólnej zasady, że pracownikowi przysługują należności na pokrycie kosztów związanych z podróżą służbową. Pracownik będzie jedynie zmuszony do wykazania zasadności poniesienia dodatkowych wydatków.
Podróż krajowa
Zgodnie z rozporządzeniem pracownikowi przysługują diety oraz zwrot kosztów przejazdów, noclegów, dojazdów środkami komunikacji miejscowej oraz innych udokumentowanych wydatków, określonych przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb, np. opłaty parkingowe czy za przejazd autostradą, zakup paliwa. W celu uniknięcia wątpliwości warto przed podróżą służbową ustalić, co należy do uzasadnionych wydatków.
Dieta nie przysługuje za czas delegowania do miejscowości pobytu stałego lub czasowego pracownika, za czas przerwy w podróży służbowej, odbytej w domu lub w innym miejscu pobytu oraz jeżeli pracownikowi zapewniono bezpłatne całodzienne wyżywienie.
Zwrot kosztów przejazdu obejmuje cenę biletu określonego środka transportu, z uwzględnieniem przysługującej pracownikowi ulgi na dany środek transportu, bez względu na to, z jakiego tytułu ulga ta przysługuje. Środek transportu właściwy do odbycia podróży określa pracodawca.
Na wniosek pracownika pracodawca może wyrazić zgodę na przejazd w podróży samochodem osobowym, motocyklem lub motorowerem niebędącym własnością pracodawcy. W takim przypadku pracownikowi przysługuje zwrot kosztów przejazdu w wysokości stanowiącej iloczyn przejechanych kilometrów przez stawkę za jeden kilometr przebiegu, ustaloną przez pracodawcę, która nie może być wyższa niż określona w par. 2 rozporządzenia w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy.
Za każdą rozpoczętą dobę pobytu w podróży pracownikowi przysługuje ryczałt na pokrycie kosztów dojazdów środkami komunikacji miejscowej w wysokości 20 proc diety. Ryczałt nie przysługuje, jeżeli pracownik nie ponosi kosztów dojazdów, np. odbywa podróż samochodem służbowym lub prywatnym albo gdy na wniosek pracownika pracodawca pokrywa koszty dojazdów udokumentowane przez pracownika rachunkami (np. bilety autobusowe, rachunek za taksówkę).
Za nocleg w hotelu pracownikowi przysługuje zwrot kosztów w wysokości stwierdzonej rachunkiem. W przypadku gdy pracownik nie przedłoży rachunku i to zarówno ze względu na niezapewnienie bezpłatnego noclegu, jak i nieotrzymanie rachunku, przysługuje mu ryczałt za każdy nocleg w wysokości 150 proc. diety. Ryczałt za nocleg przysługuje wówczas, gdy nocleg trwał co najmniej 6 godzin pomiędzy godzinami 21.00 i 7.00. Zwrot kosztów noclegu lub ryczałt za nocleg nie przysługuje, jeżeli pracownik w czasie nocy znajduje się w podróży (samochodem, pociągiem, samolotem), lub też gdy pracodawca uzna, że pracownik ma możliwość codziennego powrotu do miejscowości stałego lub czasowego pobytu. Stanowisko takie potwierdza uchwała SN (7) z 19 października 1988 r., III PZP 10/88, zgodnie z którą prawa do diety nie mają pracownicy przedsiębiorstw budowlano-montażowych, wykonujący pracę na budowach zlokalizowanych poza miejscowością stanowiącą siedzibę zakładu pracy i dojeżdżający do tej pracy oraz powracający z niej codziennie do miejsca zamieszkania.
Jeżeli pracownik przebywa w podróży służbowej co najmniej 10 dni, pracodawca zobowiązany jest do zwrotu kosztów przejazdu w dniu wolnym od pracy, ustalonym przez siebie środkiem transportu do miejscowości pobytu stałego lub czasowego i z powrotem. Za czas takiej przerwy w podróży służbowej pracownikowi nie przysługują diety.
Na wniosek pracownika pracodawca przyznaje zaliczkę na niezbędne koszty podróży. Pracownik powinien rozliczyć się z niej w terminie 14 dni od dnia zakończenia podróży.
Podróż zagraniczna
Czas pobytu pracownika poza granicami kraju liczy się przy podróży odbywanej środkami komunikacji:
• lądowej - od chwili przekroczenia granicy polskiej w drodze za granicę do chwili przekroczenia granicy polskiej w drodze powrotnej do kraju;
• lotniczej - od chwili startu samolotu w drodze za granicę z ostatniego lotniska w kraju do chwili lądowania samolotu w drodze powrotnej na pierwszym lotnisku w kraju;
• morskiej - od chwili wyjścia statku (promu) z portu polskiego do chwili wejścia statku (promu) w drodze powrotnej do portu polskiego.
Czas dojazdu do granicy i oczekiwania na odprawę celną jest okresem podróży krajowej. Za taki czas, jak również za powrót z podróży po przekroczeniu granicy polskiej pracownikowi należą się stawki jak za krajową podróż służbową.
Wysokość diety za dobę podróży w poszczególnych państwach jest określona w załączniku do rozporządzenia. Przysługuje w wysokości obowiązującej dla docelowego państwa podróży.
Pracownikowi, który otrzymuje za granicą bezpłatne całodzienne wyżywienie lub częściowe wyżywienie, przysługuje dieta w ograniczonej wysokości.
Pracownikowi, który otrzymuje za granicą ekwiwalent pieniężny na wyżywienie, dieta nie przysługuje. Jeżeli ekwiwalent jest niższy od diety, pracownikowi przysługuje wyrównanie do wysokości należnej diety.
Pracownikowi odbywającemu podróż w charakterze kuriera dyplomatycznego przysługuje dieta podwyższona o 25 proc. Za każdy dzień (dobę) pobytu w szpitalu lub innym zakładzie leczniczym za granicą pracownikowi przysługuje 25 proc. diety.
Zwrot kosztów przejazdu obejmuje cenę biletu określonego środka transportu, wraz z opłatami dodatkowymi, z uwzględnieniem przysługującej pracownikowi ulgi, bez względu na to, z jakiego tytułu ulga na dany środek transportu przysługuje. Na wniosek pracownika pracodawca może wyrazić zgodę na odbycie podróży samochodem osobowym niebędącym własnością pracodawcy. W takim przypadku pracownikowi przysługuje zwrot kosztów przejazdu w wysokości stanowiącej iloczyn przejechanych kilometrów przez stawkę za jeden kilometr przebiegu, ustaloną przez pracodawcę, która nie może być wyższa niż określona w par. 2 rozporządzenia w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy.
Za nocleg przysługuje pracownikowi zwrot kosztów w wysokości stwierdzonej rachunkiem hotelowym, w granicach ustalonego na ten cel limitu określonego w załączniku do rozporządzenia. W razie nieprzedłożenia rachunku za nocleg, pracownikowi przysługuje ryczałt w wysokości 25 proc. tego limitu. Ryczałt nie przysługuje za czas przejazdu.
W uzasadnionych przypadkach pracodawca może wyrazić zgodę na zwrot kosztów za nocleg w hotelu, stwierdzonych rachunkiem, w wysokości przekraczającej limit. Pracownik nie ma prawa do zwrotu kosztów czy ryczałtu, jeżeli pracodawca lub strona zagraniczna zapewnia pracownikowi bezpłatny nocleg.
Pracownikowi przysługuje ryczałt na pokrycie kosztów dojazdu z dworca i do dworca kolejowego, autobusowego, portu lotniczego lub morskiego w wysokości jednej diety w miejscowości docelowej za granicą oraz w każdej innej miejscowości, w której pracownik korzystał z noclegu. Na pokrycie kosztów dojazdów środkami komunikacji miejscowej pracownikowi przysługuje ryczałt w wysokości 10 proc. diety za każdą rozpoczętą dobę pobytu w podróży. Wyżej wymienione ryczałty nie przysługują, jeżeli:
• pracownik odbywa podróż pojazdem samochodowym (służbowym lub prywatnym);
• strona zagraniczna zapewnia bezpłatne dojazdy;
• pracownik nie ponosi kosztów, na których pokrycie przeznaczone są wymienione ryczałty.
W razie choroby powstałej podczas podróży pracownikowi przysługuje zwrot udokumentowanych kosztów leczenia za granicą oraz leków. Nie podlegają zwrotowi koszty leków, których nabycie za granicą nie było konieczne, koszty zabiegów chirurgii plastycznej i zabiegów kosmetycznych oraz nabycia protez ortopedycznych, dentystycznych, zakupu okularów. W razie zgonu pracownika za granicą pracodawca pokrywa koszty transportu zwłok do kraju.
Pracodawca może wyrazić zgodę na zwrot kosztów przewozu samolotem bagażu osobistego o wadze do 30 kg, liczonej łącznie z wagą bagażu opłaconego w cenie biletu, jeżeli podróż trwa ponad 30 dni lub gdy państwem docelowym jest państwo pozaeuropejskie.
Pracownik otrzymuje zaliczkę w walucie obcej na niezbędne koszty podróży i pobytu poza granicami kraju. Za zgodą pracownika zaliczka może być wypłacona w walucie polskiej, w wysokości stanowiącej równowartość przysługującej pracownikowi zaliczki w walucie obcej. Rozliczenie kosztów podróży jest dokonywane w walucie otrzymanej zaliczki, w walucie wymienialnej albo w walucie polskiej, w terminie 14 dni od dnia zakończenia podróży.
Wyskość diety za podróż krajową
Wyskość diety za podróż zagraniczną
Rachunek podróży służbowej
Rozliczenie podróży służbowej
Podstawą do rozliczenia kosztów podróży służbowej są:
• polecenie wyjazdu służbowego krajowego
• polecenie wyjazdu służbowego zagranicznego
• rachunek kosztów podróży służbowej wraz z dowodami potwierdzającymi poniesione wydatki
• ewidencja przebiegu pojazdu.
Jeżeli cena noclegu obejmuje śniadanie, jego kosztu nie wydziela się z ceny usługi noclegowej, lecz rozlicza wyłącznie jako koszt noclegu. Natomiast, jeżeli śniadanie jest odrębną usługą świadczoną przez hotel, na fakturze jest to rozliczone w dwu pozycjach. Wówczas do rachunku kosztów podróży służbowej wpisuje się koszt samego noclegu. Koszt śniadania nie podlega zwrotowi, rozlicza się go w ramach diety. Nie zwraca się także wydatków wynikających z korzystania przez pracownika z tzw. baru hotelowego. Nie są to koszty obciążające pracodawcę w ramach świadczeń związanych z odbywaną podróżą służbową. Jednakże korzystanie z baru może wiązać się z wydatkami reprezentacyjnymi. Wówczas taki koszt podlega zwrotowi w ramach poniesionych innych wydatków z upoważnienia pracodawcy. Podobnie traktuje się koszty rozmów telefonicznych prowadzonych z hotelu. W rachunku kosztów podróży służbowej nie rozlicza się bowiem kosztów potwierdzających wydatki ponoszone przez pracownika w związku z wykonywaniem czynności zleconych przez pracodawcę, np. zakupów towarów na zlecenie pracodawcy, opłat parkingowych czy za przejazd autostradą, kosztów paliwa do samochodu służbowego. Nie rozlicza się także w tym miejscu wydatków za wyżywienie pracownika, jeżeli korzysta on z diety.
Pracownik powinien rozliczyć podróż służbową niezwłocznie, w terminie wskazanym przez pracodawcę, umożliwiającym wypełnienie przez pracodawcę obowiązków podatkowych. Pracodawca decyduje także o procedurze akceptacji rozliczenia pracownika, ewentualnych korektach i konsultacji z działem księgowości.
Wszystkie wydatki służbowe ponoszone w trakcie podróży należy udokumentować fakturami lub rachunkami (jeżeli podmiot świadczący usługę nie wystawia faktur) wystawionymi na pracodawcę (nie może to być paragon). Dotyczy to zarówno wydatków wykazywanych w rachunku podróży służbowej, jaki i wydatków w związku z wykonywaniem czynności zleconych przez pracodawcę. Nie dotyczy natomiast diet oraz wydatków objętych ryczałtami. Jeżeli uzyskanie dokumentu (rachunku) nie było możliwe, pracownik składa pisemne oświadczenie o dokonanym wydatku i przyczynach braku jego udokumentowania.
Zrównane z fakturami są:
• dowody zapłaty za przejazd autostradami płatnymi, jeżeli dowody te będą zawierać:
- nazwę i numer identyfikacji podatkowej sprzedawcy
- numer kolejny i datę wystawienia
- nazwę autostrady, za przejazd którą pobierana jest opłata
- kwotę należności wraz z podatkiem
- kwotę podatku.
• bilety jednorazowe wydawane przez podatników uprawnionych do świadczenia usług przewozu osób kolejami normalnotorowymi, taborem samochodowym (autobusy, mikrobusy) statkami pełnomorskimi, żeglugą śródlądową i przybrzeżną, promami, samolotami i śmigłowcami na odległość taryfową nie mniejszą niż 50 km, jeżeli zawierają:
- nazwę i numer identyfikacji podatkowej sprzedawcy
- numer i datę wystawienia biletu
- kwotę należności wraz z podatkiem,
- kwotę podatku.
Faktura za zakup paliwa musi zawierać numer rejestracyjny pojazdu, wpisany tak samo jak cała faktura za paliwo. Jeżeli faktura jest wystawiana systemem graficznym drukowanym, w ten sam sposób należy wpisać numer. Jeżeli faktura wystawiana jest odręcznie, numer rejestracyjny pojazdu należy wpisać tym samym charakterem pisma i kolorem tuszu. Przy rozliczaniu kosztów paliwa należy określić rodzaju samochodu: ciężarowy albo osobowy.
EWA DRZEWIECKA