Końcówka roku to dla wielu firm czas szczególnie intensywny – realizacja planów sprzedażowych, zamykanie projektów, przygotowanie raportów i inwentaryzacje powodują, że zakres obowiązków rośnie. Pracodawcy często szukają wtedy sposobów na szybkie zwiększenie dostępnych zasobów kadrowych bez konieczności przeprowadzania żmudnego procesu rekrutacyjnego. Jednym z pomysłów, który pojawia się w praktyce, jest zawarcie umowy zlecenia z własnym pracownikiem.
Na pierwszy rzut oka wydaje się to rozwiązaniem korzystnym dla obu stron – pracodawca zyskuje elastyczne wsparcie, a pracownik dodatkowe wynagrodzenie. Jednak taka praktyka budzi wątpliwości prawne. Warto zatem przeanalizować, czy prawo dopuszcza takie połączenie i w jakich warunkach może ono być bezpieczne.
Charakterystyka UZ?
Umowa zlecenia to jedna z umów cywilnoprawnych uregulowanych w Kodeksie cywilnym (art. 734–751). Nie stosuje się do niej przepisów Kodeksu pracy, a więc nie tworzy stosunku pracy. Zleceniobiorca zobowiązuje się w niej do starannego działania – nie do osiągnięcia konkretnego rezultatu, jak w umowie o dzieło, lecz do wykonywania określonych czynności w sposób należyty.
Cechy umowy zlecenia
- Brak podporządkowania pracowniczego – zleceniobiorca wykonuje czynności samodzielnie, bez stałego nadzoru i kierownictwa.
- Swoboda miejsca i czasu pracy – strony mogą dowolnie ustalić, kiedy i gdzie zleceniobiorca realizuje zlecenie.
- Elastyczność – zarówno zleceniodawca, jak i zleceniobiorca mogą zasadniczo wypowiedzieć umowę w dowolnym momencie.
- Odpowiedzialność za staranność, nie za rezultat – liczy się prawidłowe wykonywanie czynności, a nie końcowy efekt.
W praktyce jednak sama nazwa umowy nie decyduje o jej charakterze. Jeśli rzeczywisty sposób wykonywania zlecenia przypomina stosunek pracy (np. polecenia służbowe, stałe godziny, nadzór przełożonego), to niezależnie od nazwy dokumentu — może on zostać uznany za umowę o pracę.
Umowa zlecenia z własnym pracownikiem – czy to możliwe?
Tak, zawarcie umowy zlecenia z własnym pracownikiem jest możliwe, ale wymaga zachowania ostrożności. Kluczową kwestią jest różny charakter czynności wykonywanych w ramach obu umów. Zleceniobiorca nie może na podstawie zlecenia wykonywać tych samych obowiązków, które ma przypisane w umowie o pracę.
Polecamy Kalendarz 2026 oraz Podstawa wymiaru składek ZUS. Praktyczne rozliczenia
Stanowisko sądów i organów
Zgodnie z wyrokiem Sądu Apelacyjnego w Lublinie z dnia 21 listopada 2006 r. (sygn. III APa 24/06): „Świadczenie tej samej rodzajowo pracy, co określona w umowie o pracę, poza normalnym czasem pracy na podstawie kolejnej umowy o pracę lub umów cywilnoprawnych (zlecenia, o dzieło), jest kontynuowaniem stosunku pracy w godzinach nadliczbowych.”
W praktyce oznacza to, że jeżeli pracownik wykonuje na zleceniu te same czynności, które wykonuje w ramach etatu, to druga umowa nie ma podstaw prawnych – a jej realizacja powinna być traktowana jako praca w godzinach nadliczbowych.
Jeśli pracownik zatrudniony jako specjalista ds. administracji podpisze dodatkowo umowę zlecenia na prowadzenie szkoleń z zakresu obsługi oprogramowania biurowego, które nie są jego codziennymi obowiązkami – takie rozwiązanie może być dopuszczalne.
Natomiast gdyby zlecenie obejmowało np. „przygotowanie raportów administracyjnych”, czyli dokładnie te same czynności, które wykonuje na co dzień w ramach etatu, byłoby to niezgodne z przepisami i mogłoby zostać zakwestionowane przez Państwową Inspekcję Pracy lub ZUS.
Podstawa prawna i aspekt ubezpieczeniowy
Warto przytoczyć art. 8 ust. 2a ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych z dnia 13 października 1998 r., który stanowi: „Za pracownika, w rozumieniu ustawy, uważa się także osobę wykonującą pracę na podstawie umowy agencyjnej, umowy zlecenia lub innej umowy o świadczenie usług, jeżeli umowę taką zawarła z pracodawcą, z którym pozostaje w stosunku pracy (...).”
Z tego wynika, że pracownik, który zawarł umowę zlecenia ze swoim pracodawcą, jest nadal traktowany jako pracownik w rozumieniu przepisów o ubezpieczeniach społecznych. Oznacza to, że składki ZUS są naliczane łącznie od wynagrodzenia z obu tytułów.
Zgłoszenie i rozliczenie umowy zlecenia z pracownikiem
W przypadku, gdy zakres czynności zlecenia różni się od obowiązków etatowych, nie ma konieczności zgłaszania odrębnie drugiej umowy w ZUS.
Jak to wygląda w praktyce?
- Umowa zlecenia z własnym pracownikiem nie jest nowym tytułem do ubezpieczenia, więc nie trzeba jej rejestrować jako osobnej umowy.
- Składki społeczne i zdrowotne są naliczane w pełnym zakresie – tak samo jak przy umowie o pracę.
- Wynagrodzenia z obu tytułów są sumowane i wykazywane na jednej deklaracji imiennej RCA z kodem 0110XX.
Taki sposób rozliczenia pozwala zachować przejrzystość i zgodność z przepisami, ale jednocześnie wymaga staranności w dokumentacji i ewidencji czasu pracy.
Na co zwrócić uwagę przy sporządzaniu umowy zlecenia z własnym pracownikiem?
- Zakres obowiązków – musi być wyraźnie odmienny od tych wykonywanych na podstawie umowy o pracę.
- Czas i miejsce wykonywania zlecenia – powinny być elastyczne, bez stałego nadzoru przełożonego.
- Brak podporządkowania – zleceniobiorca powinien działać samodzielnie, a nie w ramach hierarchii służbowej.
- Prawidłowe rozliczenie – uwzględnienie wszystkich składek i podatków.
- Dokumentacja – warto sporządzić jasny opis zlecenia, aby w razie kontroli móc wykazać, że zakres obowiązków różni się od etatowych.
Najczęstsze błędy pracodawców
- Powielanie tych samych obowiązków z umowy o pracę w umowie zleceniu.
- Brak analizy, czy charakter pracy spełnia przesłanki zlecenia.
- Nieuwzględnienie w ewidencji czasu pracy godzin faktycznie przepracowanych na zleceniu.
- Brak rozróżnienia pomiędzy wynagrodzeniem z tytułu etatu a zleceniem w dokumentacji kadrowo-płacowej.
Takie błędy mogą prowadzić do zakwestionowania umowy przez ZUS lub PIP, a nawet do nałożenia kar finansowych.
Podsumowanie – czy warto zawierać umowę zlecenia z własnym pracownikiem?
Zawarcie umowy zlecenia z własnym pracownikiem jest dopuszczalne, ale wyłącznie wtedy, gdy jej przedmiot różni się od obowiązków wynikających z umowy o pracę. W przeciwnym razie taka umowa może być uznana za próbę obejścia przepisów o czasie pracy lub składkach.
Dla pracodawców może to być elastyczne narzędzie, pozwalające na czasowe rozszerzenie współpracy z doświadczonymi osobami, bez konieczności zatrudniania nowych pracowników. Jednak wymaga to dokładnej analizy i rzetelnego przygotowania dokumentacji.