Skutki zawarcia umowy cywilnoprawnej w czasie urlopu macierzyńskiego, wychowawczego oraz bezpłatnego

Pracownik, podczas zatrudnienia, może korzystać z kilku rodzajów urlopów (m.in. z urlopów związanych z rodzicielstwem czy urlopu bezpłatnego). Pracodawca musi odpowiednio ustalić kwestię ubezpieczeń społecznych i ubezpieczenia zdrowotnego w czasie trwania urlopu oraz wykazać w dokumentach do ZUS. Dodatkowo w sytuacji, gdy pracownik wykonuje zadania na podstawie umowy cywilnoprawnej w okresie tego typu urlopów – pracodawca powinien znać swoje obowiązki związane z odpowiednim rozliczeniem takich umów.

Umowa cywilna z osobą pobierającą zasiłek macierzyński

W czasie trwania urlopu macierzyńskiego (a także dodatkowego urlopu macierzyńskiego) pracownik ma prawo do zasiłku macierzyńskiego z ubezpieczenia społecznego. Obsługą całego zasiłku w danym roku kalendarzowym, tj. ustaleniem prawa do zasiłku, jego wysokości, wypłatą, zajmuje się płatnik, którym jest albo ZUS albo pracodawca, będący płatnikiem składek na ubezpieczenie chorobowe. Pracodawca jest płatnikiem zasiłków w danym roku kalendarzowym jeśli – według stanu na dzień 30 listopada poprzedniego roku kalendarzowego – zgłaszał do ubezpieczenia chorobowego powyżej 20 osób. Zakład Ubezpieczeń Społecznych wypłaca zasiłek macierzyński w pozostałych przypadkach, w tym po ustaniu ubezpieczenia.

Pobieranie zasiłku macierzyńskiego stanowi odrębny tytuł do ubezpieczeń emerytalnego i rentowych. Oznacza to, że w czasie urlopu macierzyńskiego i pobierania zasiłku macierzyńskiego pracownik podlega obowiązkowo ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym (art. 6 ust. 1 pkt 19 ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych; dalej: ustawa systemowa). Nie jest objęty natomiast ubezpieczeniem chorobowym, wypadkowym i zdrowotnym. W okresie pobierania zasiłku macierzyńskiego nie wygasa bowiem prawo do świadczeń z ubezpieczenia zdrowotnego, co wynika z art. 67 ust. 6 ustawy z 27 sierpnia 2004 r. o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych (dalej: ustawa zdrowotna). Podstawą wymiaru składek emerytalnej i rentowej jest kwota zasiłku brutto (przed pobraniem zaliczki na podatek).

W czasie urlopu macierzyńskiego rodzic może podjąć dodatkową pracę zarobkową, czyli pobierać zasiłek i wykonywać pracę na podstawie umowy cywilnoprawnej (np. na podstawie umowy zlecenia bądź o dzieło), zawartej z własnym pracodawcą lub też z zupełnie innym podmiotem. Osoba, która oprócz pobierania zasiłku macierzyńskiego posiada jeszcze inny tytuł do ubezpieczeń, tj. umowę zlecenia, agencyjną bądź inną, do której zastosowanie mają przepisy ustawy z 23 kwietnia 1964 r. – Kodeks cywilny (dalej: k.c.), podlega obowiązkowo ubezpieczeniom z tytułu pobierania zasiłku macierzyńskiego. Może ona jednak dobrowolnie, na swój wniosek, być objęta ubezpieczeniami emerytalnym i rentowymi także z pozostałych, wszystkich lub wybranych, tytułów (art. 9 ust. 1c ustawy systemowej). Jeśli więc rodzic jednocześnie otrzymuje zasiłek macierzyński i pracuje na zlecenie, obojętnie czy dla własnego pracodawcy czy obcego, to tytuł do ubezpieczeń się nie zmienia, tzn. dalej jest nim pobierany zasiłek. Natomiast wedle woli może przystąpić dobrowolnie do ubezpieczeń emerytalno-rentowych z umowy zlecenia (jeśli taki zleceniobiorca przystąpi do dobrowolnych ubezpieczeń emerytalnego i rentowych, należna będzie wtedy również składka na ubezpieczenie wypadkowe). Ubezpieczenie zdrowotne jest zawsze przymusowe, gdyż każdy tytuł rodzi obowiązek w tym zakresie – tyle jest należnych składek zdrowotnych, ile źródeł dochodu wymienionych w art. 66 ustawy zdrowotnej.

Żadnej zmiany pod względem ubezpieczeń nie wywoła wykonywanie umowy o dzieło podczas urlopu macierzyńskiego, ponieważ taka umowa nie stanowi tytułu ani do ubezpieczeń społecznych ani zdrowotnego, tym samym nie można tu mówić o zbiegu tytułów do ubezpieczeń.

PRZYKŁAD

Pracownica zatrudniona na umowę o pracę przebywa na urlopie macierzyńskim. W sierpniu 2012 r. pobrała zasiłek macierzyński w wysokości 3124,30 zł. W tym też miesiącu, w okresie od 13 do 28, wykonywała umowę zlecenia dla swojego pracodawcy. W sierpniu pracownica podlegała ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym tylko z tytułu zasiłku, a z umowy zlecenia – ubezpieczeniu zdrowotnemu. Kwota tego zasiłku stanowi podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe, natomiast podstawę składki na ubezpieczenie zdrowotne stanowiło wynagrodzenie z umowy zlecenia.

Pracodawca, którego pracownik przeszedł na urlop macierzyński, ma obowiązek zgłosić go do ubezpieczeń z racji zasiłku. Zgłoszenie polega na wykazaniu pracownika w imiennym raporcie miesięcznym ZUS RCA z kodem tytułu ubezpieczenia 1240xx (osoba pobierająca zasiłek macierzyński). Jeśli w czasie urlopu pracownik przyjął od swojego pracodawcy wykonanie zlecenia i to zlecenie będzie podlegało tylko ubezpieczeniu zdrowotnemu (nie ma wniosku od pracownika o przystąpienie do dobrowolnych ubezpieczeń społecznych), to pracodawca musi złożyć w ZUS także zgłoszenie z tytułu tego zlecenia, na druku ZUS ZZA. Wówczas za miesiąc, w którym pracownik wykonywał zlecenie, pracodawca składa w ZUS następujące dokumenty:

• raport imienny ZUS RZA, z kodem tytułu ubezpieczenia przewidzianym dla zleceniobiorców (0411xx) oraz naliczoną składką na ubezpieczenie zdrowotne od uzyskanego w tym miesiącu przez zleceniobiorcę przychodu; jeśli w danym miesiącu nie było wypłaty wynagrodzenia, to raport również trzeba złożyć, tyle że z zerową podstawą wymiaru składki na ubezpieczenie zdrowotne,● raport imienny ZUS RSA z pracowniczym kodem tytułu 0110xx i kodem świadczenia/przerwy 311; w raporcie tym płatnik wykazuje liczbę dni zasiłkowych oraz kwotę zasiłku macierzyńskiego wypłaconego w danym miesiącu.

Dodatkowo, jeśli pracodawca jest także płatnikiem zasiłku macierzyńskiego, składa również raport imienny ZUS RCA z kodem 1240xx, w którym wykazuje kwotę wypłaconego zasiłku wraz z naliczonymi składkami na ubezpieczenia emerytalne i rentowe. Składki te są finansowane przez budżet państwa, więc z raportu trzeba je przenieść w odpowiednie pola deklaracji zbiorczej ZUS DRA.

PRZYKŁAD

Załóżmy, że pracownica z poprzedniego przykładu otrzymała w sierpniu, oprócz zasiłku wypłacanego przez zakład pracy, wynagrodzenie ze zlecenia w wysokości 700 zł. Za sierpień należy wykazać składki w następujący sposób:

1) w raporcie imiennym ZUS RZA z kodem 041100:

• podstawa wymiaru składki na ubezpieczenie zdrowotne – 700 zł,

• składka na ubezpieczenie zdrowotne – 63 zł (700 zł × 9%);

2) w raporcie imiennym ZUS RCA z kodem 124000:

• podstawa wymiaru składki na ubezpieczenia emerytalne i rentowe – 3124,30 zł;
• składka na ubezpieczenie emerytalne – 609,86 zł (3124,30 zł × 19,52%),
• składka na ubezpieczenia rentowe – 249,94 zł (3124,30 zł × 8%),

składki te należy przenieść do deklaracji ZUS DRA i wykazać w bloku IV, w polach odpowiednio 10 dla składki emerytalnej i 11 dla rentowej;

3) w raporcie imiennym ZUS RSA z kodem 011000 i kodem świadczenia/przerwy 311 oraz kwotą wypłaconego zasiłku 3124,30 zł i liczbą dni zasiłkowych – 31.

Rozliczenie podatkowo-składkowe wynagrodzenia ze zlecenia i zasiłku macierzyńskiego tej pracownicy za sierpień 2012 r. powinno być następujące, przy założeniu, że pracownica ma prawo do kwoty zmniejszającej podatek (złożyła PIT-2):

1) zasiłek macierzyński jest przychodem z tzw. innych źródeł, dlatego nie odlicza się składek na ubezpieczenia, a zaliczka na podatek jest obliczana bez stosowania kosztów uzyskania przychodów:

• 3124,30 zł; po zaokrągleniu 3124 zł – podstawa opodatkowania,
• (3124 zł × 18%) – 46,33 zł = 515,99 zł – zaliczka na podatek dochodowy; po zaokrągleniu 516 zł – zaliczka do zapłaty do urzędu skarbowego,
• kwota zasiłku do wypłaty: 3124,30 zł – 516 zł = 2608,30 zł;

2) z wynagrodzenia z umowy zlecenia odliczona została tylko składka zdrowotna:

• 700 zł × 9% = 63 zł – składka zdrowotna do ZUS,
• 700 zł × 20% = 140 zł – koszty uzyskania przychodów,
• 700 zł – 140 zł = 560 zł – podstawa opodatkowania,
• 560 zł × 18% = 100,80 zł – zaliczka na podatek,
• 100,80 zł – (700 zł × 7,75%) = 46,55 zł – zaliczka na podatek po odliczeniu składki zdrowotnej; po zaokrągleniu 47 zł – zaliczka na podatek dochodowy należna urzędowi skarbowemu,
• kwota do wypłaty z tytułu umowy zlecenia: 700 zł – 63 zł – 47 zł = 590 zł.

Omówione zasady podejmowania z pracodawcą współpracy na podstawie umowy zlecenia dotyczą również pracownika – ojca dziecka, który przejął po małżonce część urlopu macierzyńskiego. Jest on też osobą pobierającą zasiłek macierzyński.

Umowa cywilna w czasie urlopu wychowawczego

Pracownik zatrudniony co najmniej 6 miesięcy ma prawo do urlopu wychowawczego w wymiarze do 3 lat w celu sprawowania osobistej opieki nad dzieckiem, nie dłużej jednak niż do ukończenia przez nie 4 roku życia. Do sześciomiesięcznego okresu zatrudnienia wlicza się poprzednie okresy zatrudnienia. Urlopu wychowawczego udziela się na wniosek pracownika i urlop ten może być wykorzystany najwyżej w 4 częściach. W czasie urlopu wychowawczego pracownik ma prawo podjąć pracę zarobkową na podstawie umowy cywilnoprawnej u swojego lub innego pracodawcy albo inną działalność, a także naukę lub szkolenie, jeżeli nie wyłącza to możliwości sprawowania osobistej opieki nad dzieckiem.

W trakcie urlopu wychowawczego pracownik nie pobiera wynagrodzenia od pracodawcy. Nie znaczy to jednak, że w tym czasie pracownik nie ma opłacanych składek ZUS. Osoba przebywająca na urlopie wychowawczym podlega z tego tytułu obowiązkowo ubezpieczeniom emerytalnemu, rentowym oraz zdrowotnemu, o ile nie ma ustalonego prawa do emerytury lub renty i nie ma innych tytułów rodzących obowiązek ubezpieczeń społecznych (art. 9 ust. 6 ustawy systemowej). Składki te finansuje budżet państwa. Naliczane są one tylko w sytuacji, gdy pracownik cały swój czas poświęca na opiekę nad dzieckiem i nie podejmuje w czasie urlopu rodzicielskiego żadnej działalności zarobkowej podlegającej ubezpieczeniom. Jeżeli natomiast urlop wychowawczy jest łączony z wykonywaniem pracy np. w ramach umowy zlecenia dla własnego pracodawcy, to urlop przestaje być tytułem do ubezpieczeń, a staje się nim umowa zlecenia (obowiązkowo nalicza się od niej składki na ubezpieczenia – emerytalne, rentowe, wypadkowe i zdrowotne, a dobrowolnie – na ubezpieczenie chorobowe). Jeżeli w trakcie urlopu wychowawczego pracownik zaczyna pracę na zlecenie, to pracodawca, który stał się zleceniodawcą, musi odpowiednio odzwierciedlić to w dokumentach przesłanych do ZUS.

Sam urlop wychowawczy należy wykazywać w comiesięcznym raporcie rozliczeniowym za pracownika – ZUS RCA z kodem tytułu 1211xx oraz w raporcie imiennym o wypłaconych świadczeniach i przerwach w opłacaniu składek ZUS RSA z kodem tytułu ubezpieczenia 0110xx i kodem świadczenia/przerwy 121.

Jeżeli pracownik rozpocznie współpracę z płatnikiem składek na podstawie umowy zlecenia, a więc pojawi się nowy tytuł do ubezpieczeń społecznych oraz ubezpieczenia zdrowotnego, to płatnik nie ma już obowiązku zgłaszać go do ubezpieczeń kodem 1211xx. Trzeba natomiast dokonać zgłoszenia zleceniobiorcy do odpowiednich ubezpieczeń z kodem 0411xx, na druku ZUS ZUA, a potem składać za niego imienne raporty miesięczne ZUS RCA ze zmienionym kodem.

Jedynie umowa o dzieło zawarta z pracownikiem podczas urlopu wychowawczego nie wywoła zmiany w tytule do ubezpieczeń. Nadal pozostanie nim urlop wychowawczy, bo umowa o dzieło nie stanowi podstawy do objęcia ubezpieczeniami. W czasie urlopu wychowawczego nie uznaje się, że umowa ta została zawarta z własnym pracownikiem.

PRZYKŁAD

Pracownica przebywa na urlopie wychowawczym od 1 marca 2012 r. i nie ma ustalonego prawa do emerytury lub renty oraz nie posiadała innego tytułu rodzącego obowiązek ubezpieczeń społecznych oraz zdrowotnego. W dniach od 3 do 30 września 2012 r. dla swojego pracodawcy wykonywała pracę na podstawie umowy zlecenia. Pracodawca miał obowiązek od 3 września 2012 r. zgłosić pracownicę do ZUS, jako osobę wykonującą zlecenie, do obowiązkowych ubezpieczeń emerytalnego, rentowych, wypadkowego i zdrowotnego. Ubezpieczenie chorobowe było dobrowolne, dlatego pracownica postanowiła nie przystępować do niego. Za wrzesień pracodawca powinien za nią złożyć:

1) raport imienny ZUS RSA:

• z kodem tytułu 011000 i kodem świadczenia/przerwy 121 za okres 1–30 września,
• z kodem tytułu 121100 i kodem świadczenia/przerwy 350 za okres 3–30 września;

2) raport imienny ZUS RCA:

• z kodem tytułu 121100 i z podstawą wymiaru składki na ubezpieczenie zdrowotne, równą 520 zł i składką na ubezpieczenie zdrowotne w wysokości 46,80 zł oraz podstawą wymiaru składki na ubezpieczenia emerytalne i rentowe obliczoną proporcjonalnie do liczby dni podlegania tym ubezpieczeniom we wrześniu (w tym wypadku będą to 2 dni – 1 i 2 września) oraz kwotą składek na te ubezpieczenia,
• z kodem tytułu 041100 i z podstawą wymiaru i kwotami składek na ubezpieczenia emerytalno-rentowe oraz zdrowotne ze zlecenia.

Po zakończeniu umowy zlecenia zadaniem płatnika było wyrejestrowanie pracownicy z tytułu umowy zlecenia na druku ZUS ZWUA z dniem 1 października 2012 r. Począwszy od października, należy powrócić do wykazywania pracownicy w raporcie ZUS RCA z kodem urlopu wychowawczego 121100.

Jeżeli osoba przebywająca na urlopie wychowawczym urodzi kolejne dziecko w czasie trwania tego urlopu, nabywa tym samym prawo do zasiłku macierzyńskiego i podlega ubezpieczeniom z tytułu pobierania zasiłku macierzyńskiego. Wtedy trwającą umowę zlecenia, pod względem podlegania ubezpieczeniom, należy traktować jak zawartą z osobą pobierającą zasiłek macierzyński. Jeśli urodzenie dziecka miało miejsce w trakcie miesiąca, to składki społeczne od umowy zlecenia należy rozliczyć proporcjonalnie do okresu trwania tej umowy osoby przebywającej na urlopie wychowawczym. Innymi słowy, składki od umowy zlecenia są należne tylko za okres podlegania w danym miesiącu ubezpieczeniom z racji przebywania na urlopie wychowawczym. Płatna w całości jest tylko składka zdrowotna.

Praca na umowę cywilną w czasie urlopu bezpłatnego

Urlop bezpłatny jest okresem, w którym pracownik pozostaje nadal w zatrudnieniu – umowa o pracę trwa, ale nie wykonuje on pracy i nie zachowuje prawa do wynagrodzenia. Obowiązki obu stron ulegają zawieszeniu. Oznacza to, że zawieszeniu ulega stosunek pracy, a tym samym i obowiązek ubezpieczeń społecznych oraz ubezpieczenia zdrowotnego. Pracownika na urlopie bezpłatnym wykazuje się w raporcie miesięcznym ZUS RSA z kodem tytułu ubezpieczenia 0110xx oraz z kodem świadczenia/przerwy 111. W czasie urlopu bezpłatnego udzielonego pracownikowi pracodawca może zawrzeć z nim umowę cywilnoprawną (umowę zlecenia lub o dzieło). W takiej sytuacji umowy cywilnoprawnej nie traktuje się, jakby była zawarta z własnym pracownikiem.

Z punktu widzenia przepisów ustawy systemowej, umowy o dzieło bądź zlecenia zawarte z własnym pracownikiem są zrównane z umową o pracę i podlegają wszystkim ubezpieczeniom obligatoryjnie (art. 8 ust. 2a ustawy systemowej). Jednak gdy pracownik przebywa na urlopie bezpłatnym, czyli okresie zawieszenia stosunku pracy, umowa o dzieło w tym czasie nie stanowi podstawy do naliczania składek na ubezpieczenia społeczne i ubezpieczenie zdrowotne, ponieważ nie ma tytułu do tych ubezpieczeń. Z kolei z umowy zlecenia pracownik podlega ubezpieczeniom jak zleceniobiorca, tj. obowiązkowe są składki na ubezpieczenia społeczne (emerytalne, rentowe, wypadkowe) oraz ubezpieczenie zdrowotne. Natomiast składka na ubezpieczenie chorobowe jest w takiej sytuacji dobrowolna.

PRZYKŁAD

Pracodawca udzielił pracownikowi urlopu bezpłatnego na okres od 1 lipca do 25 września 2012 r. Następnie zawarł z tą osobą umowę o dzieło na okres od 10 do 30 września 2012 r. Wynagrodzenie z tytułu wykonywania umowy o dzieło zostało wypłacone ostatniego dnia września, razem z wynagrodzeniem ze stosunku pracy. Oznacza to, że w okresie od 10 do 25 września 2012 r. umowa o dzieło nie rodziła obowiązku ubezpieczeń, ponieważ była wykonywana w okresie przebywania pracownika na urlopie bezpłatnym. Natomiast w okresie od 26 do 30 września powinna być traktowana jak zawarta z własnym pracownikiem, ponieważ jego urlop bezpłatny już się zakończył. W tym okresie więc powstaje obowiązek ubezpieczeń społecznych i ubezpieczenia zdrowotnego. W związku z tym, w imiennym raporcie miesięcznym ZUS RCA za wrzesień płatnik musi wykazać tego ubezpieczonego z kodem tytułu ubezpieczenia 011000, a przychód z tytułu wykonywania umowy o dzieło należy zsumować z przychodem ze stosunku pracy i wykazać łącznie jako podstawę wymiaru składek w jednym bloku raportu. Ważne jest jednak prawidłowe ustalenie tej podstawy. Przy sumowaniu powinno się wziąć pod uwagę tylko tę część przychodu osiągniętego z tytułu zrealizowania umowy o dzieło ustaloną proporcjonalnie, jaka przypadała na okres, kiedy umowa ta podlegała obowiązkowi ubezpieczeń, tj. 26–30 września.

Przyjmując, że wynagrodzenie za wykonanie dzieła wynosi 1000 zł, podstawa wymiaru składek z tego tytułu to: (1000 zł : 30 dni) × 5 dni (okres od 26 do 30 września) = 166,67 zł.

Przychód z umowy o dzieło w kwocie 166,67 zł dolicza się do przychodu uzyskanego przez pracownika z umowy o pracę i od łącznej podstawy odprowadza wszystkie składki do ZUS.

Podstawy prawne

• Ustawa z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (j.t. Dz.U. z 1998 r. Nr 21, poz. 94; ost.zm. Dz.U. z 2012 r. poz. 908)
• Ustawa z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (j.t. Dz.U. z 2009 r. Nr 205, poz. 1585; ost.zm. Dz.U. z 2012 r. poz. 769)
• Ustawa z 27 sierpnia 2004 r. o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych (j.t. Dz.U. z 2008 r. Nr 164, poz. 1027; ost.zm. Dz.U. z 2012 r. poz. 123)
• Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 23 października 2009 r. w sprawie określenia wzorów zgłoszeń do ubezpieczeń społecznych i ubezpieczenia zdrowotnego, imiennych raportów miesięcznych i imiennych raportów miesięcznych korygujących, zgłoszeń płatnika, deklaracji rozliczeniowych i deklaracji rozliczeniowych korygujących, zgłoszeń danych o pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze oraz innych dokumentów (Dz.U. Nr 186, poz. 1444; ost.zm. Dz.U. z 2011 r. Nr 109, poz. 633)