Świadectwo pracy nie ma charakteru dokumentu urzędowego w rozumieniu przepisów Kodeksu postępowania cywilnego. Stanowi dokument prywatny, o którym mowa w art. 245 k.p.c. Ponieważ jest wydawane przez podmiot prywatny, jakim jest pracodawca, ustawodawca zakłada, że mogą się przytrafić w nim błędy. Świadectwo pracy jest jednak dokumentem, na podstawie którego najczęściej kolejne podmioty (np. następny pracodawca, urząd pracy, organ emerytalno-rentowy) ustalają uprawnienia pracownika ze stosunku pracy – dlatego istnieją mechanizmy prawne służące jego poprawieniu. Mimo że zgodnie z orzecznictwem Sądu Najwyższego świadectwo pracy nie ma cech wyłączności w zakresie dowodowym w postępowaniu o realizację świadczeń pracowniczych (uchwała SN z 28 września 1990 r., III PZP 15/90) – to w praktyce pracownikowi będzie trudno udowodnić prawo do konkretnego przywileju w przypadku braku danych czy błędnych informacji.
Elementy podlegające sprostowaniu
Ponieważ świadectwo pracy jest dokumentem wiedzy, pracownik może domagać się sprostowania zarówno typowych błędów pisarskich, jak i ważniejszych pomyłek, np:
- w pisowni imienia czy nazwiska lub niewłaściwe oznaczenie firmy,
Przykład
Pracodawca w świadectwie pracy wpisał nazwę firmy, jaka była w chwili przyjmowania pracownika do pracy. W wyniku zmian organizacyjnych w trakcie trwania stosunku pracy firma zaczęła działać pod zmienioną nazwą. Pracownik ma prawo żądać, żeby w świadectwie pracy znalazła się aktualna nazwa firmy.
- niedostateczna wiedza pracownika działu kadr wypełniającego świadectwo pracy,
Przykład
Pracodawca wpisał datę rozwiązania umowy o pracę zawartej na czas określony, która rozwiązała się z upływem czasu, na który została zawarta, w pkt 3 lit. c świadectwa pracy (podstawa prawna wygaśnięcia stosunku pracy). Umowa na czas określony nie wygasa, ale rozwiązuje się z upływem czasu, na który została zawarta. Pracodawca będzie zobowiązany do sprostowania tego świadectwa i wpisania: „art. 30 § 1 pkt 4 k.p.” w pkt 3, ale pod literą „a” w świadectwie pracy.
- zamieszczenie w świadectwie pracy elementów, które – w świetle przepisów Kodeksu pracy i tych dotyczących szczegółowej treści świadectwa pracy oraz sposobu i trybu jego wydawania i prostowania – nie powinny się w nim znaleźć,
Przykład
Pracodawca wpisał w świadectwie pracy elementy ocenne, np. „pracownik nie wyróżniał się w swojej pracy”. Pracownik ma prawo żądać wydania świadectwa pracy bez takich zapisów. To, że w świadectwie pracy nie wpisuje się elementów oceny pracownika, podkreśla orzecznictwo (wyrok SN z 17 maja 1996 r., I PRN 40/96).
- niezamieszczenie wymaganych danych,
Przykład
Pracodawca wskazał w świadectwie pracy tylko te funkcje, które pracownik pełnił w ciągu ostatnich 2 lat. Pracownik był zatrudniony przez 7 lat. Pracodawca musi sprostować świadectwo pracy i wskazać wszystkie stanowiska i funkcje, jakie pracownik pełnił w okresie zatrudnienia u niego.
● błędy w wypełnianiu świadectwa pracy, które mogą mieć negatywny wpływ na jego późniejsze uprawnienia (w kolejnych stosunkach pracy lub np. w sprawach przed ZUS),
Przykład
Pracodawca wskazał niewłaściwy wymiar etatu, na jakim pracownik był zatrudniony. Ponieważ może mieć to znaczenie w przypadku nabywania uprawnień emerytalno-rentowych, pracodawca musi sprostować świadectwo pracy w tym zakresie.
- zamieszczenie bez zgody pracownika informacji, na podanie których – zgodnie z prawem pracy – pracownik musi się zgodzić.
Przykład
Pracodawca bez żądania ze strony pracownika umieścił w świadectwie pracy informację o tym, ile pracownik zarabiał i jakie uzyskał kwalifikacje. Pracownik domaga się sprostowania świadectwa pracy i usunięcia tych informacji, gdyż ma takie prawo. Są to dane wpisywane tylko na jego żądanie (art. 97 § 2 zd. trzecie k.p.).
Termin na złożenie wniosku o sprostowanie świadectwa pracy
Pracownik może wystąpić o sprostowanie świadectwa pracy w ciągu 7 dni od otrzymania tego świadectwa. Dokonuje tego w drodze złożenia wniosku. Kodeks pracy nie wymaga, aby wniosek miał formę pisemną, jednak w interesie pracownika leży to, aby do celów dowodowych wniosek został złożony na piśmie. W razie nieuwzględnienia takiego wniosku przez pracodawcę pracownik ma również 7 dni – liczone od zawiadomienia o odmowie sprostowania świadectwa pracy – na wystąpienie do sądu pracy z żądaniem sprostowania świadectwa przez pracodawcę (art. 97 § 21 k.p.). W tym przypadku zastosowanie będzie mieć Kodeks cywilny stanowiący, że termin oznaczony w dniach kończy się z upływem ostatniego dnia, a jeżeli początkiem terminu oznaczonego w dniach jest pewne zdarzenie, nie uwzględnia się przy obliczaniu tego terminu dnia, w którym to zdarzenie nastąpiło (art. 111 k.c. w zw. z art. 300 k.p.).
Przykład
Umowa o pracę zawarta z pracownikiem rozwiąże się 13 marca br. w sobotę, czyli z upływem 2-tygodniowego okresu wypowiedzenia. Pracownik otrzymał świadectwo pracy 17 marca br. Oznacza to, że do 24 marca br. włącznie pracownik będzie mógł wystąpić do pracodawcy z wnioskiem o sprostowanie świadectwa pracy.
Obowiązek wydania nowego świadectwa pracy istnieje, gdy:
- pracownik w ciągu 7 dni od dnia otrzymania świadectwa pracy wystąpi do pracodawcy z wnioskiem o jego sprostowanie, a pracodawca ten wniosek uwzględni (art. 97 § 21 k.p.),
- sąd pracy uwzględni wniosek pracownika o sprostowanie świadectwa pracy, w przypadku gdy trafił on do sądu pracy w trybie określonym w art. 97 § 21 zd. drugie k.p.,
- sąd pracy uwzględni powództwo pracownika o odszkodowanie w związku z wydaniem niewłaściwego świadectwa pracy (art. 99 k.p.).
Poprzednio wydane błędne świadectwo pracy, najpóźniej w dniu wydania nowego, powinno być usunięte z akt osobowych pracownika i zniszczone (§ 5 i 6 rozporządzenia MPiPS z 15 maja 1996 r.).
Podstawa prawna:
- art. 97, 99 Kodeksu pracy,
- rozporządzenie MPiPS z 15 maja 1996 r. w sprawie szczegółowej treści świadectwa pracy oraz sposobu i trybu jego wydawania i prostowania (DzU nr 60, poz. 282 ze zm.),
- orzeczenia Sądu Najwyższego:
– uchwała z 28 września 1990 r. (III PZP 15/90, OSNCP 1991/4/45),
– wyrok z 17 maja 1996 r. (I PRN 40/96, Prok. i Pr. – wkł. 1996/10/58).