Urlopy wypoczynkowe powinny być udzielane zgodnie z planem urlopów (art. 163 § 1 Kodeksu pracy). W pewnych sytuacjach pracodawca może jednak nie sporządzać planu urlopów, a mianowicie wówczas, gdy:
● u danego pracodawcy nie działa zakładowa organizacja związkowa,
● zakładowa organizacja związkowa wyrazi zgodę na odstąpienie przez pracodawcę od obowiązku sporządzania planu urlopów.
Obowiązek sporządzenia planu urlopów mają zatem pracodawcy, u których działają związki zawodowe, które nie zgodziły się na odstąpienie od ustalania planu urlopów (art. 163 § 11 Kodeksu pracy). Jednak nawet wtedy, gdy pracodawca nie ma obowiązku przygotowania planu urlopów, warto go sporządzić, aby zapewnić lepszą organizację pracy w firmie.
Zalety i wady tworzenia planu urlopów
| Zalety | Wady |
| ● umożliwia pracownikom wykorzystanie urlopu wypoczynkowego w terminach z góry znanych, ● w dużych zakładach pracy plan urlopów ułatwia eliminowanie konfliktów między pracownikami, wynikających z korzystania z urlopów według zasady „kto pierwszy, ten lepszy”, ● umożliwia zapewnienie normalnego funkcjonowania zakładu pracy, również w sezonie urlopowym | ● konieczność planowania terminów urlopów z dużym wyprzedzeniem, ● dość często konieczna jest korekta planu w trakcie jego obowiązywania |
Czy plan urlopów musi obejmować cały rok
Przepisy nie nakazują pracodawcy sporządzania jednego planu na cały rok. Zatem pracodawca może przygotować np. półroczne czy kwartalne plany urlopowe. Pracodawca może również przygotowywać plany urlopowe oddzielnie dla poszczególnych części swojego przedsiębiorstwa (np. działów, oddziałów regionalnych).
PRZYKŁAD
Ilość pracy w administracji firmy ABC jest taka sama w ciągu całego roku. Pracodawca sporządza więc dla administracji roczne plany urlopowe. W dziale produkcji firmy ABC zapotrzebowanie na pracę znacząco się zmienia w trakcie roku, co wynika ze zmieniającej się liczby zamówień. Nie można również z góry przewidzieć liczby zamówień, które pracodawca otrzyma w danym roku. Dlatego dla działu produkcyjnego pracodawca sporządza plany urlopowe trzy razy w roku, za każdym razem na 4-miesięczne okresy. Takie postępowanie pracodawcy jest prawidłowe.
Plan urlopów powinien być sporządzony zawsze przed rozpoczęciem okresu, który ten plan obejmuje. W przypadku planów urlopowych obejmujących cały rok kalendarzowy, plan powinien być ustalony najpóźniej do 31 grudnia poprzedniego roku. Pracownik nabywa prawo do urlopu od 1 stycznia danego roku, dlatego już w styczniu może skorzystać z urlopu wypoczynkowego. Biorąc pod uwagę fakt, że przy sporządzaniu planu urlopów pracodawca powinien uwzględniać sugestie pracowników co do terminów urlopów, dobrym rozwiązaniem jest zwrócenie się do pracowników w tej sprawie odpowiednio wcześniej.
WAŻNE!
Plan urlopów należy sporządzić przed rozpoczęciem okresu, którego plan dotyczy.
Kto sporządza plan urlopów
Plan urlopów sporządza pracodawca. Należy przyjąć, że nie musi w tym zakresie uzyskiwać zgody związków zawodowych. W wyniku nowelizacji Kodeksu pracy od 1 stycznia 2003 r. uchylono bowiem obowiązek ustalania planu urlopowego z organizacjami związkowymi. Zmiany tej nie zharmonizowano jednak z ustawą o związkach zawodowych. Określa ona bowiem, że jeżeli w sprawie ustalania planu urlopowego organizacje związkowe lub organizacje związkowe reprezentatywne nie przedstawią wspólnego stanowiska w terminie 30 dni, to pracodawca sam opracowuje plan urlopów po rozpatrzeniu odrębnych stanowisk organizacji związkowych. Ustawodawca usuwając z Kodeksu pracy zapisy dotyczące obowiązku uzgadniania planu urlopowego ze związkami zawodowymi miał zamiar zlikwidować ten obowiązek. Zawarty zatem w ustawie o związkach zawodowych obowiązek ustalania planu urlopowego ze związkami może mieć zastosowanie jedynie do pracodawców, którzy dobrowolnie przyjęli na siebie obowiązek takich konsultacji. Nie ma bowiem przeszkód, aby pracodawca zobowiązał się w przepisach wewnątrzzakładowych (np. w układzie zbiorowym pracy) do ustalania planu urlopów w porozumieniu np. ze związkami zawodowymi.
Pracodawca powinien jednak przy ustalaniu planu urlopów uwzględniać wnioski urlopowe pracowników, jeżeli zaproponowane przez nich terminy wykorzystania urlopu nie będą powodować zakłóceń toku pracy (art. 163 § 1 Kodeksu pracy).
W praktyce dla pracodawców bardziej korzystne może okazać się sporządzanie planu urlopów niż rezygnowanie z tego obowiązku, gdyż pracodawca w trakcie tworzenia planu urlopów bierze jedynie pod uwagę wnioski pracowników. Natomiast w razie rezygnacji ze sporządzenia planu urlopów pracodawca musi ustalać terminy urlopów po porozumieniu z pracownikami.
Obowiązek osiągnięcia porozumienia z pracownikami zakłada większą ingerencję pracowników w terminy urlopów niż obowiązek wzięcia pod uwagę wyłącznie wniosku pracownika.
PRZYKŁAD
Podczas tworzenia planu urlopów rada pracowników zażądała nieplanowania urlopów pracowników w pierwszym tygodniu lipca 2013 r. z uwagi na planowane w tym terminie wybory uzupełniające do rady pracowników. Pracodawca nie ma obowiązku spełnienia żądania rady i może uwzględnić wnioski pracowników albo sam wyznaczyć pracownikom urlopy w planie urlopów w pierwszym tygodniu lipca. Natomiast gdyby w zakładzie, w którym nie ma planu urlopów, pracownicy odmówili skorzystania z urlopu w pierwszym tygodniu lipca 2013 r. z uwagi na wybory do rady pracowników, pracodawca musiałby negocjować z pracownikami inny termin wykorzystania przez nich urlopu.
Jakie urlopy uwzględniać w planie urlopów
W planie urlopów nie można zamieszczać urlopu na żądanie, gdyż o terminie wykorzystania tego urlopu decyduje jednostronnie pracownik (art. 163 § 1 Kodeksu pracy). Należy natomiast przynajmniej raz, zaplanować w nim minimum 2-tygodniowy wypoczynek, czyli taką część urlopu, która obejmuje co najmniej 14 nieprzerwanych dni kalendarzowych.
W planie urlopów trzeba uwzględnić również pracowników, którzy rozpoczynają pierwszą pracę w życiu, mimo że pracownicy ci nabywają prawo do urlopu po przepracowaniu każdego miesiąca (art. 153 § 1 Kodeksu pracy). Jeżeli pracownik podejmujący pierwszą pracę jest zatrudniony na umowę terminową (np. na okres próbny, na czas określony), wówczas w planie urlopów pracodawca powinien uwzględnić urlop w wymiarze, jaki mu przysługuje za dany rok proporcjonalnie do czasu trwania tej umowy. W przypadku przedłużenia umowy terminowej i zwiększenia w związku z tym przysługującego pracownikowi za dany rok wymiaru urlopu, pracodawca powinien dokonać korekty planu urlopu i uwzględnić urlop, do którego pracownik nabył prawo.
Plan urlopów powinien przewidywać także urlopy pracowników powracających do pracy w trakcie roku, np. po urlopie wychowawczym lub bezpłatnym. Natomiast pracodawca nie musi uwzględniać w planie urlopów pracowników, którzy w okresie obejmującym ten plan nie będą obecni w pracy, np. na cały rok mają udzielony urlop wychowawczy.
Instrukcja ustalania planu urlopów
Biorąc pod uwagę wskazane wyżej informacje pracodawca może ustalić plan urlopów według następującej procedury:
| Krok 1 | Ustalenie okresu obowiązywania planu urlopów | Okres, na jaki powinien zostać sporządzony plan urlopów, jest związany z rodzajem działalności pracodawcy. W przypadku dużej dynamiki zmian zadań realizowanych przez pracodawcę w ciągu roku lepszym rozwiązaniem jest tworzenie planów na krótsze okresy, np. kwartalne. |
| Krok 2 | Wyznaczenie terminów składania propozycji terminów urlopowych przez pracowników | Gdy pracownicy sami nie złożą propozycji terminów urlopu wypoczynkowego, terminy tych urlopów samodzielnie ustali pracodawca. |
| Krok 3 | Analiza propozycji pracowników | Pracodawca nie jest związany wnioskami pracowników. Jednak powinien je uwzględnić w takim zakresie, w jakim nie będzie to powodowało zakłóceń w normalnym trybie pracy zakładu. |
| Krok 4 | Ustalenie planu urlopowego | Konstruując plan urlopów należy pamiętać o obowiązkowym, przynajmniej 14-dniowym nieprzerwanym okresie wypoczynku oraz terminach, w których pracownik powinien wykorzystać zaległy urlop. W planie urlopów nie należy uwzględniać urlopu na żądanie. Pracodawca powinien również pamiętać o obowiązku równego traktowania pracowników w zakresie udzielania urlopów (zakaz dyskryminacji). |
| Krok 5 | Ogłoszenie planu urlopowego | Plan urlopów należy podać do wiadomości pracowników w sposób zwyczajowo przyjęty w zakładzie. Należy pamiętać o ogłoszeniu planu z pewnym wyprzedzeniem. |
Czy konieczne są wnioski urlopowe, jeżeli sporządzono plan urlopów
Wśród specjalistów prawa pracy istnieją rozbieżności co do tego, czy fakt ustalenia planu urlopów zwalnia pracownika z obowiązku składania każdorazowo odrębnego wniosku urlopowego o udzielenie urlopu zgodnie z planem. W tej sprawie rozbieżne są również orzeczenia Sądu Najwyższego.
Zgodnie z poglądem Sądu Najwyższego wyrażonym w uchwale z 6 marca 1980 r. (V PZP 7/79, OSNC 1980/7–8/132), „prawidłowo sporządzony plan urlopów stanowi wystarczającą podstawę do tego, aby pracownik w dniu uwzględnionym w planie urlopów nie stawił się do pracy. Oddzielne zawiadomienie pracownika o terminie urlopu wypoczynkowego nie jest w takim wypadku konieczne”. Natomiast w wyroku z 5 września 1979 r. (I PRN 82/79) Sąd Najwyższy uznał, że „istnienie u pracodawcy planu urlopów nie daje pracownikowi uprawnienia do rozpoczęcia urlopu w zaplanowanym terminie. Konieczne jest jeszcze oświadczenie przez zakład wobec pracownika woli (wyrażenie zgody), by ten w konkretnym okresie (z reguły jest to okres przewidziany w planie) urlop wykorzystał”.
Zwolennicy pierwszego z ww. poglądów twierdzą, że wnioski urlopowe składane u pracodawców, u których funkcjonuje plan urlopów, mają wyłącznie charakter porządkowy. Zwolennicy drugiego poglądu uważają z kolei, że urlop może zostać udzielony wyłącznie po złożeniu przez pracownika stosownego wniosku, niezależnie od istnienia planu urlopów. W praktyce w większości przypadków pracownik, który chce skorzystać z urlopu wypoczynkowego zgodnie z planem urlopów, jest zobowiązany złożyć wniosek urlopowy.
Nie można jednoznacznie rozstrzygnąć, który z prezentowanych poglądów jest prawidłowy. Pracodawca decydując się na stosowanie jednego z możliwych rozwiązań powinien tę kwestię rozstrzygnąć jednoznacznie np. w regulaminie pracy, tj. powinien wyraźnie zaznaczyć, czy po ustaleniu planu urlopów pracownicy są zobowiązani składać odrębne wnioski urlopowe.
WAŻNE!
Pracodawca powinien ustalić w regulaminie pracy, czy pracownik ma dodatkowo składać wniosek urlopowy, jeżeli chce skorzystać z urlopu ustalonego w planie urlopów.
Po sporządzeniu planu urlopów pracodawca jest zobowiązany podać go do wiadomości pracowników w sposób przyjęty w jego firmie (art. 163 § 2 Kodeksu pracy). Może to zrobić np. przez wywieszenie planu urlopów na tablicy ogłoszeń czy rozesłanie pocztą internetową. Plan urlopów jest wiążący dla pracowników i pracodawcy od momentu ogłoszenia go w sposób przyjęty u danego pracodawcy.
Urlopy udzielane niezależnie od planu urlopów
Niezależnie od planu urlopów pracodawca jest zawsze zobowiązany uwzględnić wnioski urlopowe następujących grup pracowników (pracodawca jest związany wnioskiem pracownika zarówno co do wymiaru, jak i terminu urlopu):
- pracownic występujących o udzielenie urlopu wypoczynkowego bezpośrednio po urlopie macierzyńskim podstawowym i dodatkowym,
- pracowników (ojców wychowujących dziecko), którzy korzystają z urlopu wypoczynkowego bezpośrednio po urlopie macierzyńskim podstawowym lub dodatkowym,
- pracowników (ojców wychowujących dziecko), którzy korzystają z urlopu wypoczynkowego bezpośrednio po urlopie ojcowskim,
- pracowników, którzy korzystają z urlopu wypoczynkowego bezpośrednio po urlopie na warunkach urlopu macierzyńskiego podstawowym lub dodatkowym,
- młodocianych uczęszczających do szkół, którzy występują z wnioskiem o udzielenie urlopu wypoczynkowego podczas ferii szkolnych.
Zagrożenia (–)
Pracownicy, która złożyła wniosek o udzielenie urlopu wypoczynkowego bezpośrednio po urlopie macierzyńskim, pracodawca nie może odmówić udzielenia urlopu wypoczynkowego w terminie wskazanym przez tę pracownicę.
Pracodawca, niezależnie od planu urlopów, może skierować pracownika do wykorzystania urlopu wypoczynkowego w terminie przez siebie wskazanym:
- w okresie wypowiedzenia umowy o pracę (dotyczy to zarówno urlopu bieżącego, jak i zaległego),
- w przypadku gdy pracownik odmawia wykorzystania zaległego urlopu wypoczynkowego w terminie do 30 września następnego roku (od 1 stycznia 2012 r. urlopu zaległego należy udzielać pracownikowi nie do 31 marca, ale do 30 września następnego roku przypadającego po roku, w którym pracownik nabył do niego prawo). Potwierdził to Sąd Najwyższy w wyroku z 24 stycznia 2006 r. (I PK 124/05; M.P.Pr. 2006/3/119).
Zmiana planu urlopów
Z uwagi na trudne lub czasami niemożliwe do zaplanowania zapotrzebowanie na pracę u danego pracodawcy, bardzo ścisłe przestrzeganie planu urlopów może być niemożliwe.
Konieczne może okazać się korygowanie już sporządzonego planu urlopów. Zmiana terminu urlopu może nastąpić (art. 164 Kodeksu pracy):
- na wniosek pracownika umotywowany ważnymi przyczynami,
- z uwagi na szczególne potrzeby pracodawcy, tj. jeżeli nieobecność pracownika spowodowałaby poważne zakłócenia w toku pracy.
Przesunięcie terminu zaplanowanego urlopu wypoczynkowego może też nastąpić z powodów niezależnych od pracodawcy lub pracownika, takich jak np.:
- niezdolność do pracy z powodu choroby,
- odosobnienie w związku z chorobą zakaźną,
- powołanie na ćwiczenia wojskowe albo na przeszkolenie wojskowe na czas do 3 miesięcy,
- urlop macierzyński.
Zmiany w planie urlopów powinny być podane do wiadomości wszystkich pracowników w ten sam sposób, w jaki poinformowano pracowników o ustaleniu planu urlopów.
Konflikty związane z ustalaniem planu urlopów
Ustalanie terminów urlopów wypoczynkowych może powodować konflikty między pracownikami. Aby zminimalizować ryzyko takich konfliktów oraz ich ewentualne negatywne konsekwencje, pracodawca powinien zadbać o to, aby podczas ustalania planu urlopów nie doszło do dyskryminacji. Najbardziej atrakcyjne terminy urlopowe nie mogą być w każdym roku przyznawane tym samym osobom.
Pracownicy powinni pamiętać, że odmowa wykorzystania urlopu w ustalonym w planie urlopów terminie może zostać uznana za naruszenie obowiązków pracowniczych i być przyczyną rozwiązania umowy o pracę za wypowiedzeniem. Natomiast w przypadku uporczywego łamania wewnętrznych ustaleń w tym zakresie pracownik może zostać zwolniony bez wypowiedzenia.
Odpowiedzi na pytania Czytelników
(?) W naszej firmie był sporządzony plan urlopów na 2012 r. Trzech naszych pracowników uległo 2 listopada br. poważnemu wypadkowi i nie będą mogli pracować do końca roku. Jedyny nasz pracownik, który zastępuje poszkodowanych w wypadku pracowników, ma zgodnie z planem urlopów zaplanowany urlop od połowy grudnia do końca roku. Czy mogę odmówić udzielenia urlopu temu pracownikowi?
Jeżeli w Państwa przypadku nie ma możliwości zastąpienia pracowników, którzy ulegli wypadkowi, inną osobą niż ta, która ma zaplanowany w grudniu br. urlop wypoczynkowy, a jednocześnie brak tego zastępstwa mógłby spowodować np. poważne zakłócenia w pracy Państwa zakładu, to przesunięcie urlopu jest możliwe. Przesunięcie terminu urlopu jest dopuszczalne, gdy z powodu szczególnych potrzeb pracodawcy nieobecność pracownika mogłaby spowodować poważne zakłócenia w pracy. Przesunięcie zaplanowanego urlopu ma charakter zdarzenia wyjątkowego i pracodawca nie może tego uprawnienia nadużywać.
Podstawa prawna:
- art. 52 § 1 pkt 1, art. 153, art. 162, art. 163, art. 164–166, art. 1671, art. 168, art. 205 § 3 Kodeksu pracy,
- art. 30 ust. 5 ustawy z 23 maja 1991 r. o związkach zawodowych (Dz.U. z 2001 r. Nr 79, poz. 854 ze zm.).