Nowy katalog danych wymaganych od kandydata do pracy i pracownika od 4 maja 2019 r.

Zgodnie z przepisami dostosowującymi regulacje Kodeksu pracy do przepisów RODO, pracodawca może żądać od osoby ubiegającej się o zatrudnienie podania danych osobowych obejmujących (art. 22¹ § 1 Kodeksu pracy):

1) imię (imiona) i nazwisko,

2) datę urodzenia,

3) dane kontaktowe wskazane przez taką osobę,

4) wykształcenie,

5) kwalifikacje zawodowe,

6) przebieg dotychczasowego zatrudnienia.

Jednak danych dotyczących wykształcenia, kwalifikacji zawodowych i przebiegu dotychczasowego zatrudnienia pracodawca żąda tylko wtedy, gdy jest to niezbędne do wykonywania pracy określonego rodzaju lub na określonym stanowisku.

Nowelizacja zmienia katalog danych, jakich można żądać od kandydata do pracy. Nie można będzie bowiem już wymagać od tych osób imion rodziców i adresu zamieszkania. Natomiast będzie można żądać danych kontaktowych, ale sama osoba ubiegająca się o zatrudnienie zdecyduje, jakiego rodzaju to będą dane. Ponadto w niektórych przypadkach będzie można od kandydatów do pracy wymagać informacji o kwalifikacjach zawodowych, co było dotychczas zabronione.

Tabela. Dane wymagane od kandydata do pracy - porównanie

Nowe przepisy nakładają na pracodawców konieczności oceny, jakie dane z tych, których można wymagać od kandydata do pracy, są potrzebne do zatrudnienia określonej osoby. Nie każdy stosunek pracy uzasadnia bowiem gromadzenie informacji o wykształceniu, kwalifikacjach zawodowych lub przebiegu dotychczasowego zatrudnienia osoby ubiegającej się o zatrudnienie.

Przykład

Kandydatka do pracy ubiega się o stanowisko recepcjonistki. W swoim dotychczasowym 20-letnim okresie zatrudnienia pracowała jako pracownik biurowy, niania, pedagog szkolny. W tej sytuacji pracodawca może żądać podania danych dotyczących wykształcenia, kwalifikacji i przebiegu zatrudnienia na stanowiskach biurowych. Pozostałe dane nie są konieczne w przypadku ubiegania się przez kandydatkę o zatrudnienie na stanowisku recepcjonistki.

Po zmianie przepisów nie można żądać od kandydata do pracy adresu zamieszkania. Tym samym nie zawsze będzie można go wpisywać do umowy o pracę, która jest zawierana jeszcze z kandydatem do pracy. Adres zamieszkania będzie można wpisać tylko wtedy, gdy kandydat do pracy poda go pracodawcy w ramach wskazanych danych kontaktowych lub też za jego zgodą. Bezwarunkowo pracodawca będzie mógł żądać adresu zamieszkania dopiero od pracownika.

Obecne przepisy nie przewidują już wzorów kwestionariuszy osobowych dla kandydata do pracy i pracownika. Pomocnicze wzory w tym zakresie znajdują się na stronie resortu pracy. Posiadane dokumenty pracownicze w zakresie pozyskiwanych danych, np. kwestionariusze osobowe, należy więc dostosować do nowych przepisów. Dotyczy to jednak dokumentów gromadzonych od dnia wejścia w życie nowych przepisów. Zatem po wejściu w życie zmian pracodawcy będą mogli pozostawić w aktach osobowych pracowników - w niezmienionej postaci - kwestionariusze złożone przez pracowników przed nowelizacją. Jeżeli więc kwestionariusze te zostały złożone zgodnie ze stanem prawnym obowiązującym na dzień ich złożenia - nie będzie potrzeby ich uaktualniania do nowego stanu prawnego.

Pracodawcy nie będą musieli dostosowywać kwestionariuszy osobowych do nowych przepisów Kodeksu pracy.

Po zmianie przepisów pracodawca będzie mógł natomiast żądać od kandydata do pracy danych kontaktowych. Jakiego rodzaju będą to dane, zdecyduje sam kandydat. Najczęściej będzie to np. numer telefonu, adres zamieszkania lub adres e-mail.

Dodatkowych danych osobowych można żądać od pracownika. Zgodnie z nowymi przepisami, pracodawca może żądać od pracownika podania oprócz danych osobowych wymaganych od kandydata do pracy danych obejmujących (art. 22¹ § 3 Kodeksu pracy):

1) adres zamieszkania;

2) numer PESEL, a w przypadku jego braku - rodzaj i numer dokumentu potwierdzającego tożsamość;

3) inne dane osobowe pracownika, a także dane osobowe dzieci pracownika i innych członków jego najbliższej rodziny, jeżeli podanie takich danych jest konieczne ze względu na korzystanie przez pracownika ze szczególnych uprawnień przewidzianych w prawie pracy;

4) wykształcenie i przebieg dotychczasowego zatrudnienia, jeżeli nie istniała podstawa do ich żądania od osoby ubiegającej się o zatrudnienie;

5) numer rachunku płatniczego, jeżeli pracownik nie złożył wniosku o wypłatę wynagrodzenia do rąk własnych.

Zmiany w katalogu danych wymaganych od pracownika wynikają ze zmian danych, jakich można żądać od kandydata do pracy, co zostało opisane wcześniej. W związku z tym dopiero od pracownika można wymagać adresu zamieszkania lub w niektórych przypadkach danych o wykształceniu czy przebiegu zatrudnienia.

Przykład

Na etapie procesu rekrutacyjnego osoba ubiegająca się o pracę przedłożyła dokumenty obrazujące jej przebieg dotychczasowego zatrudnienia w ciągu ostatnich 3 lat. Pozostałe zatrudnienie nie miało związku ze stanowiskiem, o które się ubiegała. W celu naliczenia pracownicy stażu urlopowego pracodawca ma prawo żądać od pracownika udokumentowania pozostałego okresu zatrudnienia.

Pracodawca może domagać się od pracownika podania innych danych osobowych niż wprost określone w katalogu wskazanym w przepisach Kodeksu pracy, gdy jest to niezbędne do zrealizowania uprawnienia lub spełnienia obowiązku wynikającego z przepisu prawa. Obowiązek taki może wynikać zarówno z przepisów Kodeksu pracy, jak i z odrębnych przepisów prawnych. Przykładem takiej regulacji może być art. 4 ustawy o służbie cywilnej, zgodnie z którym w służbie cywilnej może być zatrudniona osoba, która nie była skazana prawomocnym wyrokiem za umyślne przestępstwo lub umyślne przestępstwo skarbowe.

Nadal zasadą będzie, że udostępnienie pracodawcy danych osobowych następuje w formie oświadczenia osoby, której dane dotyczą. Pracodawca może żądać udokumentowania danych osobowych osób w zakresie niezbędnym do ich potwierdzenia (art. 22 § 5 Kodeksu pracy).

Pracodawca może np. żądać okazania dowodu tożsamości przez pracownika w zakresie koniecznym do zweryfikowania jego tożsamości.

Nowe przepisy regulują również zasady przetwarzania danych osobowych za zgodą osoby ubiegającej się o zatrudnienie lub pracownika. Do tej pory nie było szczególnych regulacji w tym zakresie. Zgoda kandydata do pracy lub pracownika pozwala na przetwarzanie innych niż wymienione w przepisach Kodeksu pracy danych, z wyłączeniem danych osobowych dotyczących wyroków skazujących oraz czynów zabronionych (art. 10 RODO).

Oznacza to, że tego rodzaju dane osobowe będą mogły być przetwarzane wyłącznie w przypadku, kiedy przepis prawa będzie przewidywać obowiązek ich żądania przez pracodawcę lub obowiązek ich udostępnienia przez osobę ubiegającą się o zatrudnienie lub pracownika. W uzasadnieniu ustawy nowelizującej wskazuje się, że biorąc pod uwagę istniejącą praktykę, pokazującą silne dążenie pracodawców do pozyskiwania tego rodzaju danych oraz nierówność stron stosunku pracy, istnieje zbyt duże ryzyko, że dane te byłyby w stosunkach pracy pobierane za zgodą niepotrzebnie. Taka regulacja ma zatem zapobiec tego rodzaju sytuacjom.

Zgoda musi odpowiadać wszystkim wymogom przewidzianym zarówno w RODO, jak i w przepisach Kodeksu pracy. W szczególności w przypadku danych szczególnie chronionych, dane osobowe będą mogły być przetwarzane wyłącznie wtedy, gdy przekazanie tych danych osobowych następuje z inicjatywy osoby ubiegającej się o zatrudnienie lub pracownika (w przeciwieństwie do przetwarzania danych zwykłych, które mogą być pozyskiwane z inicjatywy pracodawcy, pracownika lub osoby ubiegającej się o zatrudnienie).

Aby zgoda kandydata/pracownika była wiążąca, musi mieć następujące cechy:

● powinna być dobrowolna,

● musi być konkretna,

● powinna być złożona świadomie,

● powinna być wyrażona swobodnie,

● musi być wyraźna,

● musi istnieć możliwość jej wycofania,

● forma jej wyrażenia może być dowolna: oświadczenie lub wyraźne działanie potwierdzające.

Ponadto administrator danych musi umieć wykazać, że uzyskał zgodę na przetwarzanie danych osobowych,

Jednocześnie ustawodawca zastrzega, że brak zgody lub jej wycofanie nie mogą być podstawą niekorzystnego traktowania osoby ubiegającej się o zatrudnienie lub pracownika, a także nie mogą powodować wobec nich jakichkolwiek negatywnych konsekwencji. Przede wszystkim nie mogą stanowić przyczyny uzasadniającej odmowę zatrudnienia, wypowiedzenie umowy o pracę lub jej rozwiązanie bez wypowiedzenia przez pracodawcę.

Nowe przepisy regulują także przetwarzanie w stosunkach pracowniczych tzw. danych wrażliwych. Zgodnie z nimi, zgoda osoby ubiegającej się o zatrudnienie lub pracownika może stanowić podstawę przetwarzania przez pracodawcę danych osobowych wrażliwych, o których mowa w art. 9 ust. 1 RODO (danych m.in. o pochodzeniu rasowym, stanie zdrowia czy danych biometrycznych), wyłącznie w przypadku, gdy przekazanie tych danych osobowych następuje z inicjatywy osoby ubiegającej się o zatrudnienie lub pracownika. Również w tym przypadku brak zgody lub jej wycofanie nie może być podstawą niekorzystnego traktowania osoby ubiegającej się o zatrudnienie lub pracownika, a także nie może powodować wobec nich jakichkolwiek negatywnych konsekwencji. Przede wszystkim nie może stanowić przyczyny uzasadniającej odmowę zatrudnienia, wypowiedzenie umowy o pracę lub jej rozwiązanie bez wypowiedzenia przez pracodawcę.

Oprócz tego przetwarzanie danych biometrycznych pracownika jest dopuszczalne także wtedy, gdy podanie takich danych jest niezbędne ze względu na kontrolę dostępu do szczególnie ważnych informacji, których ujawnienie może narazić pracodawcę na szkodę, lub dostępu do pomieszczeń wymagających szczególnej ochrony.

Przykład

Pracodawca stosuje system rejestracji przyjść i wyjść na teren zakładu pracy za pomocą odcisków linii papilarnych. Zgodnie z nowymi przepisami, taka praktyka będzie zawsze dopuszczalna za zgodą pracownika. W poprzednim stanie prawnym Urząd Ochrony Danych Osobowych wypowiadał się przeciwko takiej możliwości, nawet gdyby odbywało się to za zgodą pracownika.

Do przetwarzania tzw. wrażliwych danych osobowych mogą być dopuszczone wyłącznie osoby posiadające pisemne upoważnienie do przetwarzania takich danych, wydane przez pracodawcę. Osoby dopuszczone do przetwarzania takich danych są zobowiązane do zachowania ich w tajemnicy.

Upoważnienie do przetwarzania danych osobowych powinno być zawsze połączone z zobowiązaniem do zachowania poufności przekazywanych danych.

Ocena zmian

Omawiana zmiana jest w pewnym zakresie niekorzystana dla pracodawców. W jej wyniku mogą oni bowiem żądać od kandydatów do pracy mniej danych niż dotychczas. Po zmianie przepisów nie można już bowiem żądać od kandydata do pracy imion rodziców czy adresu zamieszkania. Natomiast danych dotyczących wykształcenia, kwalifikacji zawodowych i przebiegu dotychczasowego zatrudnienia pracodawca żąda tylko wtedy, gdy jest to niezbędne do wykonywania pracy określonego rodzaju lub na określonym stanowisku. Dotychczas natomiast od każdej osoby ubiegającej się o pracę mógł wymagać danych dotyczących wykształcenia czy przebiegu zatrudnienia. Po zmianie przepisów na pewno będzie problemem ustalenie, czy żądanie przez pracodawcę danych dotyczących wykształcenia, kwalifikacji zawodowych i przebiegu dotychczasowego zatrudnienia jest uzasadnione. Korzystna dla pracodawców jest natomiast możliwość przetwarzania innych danych osobowych niż wskazane w przepisach Kodeksu pracy za zgodą osoby ubiegającej się o zatrudnienie lub za zgodą pracownika. Do tej pory nie było szczególnych regulacji w tym zakresie. Taka zgoda może stanowić podstawę przetwarzania przez pracodawcę danych osobowych wrażliwych np. danych biometrycznych. Dotychczas natomiast przetwarzanie danych biometrycznych było jedynie dopuszczalne wtedy, gdy podanie takich danych było niezbędne ze względu na kontrolę dostępu do szczególnie ważnych informacji, których ujawnienie może narazić pracodawcę na szkodę, lub dostępu do pomieszczeń wymagających szczególnej ochrony.

PODSTAWA PRAWNA:

● art. 4 ustawy z 21 lutego 2019 r. o zmianie niektórych ustaw w związku z zapewnieniem stosowania rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz.U. z 2019 r. poz. 730);

● art. 22¹-22^1b ustawy z 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy (j.t. Dz.U. z 2018 r. poz. 917; ost.zm. Dz.U. z 2019 r. poz. 730);

● art. 9-10 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz.Urz. UE L z 2016 r. Nr 119, s. 1; ost.zm. Dz.Urz. UE L z 2018 r. Nr 127, s. 2).

Artykuł niniejszy jest fragmentem publikacji: RODO 2019. Plusy i minusy zmian od 4 maja