Outsourcing funkcji personalnych sposobem na kryzys

Klimek-Michno Katarzyna
rozwiń więcej
Wydzielenie funkcji personalnych na zewnątrz może pomóc firmie w redukcji kosztów i przydać się szczególnie w czasach spowolnienia gospodarczego. Nie powinno to być jednak jedynym powodem, dla którego wybierzemy takie rozwiązanie.

Zlecanie zewnętrznym firmom zadań, za które do tej pory odpowiedzialne były wewnętrzne działy kadr, i wynajmowanie ekspertów do realizacji danego projektu w miejsce zatrudnianych na stałe pracowników ds. HR staje się coraz bardziej popularne. Świadczą o tym statystyki. Jak pokazują badania przeprowadzone przez firmę IDC na zlecenie ADP Polska, rok do roku o 10 proc. rośnie rynek outsourcingu w obszarze kadrowo-płacowym. W 2009 roku wartość rynku outsourcingu w tym zakresie oceniana była na 304 mln zł. Natomiast z międzynarodowego badania przeprowadzonego w 2010 roku przez Heliview Research na zlecenie ADP (wśród firm liczących od 50 do 2,5 tys. pracowników) wynika, że w Polsce największym zainteresowaniem cieszy się outsourcing w zakresie szkoleń i rozwoju (korzysta z niego 29 proc. podmiotów) oraz w zakresie BHP (25 proc.). Popularny jest także outsourcing w obszarze rekrutacji – 19 proc. firm korzysta z takiego rozwiązania. Z kolei usługa naliczania płac cieszy się powodzeniem u 10 proc. badanych respondentów. Najrzadziej firmy decydują się na outsourcing usługi: zarządzanie wynikami – jedynie 4 proc. przedsiębiorstw. W tym samym badaniu respondenci zapytani zostali o plany w zakresie outsourcingu funkcji HR. Wyniki okazały się niezwykle obiecujące, gdyż aż 40 proc. firm aktualnie wydzielających na zewnątrz co najmniej jedną funkcję HR rozważa w ciągu 1–2 lat rozszerzenie firmy na kolejne funkcje. Natomiast wśród firm jeszcze niekorzystających z outsourcingu HR aż 48 proc. planuje jego wprowadzenie.

– Rynek outsourcingu cały czas się dynamicznie rozwija. Najchętniej wybierają takie rozwiązanie firmy z zagranicznym kapitałem, ale wśród rodzimych firm również widać coraz większe zainteresowanie. Polscy pracodawcy przekonują się do tego rodzaju usług – mówi Iwona Kubeczek, business development manager w ADP Polska i ekspert Instytutu Outsourcingu, dodając, że zalet outsourcingu jest wiele: wiedza ekspercka i doświadczenie, dostęp do nowoczesnych technologii, jakość i terminowość, odpowiedzialność po stronie dostawcy usługi oraz efekt skali, który pozwala na optymalizację kosztów przy jednoczesnym zachowaniu wysokiego poziomu realizowanych usług.

Bez względu na wielkość

Mimo że z outsourcingu korzystają często większe przedsiębiorstwa czy też korporacje z zagranicznym kapitałem, specjaliści twierdzą, że taki system z powodzeniem może się również sprawdzić w rodzimych małych i średnich przedsiębiorstwach. – Mniejsza firma wielokrotnie nie może sobie finansowo pozwolić na zainwestowanie w nowoczesne technologie i wdrożenie kosztownego systemu informatycznego, zatrudnienie na etat doświadczonych specjalistów czy wykonanie drogiej ekspertyzy. Firmy outsourcingowe oferują gotowe, wypracowane rozwiązania i posiadają certyfikaty bezpieczeństwa – przekonuje Iwona Kubeczek.

To, ile zaoszczędzimy, korzystając z outsourcingu funkcji personalnych, jest kwestią indywidualną i zależy od specyfiki firmy oraz wybieranych usług i ich skali.

– W przypadku jednej firmy oszczędności mogą sięgać nawet 50 proc., w przypadku innej będą porównywalne ze stanem wyjściowym, gdy w firmie funkcjonował tradycyjny dział HR, jednak wartością dodaną okaże się na przykład wyższa jakość, bezpieczeństwo i utajnienie danych czy optymalizacja procesów wewnątrz firmy – mówi Iwona Kubeczek. Niektóre czynniki pozostają niemierzalne lub trudne do wycenienia. W liczbach trudno określić m.in., ile zyskamy dzięki dobrze rekrutowanemu i odpowiednio dobranemu do stanowiska pracy kandydatowi. Albo jeśli mamy lepszy dzięki outsourcingowi system kadrowo-płacowy, znikają problemy np. w postaci nadpłat czy niedopłat wynagrodzeń, z którymi wcześniej firma się borykała.

– W czasach spowolnienia gospodarczego szczególnie cenną zaletą dla pracodawców może być możliwość zmiany kosztów stałych na zmienne. Gwarantuje to outsourcing usług HR, który pozwala na elastyczność. Płacimy za usługę wówczas, gdy z niej korzystamy. Nie musimy utrzymywać cały czas działu i stanowisk pracy – tłumaczy Iwona Kubeczek.


Optymalizacja kosztowa

Bartosz Wieczorek z firmy doradztwa personalnego Advisory Group TEST Human Resources zaznacza, że kryzys gospodarczy sprzyja rozwiązaniom nastawionym na cięcie kosztów, a rozwiązania outsourcingowe wychodzą temu naprzeciw, będąc jednocześnie kompleksowymi i efektywnymi, gdyż specjalizują się w danym obszarze.

– Optymalizacja kosztowa związana z zatrudnieniem jest w stanie przynieść od 3 do nawet 18 proc. oszczędności od całości kosztów personalnych ponoszonych przez firmę. Przykładem takich działań jest badanie absencji chorobowych, które stanowią ogromny koszt prowadzenia przedsiębiorstw w Polsce – tylko w 2010 roku polscy pracodawcy na ich sfinansowanie przeznaczali ponad 23 mld zł. Ten koszt można w wydajny sposób zniwelować poprzez analizę przyczyn masowego chodzenia na zwolnienia chorobowe przez pracowników. Dzięki temu możliwe jest poprawienie warunków pracy, tak aby wyeliminować czynniki będące źródłem zachorowań – twierdzi Krzysztof Inglot, dyrektor Działu Rozwoju Rynków w agencji HR – Work Service, która do tej pory świadczyła usługi dla ponad 2 tysięcy przedsiębiorstw.

Zdaniem Krzysztofa Inglota, outsourcing może zdać egzamin również w przypadku niewielkich przedsiębiorstw, które dzięki temu mogą zredukować koszty personalne, a jednocześnie skupić się na rozwijaniu własnego biznesu.

– W sytuacji gdy firma zatrudnia od 20 do 25 pracowników i spodziewany jest dalszy jej rozwój, warto się zwrócić o pomoc w zarządzaniu procesami HR – zaznacza przedstawiciel Work Service.

Restrukturyzacja procesów

Kiedy jeszcze sprawdzają się tego typu rozwiązania? Pracodawcy nie mają wątpliwości: w czasach obniżonego popytu. – Popyt na stal w Europie w dalszym ciągu utrzymuje się na poziomie ok. 75 proc. zapotrzebowania sprzed kryzysu i nic nie wskazuje na to, żeby koniunktura w najbliższym czasie powróciła do poziomu z 2008 roku – mówi Andrzej Wypych, dyrektor personalny i członek zarządu firmy ArcelorMittal Poland, która korzysta z usług outsourcingowych. – Musimy również optymalizować koszty, aby dopasować je do aktualnego, obniżonego poziomu produkcji. Zatem musimy być elastyczni. Ta elastyczność dotyczyć musi również poziomu zatrudnienia. Z tego właśnie powodu zdecydowaliśmy się na outsourcing stanowisk związanych z funkcjami pomocniczymi, a więc takimi, na których praca nie wymaga długiego okresu przeszkolenia, a i proces rekrutacyjny nie jest rozciągnięty w czasie.

Jak zauważa Agnieszka Jarecka, szefowa działu HR w firmie Capgemini Polska, główną zaletą korzystania z outsourcingu, w tym również funkcji HR, jest możliwość sięgnięcia po doświadczenie specjalistów z danej dziedziny i skoncentrowanie się na kluczowych działaniach biznesowych.

– Przenosząc procesy HR od naszych klientów do naszych oddziałów, centralizujemy, restrukturyzujemy i ujednolicamy procesy obowiązujące w ramach różnych krajów, co bezpośrednio przekłada się na ich efektywność i obniżenie kosztów – podkreśla przedstawicielka Capgemini – firmy świadczącej usługi outsourcingu procesów biznesowych (BPO), której klientami są międzynarodowe korporacje obsługiwane przez biura w Polsce, Indiach, Brazylii, Chinach, Kanadzie, Chile, Gwatemali oraz Australii.

– Dodatkowo dzięki korzyściom skali możemy inwestować w szkolenia i rozwój zawodowy naszych pracowników, co ma pozytywny wpływ na wysoką jakość naszych usług – twierdzi Agnieszka Jarecka, dodając, że poziom usług oraz podział odpowiedzialności jest jasno określony w kontrakcie, a realizacja wskaźników jakościowych jest monitorowana i raportowana co miesiąc w odniesieniu do danych historycznych.


Outsourcing miękkiego HR

O tym, że popyt na usługi outsourcingowe ciągle rośnie, świadczy liczba zatrudnianych pracowników. Przykładowo, w polskim oddziale firmy Capgemini załoga podwoiła się w ostatnich pięciu latach. Obecnie zatrudnionych jest tutaj ponad 4,6 tys. pracowników. Cały czas prowadzone są rekrutacje. Do zespołów zajmujących się outsourcingiem poszukiwane są przede wszystkim osoby z bardzo dobrą znajomością języków obcych oraz doświadczeniem w danej dziedzinie. – Nasze doświadczenia pokazują, że outsourcing funkcji personalnej sprawdza się nie tylko w przypadku kadr i płac, lecz także w odniesieniu do tzw. miękkiego HR, czyli m.in. rekrutacji i szkoleń – mówi Monika Bar z firmy Aon Hewitt, która jest światowym liderem w zakresie doradztwa i rozwiązań outsourcingowych w obszarze zarządzania kapitałem ludzkim. Z obserwacji Aon Hewitt wynika, że takie rozwiązanie ma szczególnie duże znaczenie dla organizacji, które posiadają rozbudowaną strukturę pod względem funkcjonalnym, jak też geograficznym.

– Outsourcing funkcji personalnej pozwala na optymalizację zarówno kosztów, jak i procesów, co przekłada się na poprawę ich jakości, efektywności oraz możliwości większego monitoringu przez organizację. Dzięki temu nasi klienci mogą się skupić na swojej działalności podstawowej oraz strategicznej funkcji HR w organizacji. Pracownicy klienta zyskują natomiast łatwiejszy i szybszy dostęp do potrzebnych im informacji, znacząco podnosi się również standard obsługi klienta wewnętrznego – tłumaczy Monika Bar.

Centra usług – nowy trend

Oprócz firm specjalizujących się w outsourcingu usług, czyli BPO (Business Process Outsourcing), powstają też centra usług wspólnych (Shared Services Centres). Na wydzielenie w ramach swojej struktury takich wewnętrznych jednostek decyduje się coraz więcej pracodawców. Szczególnie w międzynarodowych korporacjach tworzenie SSC staje się dzisiaj trendem. Usługi są świadczone dla wielu oddziałów tej samej firmy, co sprzyja redukcji kosztów.

– Budowanie SSC to strategiczna decyzja dla firmy. Wymaga rzetelnej analizy tzw. business case, w ramach której firma bierze pod uwagę różne aspekty: analizę finansową, wpływ na procesy wewnętrzne i zasoby ludzkie, przygotowanie systemów IT, korzyści i ryzyka, możliwą lokalizację centrum związaną m.in. z dostępem do odpowiednich kompetencji – wylicza Tina Sobocińska, HR business partner ds. funkcji globalnych w firmie Schneider Electric, która buduje swoją strategię, opierając się na rozwoju centrów usług wspólnych m.in. dla finansów i administracji procesami HR, a w przypadku naliczania płac w niektórych krajach korzysta z outsourcingu.

Zdaniem Tiny Sobocińskiej, centra usług wspólnych mogą przynieść firmie wiele korzyści, m.in. satysfakcję klienta, za którą stoi wysoka jakość procesów wynikająca z ich standaryzacji i automatyzacji oraz ciągłego doskonalenia, profesjonalny zespół pracowników dysponujących wiedzą i doświadczeniem, zlokalizowany w jednym miejscu oraz zmniejszone koszty wynikające nie tylko z przeniesienia części operacji do bardziej efektywnych kosztowo lokalizacji, lecz także z ciągłej optymalizacji i automatyzacji. – Wewnętrzne lub zewnętrzne centra przejmują obsługę procesów administracyjnych, dzięki czemu tzw. business partnerzy mogą być bliżej biznesu, np. HR business partnerzy, finance business partnerzy, i wspierać menedżerów w realizacji strategii firmy, poprzez np. strategiczne doradztwo, coaching, proponowanie rozwiązań i polityk, zarządzanie zmianą, zajmując się relacjami pracowniczymi czy długoterminowym planowaniem i zapewnianiem odpowiednich dla biznesu kompetencji – wylicza Tina Sobocińska.


Czy outsourcing może mieć jakieś minusy? – Przeprowadziliśmy dla nas samych analizę SWOT i oczywiście znaleźliśmy też słabe strony takiego rozwiązania – opowiada Renata Zagórda, menedżer HR w firmie PPG Industries, która posiada swoje centrum usług wspólnych. – Dla organizacji z kilkoma lokalizacjami na terenie Polski i dostępność geograficzna jest słabsza, i czas reakcji wydłużony – nie idziemy do drugiego pokoju, ale jedziemy na drugi kraniec Polski. Mniejszy jest też bezpośredni kontakt z pracownikami, menedżerami, bo tego kontaktu nie zastąpią inne formy komunikacji. Bywa też, że poszczególne lokalizacje uważają, że innym poświęca się więcej uwagi, szczególnie mniejsze identyfikowanie się z lokalną organizacją jest podnoszone przez te organizacje, które wcześniej miały wewnętrzne działy na wyłączność.

Równocześnie jako zalety rozwiązania typu SSC Renata Zagórda uznaje m.in. komfort posiadania jednego punktu kontaktu i szerokiego spojrzenia na biznes. Jej zdaniem, taki model sprawdza się też w przypadku miękkiego HR. Centrum, dla którego pracuje, posiada także dział szkoleń i rozwoju. – U nas świetnie to funkcjonuje, być może jest to odpowiednia skala organizacji, oczywiście fantastyczni specjaliści – przyznaje Renata Zagórda.

Referencje i case study

Czym kierować się przy wyborze wykonawcy usługi outsourcingowej? Zdaniem specjalistów ważne są referencje, opinie innych klientów i dotychczasowe doświadczenie na rynku. Iwona Kubeczek z ADP Polska sugeruje, by przed podjęciem decyzji dokładnie oszacować wspólnie z firmą outsourcingową koszty, zrobić symulację wydatków, które będziemy ponosić po przejściu na outsourcing, w porównaniu z tradycyjnym, wewnętrznym modelem. Takie case study pozwoli ocenić realnie sytuację.

– Zdarza się, że pracodawcy w pewnym momencie wycofują się z outsourcingu, bo właśnie niewłaściwie oszacowali koszty lub też wybrali rozwiązanie, które okazało się źle dopasowane do potrzeb ich firmy. W większości przypadków jednak, gdy pracodawca raz zdecyduje się na outsourcing, to kontynuuje takie rozwiązanie – mówi Iwona Kubeczek.

Redukcja kosztów może być jednym z powodów, dla których zdecydujemy się na zlecenie firmie outsourcingowej zadań z zakresu HR. Zdaniem ekspertów, nie powinien być to jednak jedyny wyznacznik. – Jeśli ktoś nie widzi innych zalet poza finansowymi, to lepiej, żeby poszukał takiego rozwiązania czy dostawcy, który przyniesie nową jakość – sugeruje ekspert Instytutu Outsourcingu. Warto więc zadać sobie pytanie: co jeszcze zyskamy, jaką nieekonomiczną wartość będzie miało takie rozwiązanie? Czy na przykład outsourcing kadr pozwoli na optymalizację procesów wewnętrznych, czy też skorzystanie z nowoczesnych rozwiązań, np. portalu samoobsługi pracowniczej?

Przemyślana musi być również decyzja o powołaniu do życia centrum usług wspólnych. – Niebezpieczne byłoby rozważanie tworzenia tego typu centrum lub korzystania z outsourcingu w dobie kryzysu na rynku, kierując się przede wszystkim aspektem kosztowym – zaznacza Tina Sobocińska, podkreślając, że zmiana, jaką wywołuje taka decyzja, jest długofalowa i wymaga w pierwszym etapie inwestycji, np. w zasoby ludzkie czy systemy IT.

– Bardzo często wpływa również na inne obszary firmy, na zmiany systemów pracy, procesów, obsługę pracowników czy klientów. Przykładem może być tworzenie centrum usług wspólnych dla HR z centrum obsługi pracowników w innym miejscu niż jednostka, w której pracują menedżerowie i pracownicy. Pewnego dnia, by otrzymać odpowiedź na swoje pytanie dotyczące np. urlopu, pracownik zamiast przyjść do pokoju HR, kontaktuje się telefonicznie lub e-mailowo z centrum w odległej lokalizacji. Takie rozwiązania wiążą się więc z zupełnie nowym modelem biznesowym – podsumowuje Tina Sobocińska.

Kadry
W 2025 r. ochrona przed zwolnieniem pracownika w wieku przedemerytalnym
06 wrz 2024

Również w 2025 r. pracownikom w wieku przedemerytalnym będzie przysługiwała ochrona przed zwolnieniem z pracy. Opisujemy kto i kiedy podlega ochronie przez rozwiązaniem umowy o pracę w 2025 r.

Świadczenie motywacyjne w 2025 r.: kwota miesięcznie i za ile lat
06 wrz 2024

Co to jest świadczenie motywacyjne? Komu należy się dodatek motywacyjny? Kto nie dostanie dodatku motywacyjnego? Opisujemy jakie będą zasady w 2025 r.

Nadal 3000 zł kary grzywny za niezatrudnienie kandydata na pracownika. Wszystko wskazuje na to, że w 2025 r. będą takie same kary
06 wrz 2024

Również w 2025 r. pracodawcy mają się czego obawiać, bo do inspekcji pracy ciągle trafiają przypadki dyskryminacji przy nawiązywaniu stosunku pracy i rozmowach rekrutacyjnych. Będą kontrole również w 2025 r. Pracodawca może być ukarany karą nawet w wysokości 3000 zł. A wszystko dotyczy tylko kandydatów na pracowników.

Wcześniejsza emerytura nauczycielska od 1 września 2024 - zmiany już obowiązują
06 wrz 2024

Wcześniejsza emerytura nauczycielska od 1 września 2024 - zmiany już obowiązują! Po ilu latach pracy należy się nowa emerytura dla nauczycieli? Ile lat można mieć przechodząc na emeryturę nauczycielską? Kiedy nauczyciel musi złożyć wniosek o wcześniejszą emeryturę?

Urlop opiekuńczy. Kto może starać się o dodatkowe 5 dni w 2025 r.?
06 wrz 2024

Co to jest urlop opiekuńczy? Kto może skorzystać z urlopu opiekuńczego? Czy urlop opiekuńczy jest płatny? Ile dni wynosi urlop opiekuńczy? Jak załatwić urlop opiekuńczy?

PFRON wyjaśnia: Dwa kroki w przedłużaniu ważności orzeczeń o niepełnosprawności [30 września 2024 r.]
06 wrz 2024

Co trzeba zrobić w PFRON, aby dalej ubiegać się o dofinansowanie do wynagrodzeń lub refundację składek ZUS/KRUS? Są dwa kroki dla dwóch osobnych wariantów. Pierwszy to niepełnosprawny przedsiębiorca (albo rolnik), drugi wariant obejmuje przedsiębiorcę zatrudniającego osoby niepełnosprawne.

Termin udzielenia zaległego urlopu wypoczynkowego. Czy ten termin zawsze mija 30 września?
06 wrz 2024

Pracownik powinien wykorzystać urlop wypoczynkowy w tym roku kalendarzowym, w którym mu przysługuje. Urlop niewykorzystany staje się urlopem zaległym. Termin udzielenia zaległego urlopu mija 30 września następnego roku kalendarzowego. Jednak w pewnych sytuacjach zaległego urlopu pracodawca może udzielić do 31 grudnia następnego roku.

35-godzinny tydzień pracy i 36 dni urlopu wypoczynkowego. Takie przepisy już obowiązują
05 wrz 2024

Trwa narodowa dyskusja nad wprowadzeniem skróconego tygodnia pracy. Jednak już są pracownicy, których obowiązuje 35-godzinny tydzień pracy. Ponadto mają oni prawo do dłuższego urlopu wypoczynkowego w wymiarze nawet 36 dni. O kogo chodzi?

Dwa nowe świadczenia dla pracujących rodziców dzieci do 3 roku życia! Wnioski już od 1 października 2024 roku
05 wrz 2024

Od dnia 1 października 2024 roku można składać wnioski o dwa nowe świadczenia dla pracujących rodziców małych dzieci. Aktywni rodzice w pracy i aktywnie w żłobku można otrzymać na dziecko od 1 do 3 roku życia. Jakie jeszcze warunki trzeba spełnić?

ZUS: Kolejne terminy wypłaty czternastych emerytur
05 wrz 2024

W piątek, 6 września, ZUS wypłaci kolejną transzę tzw. czternastej emerytury. W całym kraju dodatkowe świadczenia otrzyma ponad 1,1 mln osób na łączną kwotę przeszło 1,6 mld zł. W jakich terminach czternaste emerytury otrzymają pozostali świadczeniobiorcy?

pokaż więcej
Proszę czekać...