Swoboda decyzji pracodawcy dotyczy możliwości ukarania. Zastosowanie kary porządkowej oraz procedura jej nakładania nie pozwala już pracodawcy na dowolność. Jak zatem ukarać pracownika, by odbyło się to w zgodzie z prawem?
Przyczyna ukarania
Zgodnie z art. 108 kodeksu pracy za nieprzestrzeganie przez pracownika ustalonej organizacji i porządku w procesie pracy, przepisów bezpieczeństwa i higieny pracy, przepisów przeciwpożarowych, a także przyjętego sposobu potwierdzania przybycia i obecności w pracy oraz usprawiedliwiania nieobecności w pracy, pracodawca może stosować karę upomnienia i karę nagany. Za nieprzestrzeganie przez pracownika przepisów bezpieczeństwa i higieny pracy lub przepisów przeciwpożarowych, opuszczenie pracy bez usprawiedliwienia, stawienie się do pracy w stanie nietrzeźwości lub spożywanie alkoholu w czasie pracy – pracodawca może również stosować karę pie- niężną.
Ponieważ przepis art. 108 k.p. nie jest zbyt precyzyjny, przyczyny ukarania pracownika powinny być sprecyzowane w regulaminie pracy lub układzie zbiorowym poprzez dookreślenie obowiązków pracownika związanych z organizacją i porządkiem w procesie pracy (art. 104 § 2 k.p.).
Rodzaje kar
Katalog sankcji porządkowych obejmuje kary niemajątkowe, do których należy upomnienie i nagana oraz karę majątkową – karę pieniężną. Kary niepieniężne mają szerszy zakres zastosowania niż kara pieniężna.
Kary niepieniężne godzą w dobra osobiste pracownika, szczególnie godność, zaś pieniężna ma ponadto być odczuwalna w sferze majątkowej pracownika.
Stosowanie innych kar porządkowych stanowi wykroczenie przeciwko prawom pracownika (art. 281 pkt 4 k.p.). Pracodawca ma natomiast możliwość zastosowania odstępstw od przyjętych reguł, pod warunkiem że są one bardziej korzystne dla pracownika niż określone w kodeksie pracy (zgodnie z art. 18 k.p.). Jako przykład można wskazać możliwość zastosowania wobec pracownika kary pieniężnej w wysokości niższej niż wynikająca z art. 108 § 3 k.p.
Procedura stosowania kar porządkowych
W kodeksie pracy określono dwa terminy, w ciągu których może nastąpić ukaranie pracownika – do dwóch tygodni od powzięcia wiadomości o naruszeniu obowiązku pracowniczego i do trzech miesięcy od dopuszczenia się tego naruszenia.
Oba terminy mają charakter terminów zawitych, co oznacza, że po ich upływie wygasa uprawnienie pracodawcy do zastosowania kary, zaś jej nałożenie jest bezprawne.
Termin dwutygodniowy rozpoczyna swój bieg od chwili, gdy wiadomość o naruszeniu obowiązku pracowniczego podjął pracodawca lub inna osoba upoważniona do stosowania kar lub zobligowana do nadzoru nad pracownikiem, w tym do przestrzegania przez pracownika organizacji i porządku pracy.
Etap I – wysłuchanie
Kara może być zastosowana tylko po uprzednim wysłuchaniu pracownika.
Wysłuchanie pracownika wymaga od pracodawcy zachowania ustnego sposobu przyjęcia do wiadomości wyjaśnień pracownika. Pracownik w tej właśnie formie ma najpełniejsze możliwości wyjaśnienia kwestii spornych, jakie ewentualnie uzasadniają następcze nałożenie kary porządkowej. W tym celu pracodawca powinien stworzyć warunki niezbędne do ustnego wysłuchania pracownika. Pracownik może jednak ograniczyć się do złożenia stosownych wyjaśnień na piśmie, ale może również w ogóle nie skorzystać ze swojego pracowniczego uprawnienia. Każdy z tych sposobów zachowania się pracownika będzie równoznaczny z zachowaniem przez pracodawcę obligatoryjnego wymagania z art. 109 § 2 k.p., w postaci koniecznego uprzedniego wysłuchania pracownika przed zastosowaniem kary porządkowej. Sytuacji tej nie można odwrócić, albowiem pracodawca – jako podmiot zobowiązany do uprzedniego wysłuchania pracownika według treści art. 109 § 2 k.p. – nie może decydować o sposobie czy formie skorzystania przez pracownika z jego ustawowego uprawnienia do wysłuchania go przed zastosowaniem kary porządkowej (wyrok SN z 16 czerwca 1999 r., I PKN 114/99).
Obowiązek wysłuchania pracownika nie oznacza obowiązku osobistego wysłuchania przez pracodawcę. Nie narusza art. 109 § 2 k.p. wysłuchanie pracownika przez inną wyznaczoną do tego osobę niż uprawniona do wymierzenia kary porządkowej (wyrok SN z 9 kwietnia 1998 r., I PKN 45/98).
Jeżeli z powodu nieobecności w zakładzie pracy pracownik nie może być wysłuchany, bieg dwutygodniowego terminu nie rozpoczyna się, a rozpoczęty ulega zawieszeniu do dnia stawienia się pracownika do pracy. Po ustaniu przyczyny zawieszenia pozostała część dwutygodniowego terminu biegnie od dnia stawienia się pracownika w pracy.
Ponieważ w kodeksie nie przewidziano zawieszenia biegu trzymiesięcznego terminu, należy podkreślić, że nieobecność pracownika przez okres trzech miesięcy uniemożliwia nałożenie kary.
Etap II – podjęcie decyzji
Po wysłuchaniu pracownika pracodawca powinien podjąć decyzję, czy ukarać pracow- nika.
Etap III – zawiadomienie o ukaraniu
Po podjęciu tej decyzji kolejnym etapem jest zawiadomienie pracownika na piśmie o zastosowanej karze wraz ze wskazaniem rodzaju naruszenia obowiązku pracowniczego, daty jego popełnienia oraz pouczeniem o możliwości zgłoszenia sprzeciwu i terminie jego wniesienia.
Zastosowanie kary następuje w chwili podpisania pisma o ukaraniu, gdyż wtedy decyzja – wewnętrzna wola przełożonego o ukaraniu otrzymuje swój zewnętrzny, formalny wyraz. Natomiast z punktu widzenia skutków takiej decyzji dla pracownika (art. 110 i art. 112 § 1 k.p.) istotne znaczenie ma chwila zawiadomienia go na piśmie o zastosowanej karze wraz ze wskazaniem rodzaju naruszenia obowiązków pracowniczych i dacie tego naruszenia oraz o możliwości zgłoszenia sprzeciwu (wyrok SN z 4 marca 1999 r., I PKN 605/98).
Chwila zawiadomienia pracownika o ukaraniu następuje zarówno wtedy, gdy pracownikowi faktycznie zostaje wręczone określone pismo, jak i wówczas gdy, wiedząc, że zawiera ono informacje o jego ukaraniu, odmawia jego przyjęcia. Zawiadomienie o ukaraniu powinno nastąpić w formie pisemnej. Natomiast nałożenie kary może nastąpić w formie dowolnej.
Wskazując rodzaj naruszonych obowiązków, pracodawca powinien podać konkretny czyn, jakiego dopuścił się pracownik. Za niewystarczające należy uznać wskazanie jedynie rodzaju obowiązków, jakie naruszono. W zawiadomieniu pracodawca może także podać uzasadnienie swojej decyzji. Istotną rolę nadal odgrywa jednak sentencja.
Zawiadomienie o ukaraniu powinno zawierać pouczenie o prawie i terminie wniesienia sprzeciwu. Brak pouczenia oznacza, że bieg terminu do złożenia sprzeciwu nie rozpoczyna się. W razie prawidłowego pouczenia bieg terminu rozpoczyna się, a niezachowanie przewidzianego terminu przez pracownika nawet bez jego winy nie daje podstaw do jego przywrócenia.
Procedura „odwoławcza” pracownika
Jeżeli zastosowanie kary nastąpiło z naruszeniem przepisów prawa, pracownik może w ciągu siedmiu dni od dnia zawiadomienia go o ukaraniu wnieść sprzeciw. Kodeks pracy nie zawiera wymogów odnośnie do formy sprzeciwu, jednak uzasadniona wydaje się forma pisemna celem wykazania, że złożenie sprzeciwu nastąpiło.
Sprzeciw należy wnieść do pracodawcy. Jest to pierwszy etap postępowania wewnątrzzakładowego, którego pracownik nie może pominąć. Wystąpienie pracownika do sądu z powództwem o uchylenie bezprawnie nałożonej kary porządkowej może nastąpić tylko po wyczerpaniu postępowania wewnątrzzakładowego, to jest po wniesieniu w terminie sprzeciwu do pracodawcy (wyrok SN z 7 kwietnia 1999 r., I PKN 644/98).
Po otrzymaniu sprzeciwu pracodawca może go uwzględnić lub też odrzucić.
Uwzględniając sprzeciw, pracodawca nie musi informować o tym pracownika, zgodnie bowiem z przepisami kodeksu pracy, nieodrzucenie sprzeciwu w ciągu 14 dni od dnia jego wniesienia jest równoznaczne z uwzględnieniem sprzeciwu.
Odrzucenie sprzeciwu
Odrzucając sprzeciw, pracodawca ma obowiązek zawiadomienia pracownika celem umożliwienia mu wytoczenia powództwa. Pracodawca dla uniknięcia skutku z art. 112 § 1 zdanie trzecie k.p. musi wykazać, że odrzucił sprzeciw pracownika ukaranego karą porządkową przed upływem 14 dni od jego wniesienia. Wymaganie to spełnia sporządzenie i wysłanie w tym terminie pisma odrzucającego sprzeciw pracownika (wyrok SN z 19 lutego 1999 r., I PKN 586/98). Zawiadomienie o odrzuceniu sprzeciwu od zastosowania kary porządkowej nie musi zawierać pouczenia o przysługującym pracownikowi prawie wystąpienia do sądu pracy o uchylenie zastosowanej kary porządkowej (wyrok SN z 9 maja 2000 r., I PKN 626/99).
Głos związków zawodowych
O uwzględnieniu lub odrzuceniu sprzeciwu decyduje pracodawca po rozpatrzeniu stanowiska reprezentującej pracownika zakładowej organizacji związkowej. Zakres tego obowiązku określa ustawa o związkach zawodowych w związku z art. 232 k.p. Potwierdził to Sąd Najwyższy w jednym z orzeczeń, uznając, iż okoliczność, że w zakładzie pracy nie działa zakładowa organizacja związku zawodowego, której pracownik jest członkiem, nie zwalnia pracodawcy z obowiązku rozpatrzenia, przed podjęciem decyzji o uwzględnieniu lub odrzuceniu sprzeciwu od zastosowania kary porządkowej (art. 112 § 1 zd. 2 k.p.), stanowiska reprezentującej pracownika międzyzakładowej organizacji związkowej (wyrok SN z 11 maja 1998 r., I PKN 422/98).
Wystąpienie do sądu
W razie otrzymania zawiadomienia o odrzuceniu sprzeciwu pracownik może w terminie 14 dni od dnia otrzymania zawiadomienia wystąpić do sądu pracy o uchylenie zastosowanej wobec niego kary. Sąd może oddalić powództwo pracownika lub w jego uwzględnieniu uchylić karę. Sąd nie ma natomiast uprawnienia do zmiany kary porządkowej. W razie uchylenia kary, karę uważa się za niebyłą, a odpis zawiadomienia o ukaraniu usuwa się z akt osobowych pracownika. Taki sam skutek następuje również po roku nienagannej pracy lub gdy pracodawca, z własnej inicjatywy lub na wniosek reprezentującej pracownika zakładowej organizacji związkowej, uzna karę za niebyłą przed upływem tego terminu. Uznanie kary za niebyłą oznacza, że pracodawca nie może się na fakt ukarania powoływać. Uznana za niebyłą kara upomnienia (art. 113 § 2 k.p.) nie może stanowić podstawy do zmniejszenia o 20 proc. nagrody z zakładowego funduszu nagród, przewidzianego w regulaminie tworzenia i podziału tego funduszu (uchwała SN z 17 marca 1986 r., III PZP 12/86).
UWAGA
Po wysłuchaniu pracownika pracodawca powinien sporządzić notatkę, odczytać ją pracownikowi i dać mu do podpisu. Ułatwi to w ewentualnym procesie wykazanie, że wysłuchano pracownika.
UWAGA
Wyczerpujące wskazanie rodzajów kar w kodeksie pracy oznacza, że pracodawca nie może stosować innych niż tych wynikających z regulacji kodeksowej.