Podstawową zasadą podczas planowania kursu językowego dla pracowników jest wnikliwe przyjrzenie się celom, jakie firma chce poprzez kurs osiągnąć, a także rzeczywistym potrzebom pracowników. Trzeba odpowiedzieć sobie na pytanie, jakie kompetencje językowe po ukończeniu kursu mają mieć zatrudnieni. Jeśli docelowo ich obowiązkiem będzie śledzenie na bieżąco doniesień na temat branży i trendów w zagranicznych serwisach informacyjnych, to trzeba wyraźnie zaznaczyć to podczas rozmów z lektorem. W takiej sytuacji musi on kłaść bezwzględny nacisk na czytanie ze zrozumieniem tekstów branżowych i poszerzanie słownictwa związanego z wykonywaną pracą. Jeśli natomiast firma planuje poszerzenie współpracy z zagranicznym partnerami, kurs powinien podnieść aktywne kompetencje językowe, takie jak pisanie, mówienie, a także rozumienie ze słuchu. Pracownicy będą bowiem kontaktować się ze swoimi kolegami za granicą, korzystając z różnych narzędzi – zarówno komunikacji e-mailowej, jak i telefonicznej.
Prezentacja celu
Po ustaleniu, do czego rzeczywiście będzie potrzebna znajomość angielskiego, należy poinformować pracowników o zamiarze przeprowadzenia kursu, przedstawić im korzyści związane z dodatkowym szkoleniem i w prosty sposób wytłumaczyć, co dzięki ich kompetencjom zyska firma oraz co oni sami będą mogli osiągnąć poprzez szkolenie. Bardzo często najlepszą motywacją jest uświadomienie pracownikom, że kurs językowy fundowany przez firmę to znakomita okazja do podniesienia swoich kompetencji, a także wartości na rynku pracy.
Inną skuteczną metodą motywacji, coraz częściej stosowaną przez firmy, jest podzielenie kosztów nauki pomiędzy pracowników i pracodawcę. W ten sposób na zajęcia uczęszczają tylko ci, którym rzeczywiście na nich zależy. Taka metoda sprawdza się jednak tylko wtedy, gdy nauka języka nie jest odgórnie narzuconym obowiązkiem – w przeciwnym razie dodatkowe opłaty wzbudziłyby tylko niezadowolenie pracowników.
Poziom kursu
Kolejnym krokiem powinno być ustalenie bazowych kompetencji językowych, jakimi dysponuje zespół. Wiedza ta przyda się przy dobieraniu poziomu kursu. Stanowczo odradzam dobieranie poziomu kursu „na oko”, tylko na podstawie deklaracji pracowników. Takie postępowanie kończy się zazwyczaj niepowodzeniem. Większość pracowników nie jest w stanie precyzyjnie określić swoich kwalifikacji – kierują się przeczuciem. To zazwyczaj sprawia, że albo przeceniają swoje umiejętności i podczas kursu nie radzą sobie z zadaniami lektora, albo odwrotnie – nudzą się podczas zajęć, bo zadeklarowali zbyt niską znajomość języka. W ten sposób bardzo szybko spada ich motywacja do nauki.
Dlatego niezbędne jest przeprowadzenie testu poziomującego, który precyzyjnie zbada znajomość angielskiego. Taką weryfikację można przeprowadzić samodzielnie lub poprzez szkołę językową. Testy są często modułowe i sprawdzają poszczególne umiejętności językowe, czyli słuchanie, rozumienie tekstów, mówienie i pisanie. Mogą być przeprowadzane niezależnie od siebie, łącznie lub w dowolnych konfiguracjach. Dla przykładu – jeśli firma planuje zorganizować kurs dla pracowników, którzy będą korzystać z angielskiego tylko podczas rozmów telefonicznych i pod tym kątem chce dobrać kurs, będzie mogła sprawdzić tylko umiejętność rozumienia ze słuchu i płynnego wysławiania się po angielsku, rezygnując z weryfikacji mniej potrzebnego na tego typu stanowiskach poprawnego pisania.
Jeśli okaże się, że w zespole są znaczne różnice, należy podzielić go na grupy. Nieprawidłowo dobrany poziom kursu jest najczęstszą niedogodnością zarówno dla pracowników biorących w nim udział, jak i lektora, który przygotowuje zajęcia.
Kontrola postępów
Mimo że mamy do czynienia z dorosłymi pracownikami, którzy powinni mieć świadomość korzyści związanych z bezpłatnym kursem językowym w ramach pracy, warto ustalić mierniki postępów w nauce i cyklicznie przeprowadzać testy sprawdzające. Jeśli pracodawca przeprowadził test poziomujący przed rozpoczęciem kursu, wie, z jakiego pułapu startują jego pracownicy i bardzo łatwo może zweryfikować ich postępy, przeprowadzając test ponownie. Sprawdzian postępów to także świetna motywacja do nauki.
Termin zajęć
Prozaicznym, ale bardzo istotnym czynnikiem podczas planowania kursu językowego dla pracowników jest ustalenie dogodnego terminu. Okazuje się, że kursanci, z którymi nie skonsultowano czasu zajęć, odbierają takie działania jako represywne.
Jeśli na przykład planujemy kurs na godziny poranne, podczas gdy pracownicy są przyzwyczajeni do stosunkowo późnego przychodzenia do pracy, to na pewno będą się na te zajęcia spóźniać, a nawet jeśli nie, to raczej nie będą z nich zadowoleni, co wpłynie na motywację. W takim wypadku skuteczniejsze będzie organizowanie kursu w godzinach popołudniowych. Jeśli natomiast specyfika pracy wymaga od pracowników stosunkowo wczesnego przychodzenia do biura, warto wykorzystać tę pierwszą godzinę właśnie na przeprowadzenie lekcji. Żelazną zasadą są jednak konsultacje z pracownikami i wspólne ustalanie dogodnych terminów. Nikt nie lubi być zmuszany do nauki.
Interesujące zajęcia
Przed zleceniem przeprowadzenia kursu danej szkole językowej lub lektorowi warto poprosić o możliwość przeprowadzenia lekcji próbnej. Większość szkół oferuje taką usługę. Firma powinna najpierw przekazać szkole informacje, o jaki kurs jej chodzi (np. akcentujący mówienie), tak żeby lektor mógł dobrze przygotować materiały i przemyśleć sposób prowadzenia zajęć. Dzięki lekcji próbnej można szybko i łatwo sprawdzić, czy zajęcia z danym lektorem nam odpowiadają. Po jej przeprowadzeniu warto szczerze porozmawiać z pracownikami i uzyskać pełną informację o tym, co im się w zajęciach podobało, a co nie. Może okazać się, że pierwsze wrażenie jest złe, bo lekcja była nudna. W takim wypadku warto poszukać alternatywy, bo nic tak nie demotywuje, jak mało interesujące zajęcia.