Kompleksowość jest związana m.in. z coraz szybszym tempem zmian, przeładowaniem informacyjnym, złożonością różnych grup docelowych oraz nowych postaw i nastawień pracowników. Ponad 1,5 tys. menedżerów największych światowych firm przebadanych przez Institute Business Value IBM w 2010 roku uznało ją za największe wyzwanie nadchodzącej dekady. Ponadto 79 proc. z nich uznało, że będzie się ona gwałtownie zwiększać w nadchodzącym czasie. Według badań mniej niż 50 proc. przebadanych menedżerów czuje się przygotowanych do poradzenia sobie z tym problemem.
Perspektywa rozwoju dla szefa
Przygotowanie menedżerów do zmierzenia się z wyzwaniami kompleksowości to niełatwe zadanie dla osób odpowiedzialnych za ich rozwój. Najtrafniejszą drogą, jaką można i należy obrać w tej sytuacji, jest ukierunkowanie menedżerskich programów rozwojowych na rozwój umiejętności entrepreneurship. Entrepreneur to przedsiębiorca najwyższej klasy, cechujący się wysoką innowacyjnością, zdolnością do efektywnego zarządzania złożonymi sytuacjami, a nade wszystko właśnie przedsiębiorczością, rozumianą jako ciągłe poszukiwanie nowych wyzwań i szybkie wprowadzanie wynikających z nich działań w życie. Jego umiejętności koncentrują się m.in. wokół: wysoce efektywnego obchodzenia się z kompleksowością; skutecznego zarządzania informacjami; bardzo dobrego rozumienia i współdziałania z różnymi grupami docelowymi oraz tworzenia środowiska, w którym inni chcą przekładać swój potencjał na wyniki dla organizacji.
Na Zachodzie do niedawna określenie to i związane z nim cechy były przypisywane tylko założycielom firm. Również w Polsce nazwa ta nie była często stosowana w odniesieniu do menedżerów, ponieważ wystarczało bardzo dobre realizowanie podstawowych funkcji menedżerskich. Natomiast teraz, zarówno w krajach zachodnich, jak i w Polsce, w obliczu narastającej kompleksowości, organizacje potrzebują menedżerów, którzy będą potrafili w tych warunkach długoterminowo prowadzić stabilny zespół oraz tworzyć nowe wartości dla organizacji, a więc staną się w znacznie większym stopniu przedsiębiorcami.
Obchodzenie się z kompleksowością
Entrepreneur to ktoś bardzo dobrze poruszający się w dynamicznie interdziałającym systemie, koncentrujący się wokół redukowania kompleksowości – upraszczania i wyjaśniania wielu procesów w organizacji oraz uświadamiania pracownikom ich roli w organizacji. Redukuje kompleksowość również poprzez szybkie podejmowanie decyzji, porządkując tym samym pracę sobie i podwładnym. Jego umiejętności odnoszą się więc zarówno do radzenia sobie z kompleksowością, której sam doświadcza, jak i wyczucia w podejmowaniu działań wobec podległego zespołu oraz całej organizacji (jeśli dotyczy to menedżera wyższego szczebla).
PRZYKŁAD
W jednej z organizacji, gdzie chaos i poczucie zagubienia pracowników osiągnęły już poziom zagrażający dalszemu efektywnemu funkcjonowania firmy, szef firmy wprowadził dwie inicjatywy mające na celu zredukowanie kompleksowości. Jedną z nich był przegląd wszystkich projektów oraz inicjatyw prowadzonych w firmie i ich zredukowanie tylko do kluczowych, mających znaczące przełożenie na realizację strategii firmy. Ich ograniczenie odnosiło się również do inicjatyw narzuconych przez korporację, co przeforsował w centrali firmy w rozmowach z osobami za nie odpowiedzialnymi. Drugą inicjatywą było wprowadzenie regularnych, comiesięcznych spotkań „jeden na jeden”, menedżerów z pracownikami. Intencją szefa było spowodowanie poprzez te spotkania tego, by pracownicy mogli m.in. na bieżąco otrzymywać informacje zwrotne, czy podejmowane przez nich działania rzeczywiście realizują kierunki strategiczne firmy, oraz otrzymywać regularne wsparcie menedżera w porządkowaniu priorytetów. Z perspektywy pracowników regularność tych spotkań umożliwiła również otrzymywanie szybszych decyzji od swoich przełożonych, co pozwoliło zmniejszyć napięcie wynikające z natłoku gromadzonych spraw oraz znacząco przyspieszyło realizację wielu działań.
Menedżerowie, którzy będą potrafili uporządkować pracownikom ich zawodowy świat, to z pewnością ci, którzy zostaną obdarzeni zaufaniem i autorytetem. Ponieważ wraz ze wzrostem prędkości funkcjonowania (co ma i będzie mieć dalej miejsce), maleje poczucie bezpieczeństwa, a bez zaspokojenia tej potrzeby do pewnego poziomu trudno w ogóle mówić o efektywnym i satysfakcjonującym funkcjonowaniu pracowników.
Skuteczne zarządzanie informacjami
Entrepreneur bardzo dobrze porusza się w natłoku informacji. Dzięki temu, że posiada wysoko wykształcone umiejętności porządkowania swojej rzeczywistości, sprawnie żongluje informacjami, które codziennie na niego spadają i potrafi umiejętnie ocenić, które są rzeczywiście istotne.
Bardzo świadomie zarządza również informacjami, którymi dysponuje jako nadawca. Posiada swoistego rodzaju ministrategię komunikacji, czyli wie, jakim grupom docelowym, jakie treści i w jaki sposób powinien przekazywać. Ta indywidualna strategia komunikacji odnosi się również do jego pracowników. Menedżer ma bardzo dobrze przemyślane, jakich informacji oczekują i potrzebują jego podwładni oraz jakie informacje powinien im dostarczać z perspektywy firmy. Dzięki temu, że jego komunikacja jest celowa, a nie przypadkowa, spełnia on jeden z kluczowych warunków dla wysoce efektywnej pracy zespołu – ogranicza przeładowanie informacyjne swoich ludzi i jednocześnie zapewnia doinformowanie na tematy dla nich istotne.
Bardzo dobre współdziałanie
Entrepreneur to również ktoś, kto rozumie coraz bardziej skomplikowane interakcje z różnorodnymi grupami, obejmuje ich interesy i uwzględnia w podejmowanych decyzjach. Dzięki wysoko wykształconym kompetencjom społecznym, zwinnie porusza się pomiędzy potrzebami podwładnych i przełożonych, odnosząc się zarówno do jednych, jak i drugich. Stąd na przykład sytuacje konieczności komunikowania trudnych tematów zespołowi, które tak wiele bólu sprawiają „tradycyjnemu” menedżerowi – komunikującemu je często na zasadzie „bo góra tak kazała i musimy to zrobić”, dla entrepreneur stanowią okazję do wykrzesania nowej energii swoich pracowników, zmobilizowania i zintegrowania całego zespołu wokół nowych, wspólnych wyzwań.
Kompetencja współdziałania z różnymi grupami docelowymi, w odróżnieniu od wcześniej wymienionych, zaczyna coraz częściej pojawiać się w zapytaniach ofertowych na szkolenia dla menedżerów. Zaczynają w nią inwestować przede wszystkim duże międzynarodowe koncerny, których menedżerowie i pracownicy funkcjonują w coraz większym gąszczu różnych wirtualnych zależności. Im więcej osób muszą uwzględnić w procesie swojego działania, tym większy konsensus muszą wypracować, a zatem tym wyższe kompetencje społeczne powinni posiadać. Ich skuteczność działania jest utrudniona nie tylko poprzez mnogość i różnorodność tych grup, zarówno pod względem stanowiskowym, doświadczeniowym, kulturowym, lecz także z powodu braku możliwości bezpośredniego poznania swoich partnerów. Wyzwaniem rozwojowym jest zatem nauczenie się finezyjnego łączenia interesów w całej tej różnorodności oraz wypracowanie swojego autorytetu, szczególnie w odniesieniu do osób wyżej umiejscowionych w strukturach.
Tworzenie dobrego środowiska
Entrepreneur potrafi kreować takie środowisko pracy, w którym inni chcą funkcjonować. Tworzy warunki ramowe do samodzielnej i efektywnej pracy zespołu, kultywuje myślenie i działanie, z którego wynika realizacja celów. Aby to osiągnąć, m.in.: konsekwentnie buduje świadomość biznesową pracowników, pokazuje szersze konteksty, nadaje sens, przekazuje swoją wiedzę, tworzy możliwości wzajemnego uczenia się ludzi od siebie oraz sam faktycznie żyje wartościami, których oczekuje od innych. Dla entrepreneura cele i wyniki są wtórne, na co dzień koncentruje się on bardziej na samych ludziach i wzmacnianiu zespołu, by był zdolny do pełnego wykorzystania swoich mocy. Dzięki temu właściwe efekty pracy pojawiają się jako naturalny owoc takiego podejścia. Entrepreneur, budując swój zespół i kierując nim, z czasem doprowadza go do fazy zespołu samozarządzającego się i przesuwa swoją rolę z czołowej pozycji do przewodzenia zza grupy. Taki zespół m.in. nie tylko samodzielnie realizuje zadania i rozwiązuje bieżące problemy, lecz także przejmuje odpowiedzialność za zarządzanie pracą.
Menedżerowie, słysząc na szkoleniach o takim kierunku rozwoju zespołu, często podchodzą bardzo entuzjastycznie do jego wdrożenia, snując wizję możliwości szybkiego zdelegowania jak największego zakresu odpowiedzialności i uzyskania statusu „dobrego menedżera, który ma czas na czytanie gazet”. Jednak osiągnięcie takiego statusu wymaga ogromnego nakładu czasowego i intelektualnego ze strony menedżera, jest mieszanką jego solidnej refleksji i pasji do tego, co robi.
Uświadomione potrzeby przyszłości
Jak pisze prof. Lynda Gratton*, klasyczna praca menedżera średniego szczebla zarządzania wkrótce zniknie. Wiele bowiem z podstawowych funkcji menedżera jest zastępowanych przez technologię, a pracownicy, szczególnie z generacji Y, nie widzą wartości w kimś, kto tylko rozdaje zadania i monitoruje efekty pracy. Jeżeli na te aspekty nałożymy zewnętrzne warunki, związane z rosnącą kompleksowością, jakimi są m.in.: coraz większy stopień skomplikowania zadań i problemów, trudna do opanowania dynamiczność otoczenia, wysoka różnorodność grup, z którymi się współpracuje, to menedżer, który będzie dalej realizował tylko podstawowe funkcje zarządzania, z pewnością nie poprowadzi zespołu przez ten żywioł i nie zostanie obdarzony autorytetem.
Jeżeli zatem osoby odpowiedzialne za rozwój menedżerów, rzeczywiście chcą zwiększyć ich skuteczność, komfort funkcjonowania i przygotować na wyzwania, o których mowa wyżej, a tym samym dostarczyć im rzeczywistej wartości w postaci większego bezpieczeństwa i rzeczywistego rozwoju, powinny rozważyć ukierunkowanie programów rozwojowych na umiejętności entrepreneurship. Oprócz podniesienia „wartości rynkowej” samych menedżerów, z pewnością wzmocni to też istotnie konkurencyjność samej firmy. Nie tylko z tego powodu, że będzie lepiej przygotowana do wyzwań rynkowych i zarządzana przez „nowoczesnych” menedżerów, lecz także dlatego, że organizacja nabędzie kompetencję, która jest trudna do szybkiego naśladowania.
WAŻNE
Brak umiejętności skutecznego zarządzania informacjami ma bezpośrednie i znaczące przełożenie na strategiczną kompetencję dla każdej organizacji – podejmowanie decyzji. Jak pokazują badania przeprowadzone przez Massachusetts Institute of Technology wśród ponad 300 menedżerów dużych firm w USA (opublikowane w „MIT Sloan Management Review”, wiosna 2011, s. 58), zdecydowana większość menedżerów ma tendencję w procesie podejmowania decyzji do oczekiwania znacznie większej liczby informacji niż mogą realnie przetworzyć i wykorzystać. A zbieranie tych informacji i próba ich przetworzenia powodują oczywiście znaczne wydłużenie procesu podejmowania decyzji, nie wspominając już o niepotrzebnym rozpraszaniu uwagi oraz czasu, i tak już dzisiaj mocno „zakręconego” menedżera. Jak podają autorzy badania (prof. Thomas H. Davenport oraz J.H. Snabe), tylko nieliczni menedżerowie uważnie zastanawiali się, o jakie informacje rzeczywiście poprosić.
PRZYPIS
* Lynda Gratton, The End of the Middle Manager, „Harvard Business Review”, styczeń – luty 2011, s. 36.