Zatrudnienie pracowników sezonowych to ratunek dla wielu pracodawców w sezonie letnim. Gdzie zatrudnia się najwięcej pracowników tymczasowych? Dlaczego rekrutację do pracy sezonowej należy zaplanować z wyprzedzeniem? Od czego zacząć i jak napisać ofertę pracy?
- Zatrudnienie pracowników sezonowych jako ratunek dla pracodawców
- Pracodawcy konkurują o pracowników tymczasowych
- Zatrudnienie sezonowe - usługi dla biznesu, handel oraz finanse i ubezpieczenia
- Zatrudnienie sezonowe z wyprzedzeniem
- Zatrudnienie sezonowe - od czego zacząć?
- Rekrutacja pracowników tymczasowych
- Oferta pracy dla pracowników tymczasowych
- Zatrudniania tymczasowe - wyzwania dla pracodawców
- Skuteczne wdrożenie pracowników tymczasowych a ich zaangażowanie
- Efektywne zarządzanie zatrudnieniem sezonowym
Zatrudnienie pracowników sezonowych jako ratunek dla pracodawców
Dla przedsiębiorstw, które doświadczają znacznych wahań zapotrzebowania na pracowników, szczyt sezonu jest kluczowym okresem – sprzedaż w tym czasie może przesądzić o ich całorocznym wyniku. W sezonie wakacyjnym taka sytuacja dotyczy chociażby niektórych specjalizacji sektora spożywczego, w tym producentów wód mineralnych i napojów, browarów czy wytwórców lodów, ale także całej branży budowlanej, turystycznej czy transportowej. W dodatku w lecie nasila się zjawisko, które w pozostałych okresach nie jest tak wyraźne - liczba zatrudnionych, którzy chcą i mają prawo skorzystać z urlopu, może czasem utrudniać skompletowanie załogi. W tej kwestii lista sektorów, których dotykają wahania w zapotrzebowaniu na pracowników, staje się jeszcze dłuższa i obejmuje m.in. handel, zespoły obsługi klienta, logistykę czy część firm usługowych.
Z drugiej strony pracodawcy doskonale wiedzą, że to zapotrzebowanie jest ograniczone czasowo, a środkami w budżetach HR na zatrudnienie na stałe pracowników, którzy będą potrzebni wyłącznie przez 2-3 miesiące w roku, firmy po prostu mogą nie dysponować. Stąd wiele sektorów, które mierzą się ze zmiennym zapotrzebowaniem na pracowników, decyduje się na zatrudnienie tymczasowe.
Pracodawcy konkurują o pracowników tymczasowych
Pracodawcy, którzy mają w tym zakresie doświadczenie, przygotowania do sezonu rozpoczynają z wyprzedzeniem, bo konkurencja o pracowników tymczasowych, szczególnie latem, jest duża, a dostępność kandydatów w wielu regionach ograniczona, podobnie jak w przypadku pracowników zatrudnianych na stałe. Potwierdzają to wyniki badania Plany Pracodawców od Randstad. Znacząco wzrosła w tym roku liczba firm, które zamierzają zatrudnić pracowników sezonowych - z 24 proc. w 2023 roku do 34 proc. obecnie. Przedsiębiorstwa najczęściej zamierzają rekrutować stażystów i praktykantów (18 proc), ale 12 proc. pracodawców planuje pozyskać pracowników tymczasowych właśnie ze względu na sezonowość działalności, a kolejne 12 proc. - z powodu sezonu urlopowego. Wyraźnie częściej poszukiwanie dodatkowych pracowników na okres letni deklarują duże firmy, zatrudniające powyżej 250 osób (46 proc.). 19 proc. przedsiębiorstw z tej grupy uruchomi rekrutacje tymczasowe z powodu sezonu urlopowego, a 14 proc. - z powodu zwiększonego sezonowego zapotrzebowania na produkty lub usługi.
Zatrudnienie sezonowe - usługi dla biznesu, handel oraz finanse i ubezpieczenia
W nachodzącym sezonie zatrudnienie tymczasowe najczęściej deklarują firmy z sektora nowoczesnych usług dla biznesu (60 proc.), tzw. shared services, które realizują zadania związane z obsługą finansową, informatyczną czy wsparcia sprzedaży dla innych przedsiębiorstw. Nawet 1/3 firm z tego sektora będzie tworzyć szanse zatrudnienia dla stażystów i praktykantów. Duży odsetek firm (32 proc.) deklaruje też większe zapotrzebowanie na pracowników z powodu sezonowego wzrostu liczby klientów. Wynika on m.in, z tego, firmy specjalistyczne w okresie letnim chętniej posiłkują się wsparciem sektora shared services ze względu na urlopy członków swojego zespołu.
Wyraźnie większe zapotrzebowanie na pracowników sezonowych zgłasza też branż handlowa, tłumacząc to urlopami swoich pracowników, oraz sektor finansowy i ubezpieczeniowy, który przede wszystkim poszukuje w tym okresie stażystów i praktykantów.
Zatrudnienie sezonowe z wyprzedzeniem
Pracodawcy, którzy mają już doświadczenie z zatrudnieniem sezonowym, wiedzą, że planowanie pracy tymczasowej we własnym zakresie jest procesem, który wymaga czasu, zaangażowania i przede wszystkim działania z wyprzedzeniem. Skuteczne prognozowanie zatrudnienia w szczycie sezonu zaczyna się od analizy danych. Firmy sięgają wówczas po wszystkie istotne informacje z poprzednich lat, w tym dane dotyczące sprzedaży produktów i usług, poziomów wydajności i zapasów, zestawiając je ze stosowanym wówczas harmonogramem pracy oraz liczebnością załogi. Jednocześnie na tej bazie szacują, na podstawie danych rynkowych, w tym makroekonomicznych, poziomy sprzedaży w sezonie, jakich mogą się spodziewać lub jakie chcą osiągnąć. Pomocne będą też plany urlopowe zgłaszane w kadrach, najlepiej za pomocą specjalnych aplikacji lub systemów zgłoszeniowych, które ułatwiają analitykę danych. Pozwoli to ocenić dostępność stałego personelu w okresie wakacyjnym. Jeśli firma nie ma ustandaryzowanej polityki dotyczącej zgłaszania urlopów, np. planowania dłuższych obecności z wyprzedzeniem, i specjalnych narzędzi, które to ułatwiają, warto rozważyć ich wprowadzenie, jeśli nie w tym sezonie, to w kolejnym.
Zatrudnienie sezonowe - od czego zacząć?
Eksperci radzą, by - analizując zatrudnienie w sezonie w poprzednich latach - uwzględnić rejestry dotyczące nadgodzin, czy przeciętną liczbę dni zwolnienia chorobowego pracowników, ale także reklamacje związane z opóźnieniami w dostarczaniu produktów i usług. Wzrost w którejkolwiek z tych kategorii może wskazywać na potrzebę zatrudnienia większej liczby pracowników sezonowych. Przepracowanie zespołu, wynikające na przykład z nadgodzin, może prowadzić do wyższego poziomu stresu, zwiększonej liczby problemów technicznych oraz konfliktów między pracownikami. Większa liczba pracowników sezonowych pomaga zarządzać indywidualnym nakładem pracy i redukować stres związany z nadmiernym obciążeniem, obniżyć liczbę zwolnień lekarskich czy reklamacji związanych z niedotrzymywaniem terminów realizacji zamówień.
Warto pamiętać, że nie każde kompetencje uda się pozyskać, decydując się na zatrudnienie sezonowe. Będzie miało ono uzasadnienie dla stanowisk podstawowych w produkcji czy logistyce, pracowników bezpośredniej obsługi klienta w handlu czy niektórych usługach, w tym w turystyce i gastronomii. Jednak już szczególnie w sektorze nowoczesnych usług dla biznesu nie wszystkie obszary da się wzmocnić pracownikami sezonowymi.
Dobrze jest zatem zweryfikować, czy wśród stałej załogi mamy odpowiednie zasoby kompetencyjne, w tym także kompetencje zarządcze. Szefów zespołów, kierowników czy brygadzistów raczej nie będziemy mogli zrekrutować sezonowo, bo w gronie kandydatów niewielka liczba osób będzie posiadała umiejętności kierowania zespołem, a ponadto to właśnie na osobach na takich stanowiskach powinniśmy polegać w kwestii wdrażania pracowników tymczasowych. Muszą one zatem posiadać pogłębioną wiedzę o działalności firmy i procesach w niej funkcjonujących.
Rekrutacja pracowników tymczasowych
Działania rekrutacyjne w przypadku pracowników tymczasowych, prowadzi się tak samo, jak w każdym innym procesie poszukiwania kandydatów. Wykorzystuje się przy tym publikowanie ofert w serwisach ogłoszeniowych, a także płatne działania w mediach społecznościowych i bezpłatną aktywność rekruterów w grupach na Facebooku. W zależności od lokalizacji, skuteczne mogą okazać się też tradycyjne działania, w tym plakaty, ulotki czy obecność na targach pracy i spotkaniach organizowanych m.in. przez powiatowe urzędy pracy.
Oferta pracy dla pracowników tymczasowych
W samym budowaniu oferty dla pracowników tymczasowych warto uwzględniać elementy, które będą ich szczególnie przyciągać do danego miejsca pracy. Podstawowym będzie atrakcyjne wynagrodzenie, które warto ustalać na bazie analizy ofert konkurentów - nie tylko innych firm z branży, ale także pracodawców z innych sektorów, którzy w sezonie mogą poszukiwać osób o podobnych kompetencjach. Część przedsiębiorców stosuje też systemy premiowe, które mogą wpływać na efektywność i zaangażowanie pracowników, w tym premie wynikowe czy dodatki za brak absencji. Oferując pracownikom benefity, warto je dostosować do ich potrzeb. Nie zawsze w przypadku osób zatrudnionych tymczasowo najważniejszymi świadczeniami będą te najpowszechniejsze w firmach, czyli prywatna opieka medyczna czy karta sportowa. Znacznie większe znaczenie mogą być na przykład darmowe posiłki, karty lunchowe czy bezpłatny dowóz od miejsca pracy, a w przypadku relokacji także dodatki do zakwaterowania.
Zatrudniania tymczasowe - wyzwania dla pracodawców
Zatrudnienie sezonowe, choć przynosi wiele korzyści, a firmy, które mierzą się ze zmiennością w poziomie zamówień, mogą wręcz nie mieć alternatywy, wiąże się też z kilkoma wyzwaniami. Pracownicy tymczasowi mogą wykazywać mniejsze zaangażowanie i lojalność w porównaniu z osobami zatrudnionymi na stałe. Ograniczony czas na szkolenie i wdrażanie nowych pracowników może prowadzić do niższej efektywności, a wyższa rotacja pracowników sezonowych może powodować nieoczekiwane trudności z realizacją zamówień.
Skuteczne wdrożenie pracowników tymczasowych a ich zaangażowanie
Dlatego, gdy pracodawcy mają za sobą proces planowania i rekrutacji pracowników, przychodzi czas na planowanie ich szkoleń i wdrażania do pracy. W lepszej sytuacji są firmy, które już mają opracowane programy szkoleniowe dla poszczególnych stanowisk, bo mogą one wymagać jedynie drobnych zmian, które uwzględniają specyfikę tymczasowego zatrudnienia. Aby też zwiększyć korzyści, warto rozważyć, czy części z działań szkoleniowych i formalności związanych z rozpoczęciem zatrudnienia nie można zrealizować online. Tak jak proces rekrutacyjny pracowników niemal na każde stanowisko można przeprowadzić zdalnie, co zresztą jest dziś preferowane przez kandydatów, tak samo wdrożenie, szkolenia podstawowe czy szkolenia BHP mogą odbywać się online. Podobnie zresztą jak wypełnianie kwestionariuszy potrzebnych do sporządzenia umowy czy rozpoczęcia świadczenia pracy.
Czas, który zaoszczędzimy dzięki wdrożeniu online, można wykorzystać na praktyczne wdrożenie, które może pomóc w zwiększeniu efektywności pracowników. Najbardziej skuteczne programy szkoleniowe priorytetowo traktują kluczowe umiejętności, których potrzebują pracownicy, aby pracować bezpiecznie. Dlatego warto przejrzeć raporty dotyczące incydentów z poprzednich lat, sprawdzić, jakie sytuacje mogły wpływać na zakłócenia w realizacji zadań i to na nich skupić swoją uwagę, dostosowując treści szkoleniowe i przeciwdziałając najpowszechniejszym przyczynom przestojów.
Efektywne zarządzanie zatrudnieniem sezonowym
Efektywne zarządzanie zatrudnieniem sezonowym to niewątpliwie proces wymagający planowania i przemyślanej strategii, ale od jego powodzenia w wielu firmach, które mierzą się ze zmiennością popytu, może być kluczowy dla osiągnięcia wyników biznesowych. Dlatego tak ważne jest zrozumienie potrzeb pracowników, skuteczne prognozowanie zatrudnienia, ale także zgodność z przepisami w zakresie pracy tymczasowej. Część firm, szczególnie na lokalnym rynku pracy charakteryzującym się dużą konkurencyjności i niską dostępnością kandydatów, sięga też po pomoc wyspecjalizowanych partnerów HR. Większość zadań związanych z takich zatrudnieniem, w tym rekrutacja, tworzenie harmonogramów, wdrażanie i rozliczanie pracowników, realizowana jest bowiem przez takiego partnera. Dodatkową wartością są także narzędzie stosowane przez wyspecjalizowane firmy, takie jak mobilne aplikacje, które umożliwiają zatrudnionym sezonowo deklarować swoją dostępność na bieżąco, a koordynatorom pracowników tymczasowych skutecznie budować grafik pracy załogi i reagować z dnia na dzień na braki w kadrach i zwiększony poziom zamówień.