Efektywna komunikacja podczas procesu rekrutacyjnego

Aleksandra Kujawa
rozwiń więcej
Rynek rekrutacyjny w Polsce staje się coraz bardziej dojrzały, a różnica między zapełnieniem wakatu i zatrudnieniem prawdziwego talentu jest coraz bardziej wyraźna. Zyskują na znaczeniu firmy rekrutacyjne, pełniąc funkcję mostu między pracodawcą a kandydatem. Jednak podstawą efektywnej współpracy jest dobra komunikacja między działem personalnym, firmą rekrutacyjną i potencjalnym pracownikiem.

Dobra komunikacja podczas procesu rekrutacyjnego pozwala na wybranie odpowiedniej osoby nie tylko z uwagi na doświadczenie, ale również motywację i dopasowanie do kultury organizacyjnej.

Autopromocja

Określenie potrzeb

Pierwszym krokiem, jaki powinni zrobić pracownicy działu HR, jest zdefiniowanie potrzeb firmy i zastanowienie się, jak pilne jest uzupełnienie ewentualnych wakatów oraz jak dużych nakładów pracy będzie wymagało. Jeśli projekt miałby okazać się wymagający, warto zastanowić się nad wyborem agencji rekrutacyjnej, która najlepiej sprosta potrzebom firmy. W przypadku konieczności zatrudnienia pracowników na stanowiska specjalistów i menedżerów taką pomocą służyć może firma typu executive recruitment.

Rozpoczynając współpracę z firmą executive recruitment, należy otwarcie przedstawić oczekiwania przedsiębiorstwa względem idealnego profilu kandydata. Trzeba pamiętać, że konsultant z firmy rekrutacyjnej to przede wszystkim doradca, który jest w ciągłym kontakcie z rynkiem i jest najlepiej zorientowany o dostępności kandydatów z danej branży. Im węższa specjalizacja konsultanta, który będzie prowadził rekrutację dla naszej firmy, tym większe prawdopodobieństwo sprawnego sfinalizowania procesu. Podczas rozmowy z rekruterem warto jest zatem dowiedzieć się jak najwięcej o obecnej sytuacji na rynku, aby ewentualnie zweryfikować wymagania wobec poszukiwanego pracownika.

Preselekcja (firma rekrutacyjna v. kandydat)

Firma rekrutacyjna to przedłużenie działu personalnego firmy. Ma ona za zadanie nie tylko przedstawić najlepszych dostępnych kandydatów z rynku, lecz także przygotować ich do dalszych spotkań. Idealni konsultanci ds. rekrutacji to eksperci w swoich sektorach, którzy na co dzień kontaktują się z utalentowanymi kandydatami na rynku. Optymalni kandydaci to najczęściej osoby, które nie szukają aktywnie pracy i trzeba je zachęcić do udziału w danym procesie rekrutacyjnym. Współpracując z firmą executive recruitment, należy jasno określić, jakie informacje rekruter powinien uzyskać na etapie preselekcji, jeszcze przed spotkaniem bezpośrednio w naszej firmie.


Wielu konsultantów ds. rekrutacji skupia się na stereotypowych pytaniach dotyczących motywacji do zmiany pracy, silnych i słabych stronach oraz prześledzeniu doświadczenia zawodowego. Ważniejsze jest jednak odkrycie procesu myślowego kandydata i jego prawdziwych zainteresowań względem przyszłej pracy. Dopiero po rozpoznaniu tych motywatorów można zakwalifikować kandydata do procesu. Formuła takiego spotkania powinna być otwartą dyskusją, nie przesłuchaniem. Kandydat podczas rozmowy z rekruterem powinien czuć się swobodnie, bez stresu towarzyszącemu ubieganiu się o wymarzone stanowisko. W idealnej sytuacji powinien uzyskać wszystkie informacje na temat rekrutacji w danej firmie. Każda osoba ma inną osobowość i inne zalety, dlatego nie każdy kandydat spełniający wymagania merytoryczne będzie pasować do danej kultury organizacyjnej i charakteru konkretnego stanowiska.

Większość osób, z którymi kontaktują się firmy executive recruitment w ciągu ostatnich trzech lat (i powyżej) nie brała udziału w rozmowach rekrutacyjnych. Dlatego konsultant powinien dokładnie wytłumaczyć kandydatowi, jak będzie wyglądał proces rekrutacyjny i jak się do niego przygotować. Wskazówki są szczególnie mile widziane przez osoby na stanowiskach technicznych i związanych z naukami ścisłymi, które często nie zdają sobie sprawy np., co kryje się za sformułowaniem „kompetencje miękkie”. Przed spotkaniem z działem personalnym danej firmy kandydat powinien być świadomy swoich mocnych i słabych stron względem stanowiska, na które aplikuje, oraz mieć sprecyzowane oczekiwania w stosunku do pakietu, jaki może zaproponować firma. Przez cały czas trwania procesu rekruter jest dla kandydata przewodnikiem, który powinien być doskonale zorientowany w kolejnych krokach rekrutacji, jakie planuje dział personalny.

Rozmowa w cztery oczy (HR v. kandydat)

Spotkanie z przedstawicielami firmy to moment zwrotny w procesie i sprawdzian komunikacji z firmą rekrutacyjną. Jeśli większość przedstawionych kandydatów nie sprosta założeniom postawionym przez naszą firmę, może to również oznaczać, że jest to odzwierciedlenie aktualnego rynku pracy i należy zweryfikować oczekiwania. Dlatego tak ważny jest stały kontakt i otwarty dialog ze współpracującym konsultantem ds. rekrutacji.


Podczas spotkania z kandydatem warto używać prostego i zrozumiałego języka, ponieważ rozmówca ma prawo nie znać skrótów czy nazw stosowanych przez konkretną firmę. Warto również aktywnie słuchać kandydata zamiast przechodzić po kolei przez wcześniej przygotowane pytania oraz asertywnie naprowadzać na temat, gdy nasz rozmówca przejdzie do nic niewnoszącej dygresji lub zagubi się, udzielając odpowiedzi. Proces rekrutacyjny jest nienaturalną i stresującą sytuacją nawet dla osób reprezentujących najwyższą kadrę menedżerską. Rozmawiając z potencjalnym pracownikiem, należy pamiętać, że celem tej rozmowy powinno być rozpoznanie predyspozycji kandydata do wykonywania konkretnej funkcji, ale również „złapanie kontaktu” i precyzyjne zakomunikowanie oczekiwań względem danego stanowiska. Profesjonalizm nie wyklucza przyjaznego nastawienia do rozmówcy. Na zakończenie spotkania należy poinformować kandydata, w jakim terminie może spodziewać się informacji zwrotnej.

W obecnej sytuacji, kiedy coraz wyraźniej odczuć można rynek kandydata, bardzo ważna jest jasna komunikacja oczekiwań i przejrzysty proces rekrutacyjny. Zatrudnienie odpowiedniej osoby to nie tylko zapewnienie firmie pracownika z odpowiednim doświadczeniem zawodowym i umiejętnościami. Coraz większe znaczenie ma dopasowanie do kultury organizacyjnej i prawdziwa motywacja pracownika. Jak powiedział Henry Ford: „Jeżeli istnieje jakiś jeden sekret sukcesu, to jest to umiejętność przyjmowania cudzego punktu widzenia i patrzenia z tej perspektywy z równą łatwością, jak z własnej”. Dlatego tak ważny jest otwarty dialog ze współpracującym z nami konsultantem ds. rekrutacji, który nawiązując relację z kandydatem może lepiej poznać jego osobowość i preferencje niż przedstawiciel konkretnej firmy. Pracownicy działów personalnych, nierzadko przytłoczeni codziennymi obowiązkami, na rozmowę kwalifikacyjną mogą przeznaczyć ze swojego cennego czasu najwyżej godzinę.

@RY1@i13/2011/002/i13.2011.002.000.0068.001.jpg@RY2@

UWAGA

Warto pamiętać, że luty jest wyjątkowo dobrym miesiącem na pozyskanie bardzo dobrych kandydatów z rynku, ponieważ najczęściej bonusy roczne zostały już wypłacone i wielu z nich zastanawia się, czy nadszedł już odpowiedni czas na zmianę pracy.

UWAGA

Warto pamiętać, że podczas rozmowy kwalifikacyjnej nie powinny padać pytania o wiek kandydata, stan zdrowia (chyba że stanowisko tego wymaga), posiadanie dzieci, poglądy polityczne czy inne aspekty niezwiązane z pracą.

@RY1@i13/2011/002/i13.2011.002.000.0068.002.jpg@RY2@

Kadry
Najniższa krajowa 2025: minimalne wynagrodzenie za pracę i minimalna stawka godzinowa w 2025 r. jeszcze na starych zasadach. Co z minimalnym wynagrodzeniem w 2026 r.?
20 wrz 2024

Najniższa krajowa 2025: minimalne wynagrodzenie za pracę i minimalna stawka godzinowa w 2025 r. jeszcze na starych zasadach. Co z minimalnym wynagrodzeniem w 2026 r.? Jak zmieni się sposób ustalania minimalnego wynagrodzenia za pracę?

Resort pracy: będzie aktualizacja minimalnego wynagrodzenia za pracę [jest projekt ustawy]. Co z 4666 zł na 2025 r.? Czas na zmianę przepisów jest do 15 listopada 2024 r.!
20 wrz 2024

Co dopiero rząd ogłosił wysokość minimalnego wynagrodzenia za pracę i minimalnej stawki godzinowej na 2025 r. a tu takie wieści. Resort pracy przygotował projekt z dnia 22 sierpnia 2024 r. ustawy o minimalnym wynagrodzeniu za pracę. Dojdzie m.in. do aktualizacji minimalnego wynagrodzenia za pracę. Przedstawiamy 12 najważniejszych zasad i pojęć zw. ze zmianami. Co ważne Polska ma czas do dnia 15 listopada 2024 r. na wdrożenie unijnych przepisów.

Sektorowe rady ds. kompetencji tworzą przyszłe kadry!
20 wrz 2024

Sektorowe rady ds. kompetencji to miejsca współpracy biznesu, edukacji, nauki i instytucji branżowych. Analizują sytuację w danej branży i na tej podstawie przygotowują rekomendacje, w których wskazują, jakich kwalifikacji brakuje w poszczególnych sektorach. Następnie Polska Agencja Rozwoju Przedsiębiorczości przyznaje dofinansowanie na usługi szkoleniowe i doradcze wynikające z przyjętych rekomendacji. Obecnie PARP prowadzi konkurs na wybór podmiotów, którym powierzy organizację i prowadzenie sektorowych rad ds. kompetencji (SRK). Konkurs potrwa do 25 lutego 2025 roku. 

Dofinansowanie do wynagrodzenia pracownika niepełnosprawnego. Co się dzieje z projektem nowelizacji?
20 wrz 2024

Trwają prace nad projektem nowelizacji ustawy o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych. Zmiana dotyczy m.in. podwyższenia wysokości miesięcznego dofinansowania do wynagrodzenia pracownika niepełnosprawnego.

Co po urlopie rodzicielskim? Zamiast urlopu wychowawczego można obniżyć czas pracy. Niewiele osób o tym wie
19 wrz 2024

Niewiele osób zna wszystkie swoje prawa związane z rodzicielstwem. Czy wiesz, ze osoba uprawniona do urlopu wychowawczego może zamiast korzystać z tego urlopu, który jest całkowicie bezpłatny, obniżyć wymiar czasu pracy nawet o połowę?

Maksymalnie 3 umowy na czas określony przez maksymalnie 33 miesiące. Są od tego wyjątki, ale pracodawcy muszą pamiętać o terminie 5 dni na zgłoszenie
19 wrz 2024

Co oznacza umowa o pracę na czas określony? Jak długo można być na umowie na czas określony? Jak się kończy umowa na czas określony? Ile wynosi umowa o pracę na czas określony? Rozwiewamy wszelkie wątpliwości czytelników.

Dodatkowe 3 dni [przy 3-miesięcznym okresie wypowiedzenia] i 2 dni [przy 2-tygodniowym i 1-miesięcznym]
20 wrz 2024

Kiedy przysługują dni wolne na poszukiwanie pracy? Czy urlop na szukanie pracy jest płatny? Czy pracodawca może odmówić urlopu na szukanie pracy? Komu przysługują dwa dni na poszukiwanie pracy? Kiedy należą się 3 dni na poszukiwanie pracy?

MRPiPS: Dodatek 1000 zł brutto także za okres choroby. Jako zasiłek chorobowy
19 wrz 2024

Około 200 000 osób zatrudnionych przy świadczeniu usług związanych z pomocą społeczną aż do 2027 r. otrzymuje dodatek 1000 zł brutto. Powstały wątpliwości, czy dodatek można wypłacać za okres choroby. Odpowiedź MRPiPS jest prosta NIE. Ale jeszcze prostsze jest rozwiązanie tego problemu.

1000 zł dodatku motywacyjnego. Jak go naliczać? MRPiPS odpowiada
19 wrz 2024

Resort pracy wyjaśnia zasady prawidłowego naliczania dodatku motywacyjnego dla pracowników pomocy społecznej z rządowego programu dofinansowania. Komu przysługuje 1000 zł dodatku motywacyjnego? Jak go prawidłowo ustalać?

Tłumienie uczuć w pracy już nie świadczy o sile. Wrażliwy człowiek ma przewagę konkurencyjną
19 wrz 2024

Nie osoba, która nigdy nie pokazuje swoich emocji w pracy, a osoba wrażliwa zyskuje na znaczeniu w biznesie. Wrażliwość to cecha coraz bardziej ceniona. Może stać się fundamentem odporności psychicznej. Ukrywanie i tłumienie uczuć już nie świadczy o sile.

pokaż więcej
Proszę czekać...