Efektywna komunikacja podczas procesu rekrutacyjnego

Aleksandra Kujawa
rozwiń więcej
Rynek rekrutacyjny w Polsce staje się coraz bardziej dojrzały, a różnica między zapełnieniem wakatu i zatrudnieniem prawdziwego talentu jest coraz bardziej wyraźna. Zyskują na znaczeniu firmy rekrutacyjne, pełniąc funkcję mostu między pracodawcą a kandydatem. Jednak podstawą efektywnej współpracy jest dobra komunikacja między działem personalnym, firmą rekrutacyjną i potencjalnym pracownikiem.

Dobra komunikacja podczas procesu rekrutacyjnego pozwala na wybranie odpowiedniej osoby nie tylko z uwagi na doświadczenie, ale również motywację i dopasowanie do kultury organizacyjnej.

Autopromocja

Określenie potrzeb

Pierwszym krokiem, jaki powinni zrobić pracownicy działu HR, jest zdefiniowanie potrzeb firmy i zastanowienie się, jak pilne jest uzupełnienie ewentualnych wakatów oraz jak dużych nakładów pracy będzie wymagało. Jeśli projekt miałby okazać się wymagający, warto zastanowić się nad wyborem agencji rekrutacyjnej, która najlepiej sprosta potrzebom firmy. W przypadku konieczności zatrudnienia pracowników na stanowiska specjalistów i menedżerów taką pomocą służyć może firma typu executive recruitment.

Rozpoczynając współpracę z firmą executive recruitment, należy otwarcie przedstawić oczekiwania przedsiębiorstwa względem idealnego profilu kandydata. Trzeba pamiętać, że konsultant z firmy rekrutacyjnej to przede wszystkim doradca, który jest w ciągłym kontakcie z rynkiem i jest najlepiej zorientowany o dostępności kandydatów z danej branży. Im węższa specjalizacja konsultanta, który będzie prowadził rekrutację dla naszej firmy, tym większe prawdopodobieństwo sprawnego sfinalizowania procesu. Podczas rozmowy z rekruterem warto jest zatem dowiedzieć się jak najwięcej o obecnej sytuacji na rynku, aby ewentualnie zweryfikować wymagania wobec poszukiwanego pracownika.

Preselekcja (firma rekrutacyjna v. kandydat)

Firma rekrutacyjna to przedłużenie działu personalnego firmy. Ma ona za zadanie nie tylko przedstawić najlepszych dostępnych kandydatów z rynku, lecz także przygotować ich do dalszych spotkań. Idealni konsultanci ds. rekrutacji to eksperci w swoich sektorach, którzy na co dzień kontaktują się z utalentowanymi kandydatami na rynku. Optymalni kandydaci to najczęściej osoby, które nie szukają aktywnie pracy i trzeba je zachęcić do udziału w danym procesie rekrutacyjnym. Współpracując z firmą executive recruitment, należy jasno określić, jakie informacje rekruter powinien uzyskać na etapie preselekcji, jeszcze przed spotkaniem bezpośrednio w naszej firmie.


Wielu konsultantów ds. rekrutacji skupia się na stereotypowych pytaniach dotyczących motywacji do zmiany pracy, silnych i słabych stronach oraz prześledzeniu doświadczenia zawodowego. Ważniejsze jest jednak odkrycie procesu myślowego kandydata i jego prawdziwych zainteresowań względem przyszłej pracy. Dopiero po rozpoznaniu tych motywatorów można zakwalifikować kandydata do procesu. Formuła takiego spotkania powinna być otwartą dyskusją, nie przesłuchaniem. Kandydat podczas rozmowy z rekruterem powinien czuć się swobodnie, bez stresu towarzyszącemu ubieganiu się o wymarzone stanowisko. W idealnej sytuacji powinien uzyskać wszystkie informacje na temat rekrutacji w danej firmie. Każda osoba ma inną osobowość i inne zalety, dlatego nie każdy kandydat spełniający wymagania merytoryczne będzie pasować do danej kultury organizacyjnej i charakteru konkretnego stanowiska.

Większość osób, z którymi kontaktują się firmy executive recruitment w ciągu ostatnich trzech lat (i powyżej) nie brała udziału w rozmowach rekrutacyjnych. Dlatego konsultant powinien dokładnie wytłumaczyć kandydatowi, jak będzie wyglądał proces rekrutacyjny i jak się do niego przygotować. Wskazówki są szczególnie mile widziane przez osoby na stanowiskach technicznych i związanych z naukami ścisłymi, które często nie zdają sobie sprawy np., co kryje się za sformułowaniem „kompetencje miękkie”. Przed spotkaniem z działem personalnym danej firmy kandydat powinien być świadomy swoich mocnych i słabych stron względem stanowiska, na które aplikuje, oraz mieć sprecyzowane oczekiwania w stosunku do pakietu, jaki może zaproponować firma. Przez cały czas trwania procesu rekruter jest dla kandydata przewodnikiem, który powinien być doskonale zorientowany w kolejnych krokach rekrutacji, jakie planuje dział personalny.

Rozmowa w cztery oczy (HR v. kandydat)

Spotkanie z przedstawicielami firmy to moment zwrotny w procesie i sprawdzian komunikacji z firmą rekrutacyjną. Jeśli większość przedstawionych kandydatów nie sprosta założeniom postawionym przez naszą firmę, może to również oznaczać, że jest to odzwierciedlenie aktualnego rynku pracy i należy zweryfikować oczekiwania. Dlatego tak ważny jest stały kontakt i otwarty dialog ze współpracującym konsultantem ds. rekrutacji.


Podczas spotkania z kandydatem warto używać prostego i zrozumiałego języka, ponieważ rozmówca ma prawo nie znać skrótów czy nazw stosowanych przez konkretną firmę. Warto również aktywnie słuchać kandydata zamiast przechodzić po kolei przez wcześniej przygotowane pytania oraz asertywnie naprowadzać na temat, gdy nasz rozmówca przejdzie do nic niewnoszącej dygresji lub zagubi się, udzielając odpowiedzi. Proces rekrutacyjny jest nienaturalną i stresującą sytuacją nawet dla osób reprezentujących najwyższą kadrę menedżerską. Rozmawiając z potencjalnym pracownikiem, należy pamiętać, że celem tej rozmowy powinno być rozpoznanie predyspozycji kandydata do wykonywania konkretnej funkcji, ale również „złapanie kontaktu” i precyzyjne zakomunikowanie oczekiwań względem danego stanowiska. Profesjonalizm nie wyklucza przyjaznego nastawienia do rozmówcy. Na zakończenie spotkania należy poinformować kandydata, w jakim terminie może spodziewać się informacji zwrotnej.

W obecnej sytuacji, kiedy coraz wyraźniej odczuć można rynek kandydata, bardzo ważna jest jasna komunikacja oczekiwań i przejrzysty proces rekrutacyjny. Zatrudnienie odpowiedniej osoby to nie tylko zapewnienie firmie pracownika z odpowiednim doświadczeniem zawodowym i umiejętnościami. Coraz większe znaczenie ma dopasowanie do kultury organizacyjnej i prawdziwa motywacja pracownika. Jak powiedział Henry Ford: „Jeżeli istnieje jakiś jeden sekret sukcesu, to jest to umiejętność przyjmowania cudzego punktu widzenia i patrzenia z tej perspektywy z równą łatwością, jak z własnej”. Dlatego tak ważny jest otwarty dialog ze współpracującym z nami konsultantem ds. rekrutacji, który nawiązując relację z kandydatem może lepiej poznać jego osobowość i preferencje niż przedstawiciel konkretnej firmy. Pracownicy działów personalnych, nierzadko przytłoczeni codziennymi obowiązkami, na rozmowę kwalifikacyjną mogą przeznaczyć ze swojego cennego czasu najwyżej godzinę.

@RY1@i13/2011/002/i13.2011.002.000.0068.001.jpg@RY2@

UWAGA

Warto pamiętać, że luty jest wyjątkowo dobrym miesiącem na pozyskanie bardzo dobrych kandydatów z rynku, ponieważ najczęściej bonusy roczne zostały już wypłacone i wielu z nich zastanawia się, czy nadszedł już odpowiedni czas na zmianę pracy.

UWAGA

Warto pamiętać, że podczas rozmowy kwalifikacyjnej nie powinny padać pytania o wiek kandydata, stan zdrowia (chyba że stanowisko tego wymaga), posiadanie dzieci, poglądy polityczne czy inne aspekty niezwiązane z pracą.

@RY1@i13/2011/002/i13.2011.002.000.0068.002.jpg@RY2@

Kadry
W 2025 r. ochrona przed zwolnieniem pracownika w wieku przedemerytalnym
06 wrz 2024

Również w 2025 r. pracownikom w wieku przedemerytalnym będzie przysługiwała ochrona przed zwolnieniem z pracy. Opisujemy kto i kiedy podlega ochronie przez rozwiązaniem umowy o pracę w 2025 r.

Świadczenie motywacyjne w 2025 r.: kwota miesięcznie i za ile lat
06 wrz 2024

Co to jest świadczenie motywacyjne? Komu należy się dodatek motywacyjny? Kto nie dostanie dodatku motywacyjnego? Opisujemy jakie będą zasady w 2025 r.

Nadal 3000 zł kary grzywny za niezatrudnienie kandydata na pracownika. Wszystko wskazuje na to, że w 2025 r. będą takie same kary
06 wrz 2024

Również w 2025 r. pracodawcy mają się czego obawiać, bo do inspekcji pracy ciągle trafiają przypadki dyskryminacji przy nawiązywaniu stosunku pracy i rozmowach rekrutacyjnych. Będą kontrole również w 2025 r. Pracodawca może być ukarany karą nawet w wysokości 3000 zł. A wszystko dotyczy tylko kandydatów na pracowników.

Wcześniejsza emerytura nauczycielska od 1 września 2024 - zmiany już obowiązują
06 wrz 2024

Wcześniejsza emerytura nauczycielska od 1 września 2024 - zmiany już obowiązują! Po ilu latach pracy należy się nowa emerytura dla nauczycieli? Ile lat można mieć przechodząc na emeryturę nauczycielską? Kiedy nauczyciel musi złożyć wniosek o wcześniejszą emeryturę?

Urlop opiekuńczy. Kto może starać się o dodatkowe 5 dni w 2025 r.?
06 wrz 2024

Co to jest urlop opiekuńczy? Kto może skorzystać z urlopu opiekuńczego? Czy urlop opiekuńczy jest płatny? Ile dni wynosi urlop opiekuńczy? Jak załatwić urlop opiekuńczy?

PFRON wyjaśnia: Dwa kroki w przedłużaniu ważności orzeczeń o niepełnosprawności [30 września 2024 r.]
06 wrz 2024

Co trzeba zrobić w PFRON, aby dalej ubiegać się o dofinansowanie do wynagrodzeń lub refundację składek ZUS/KRUS? Są dwa kroki dla dwóch osobnych wariantów. Pierwszy to niepełnosprawny przedsiębiorca (albo rolnik), drugi wariant obejmuje przedsiębiorcę zatrudniającego osoby niepełnosprawne.

Termin udzielenia zaległego urlopu wypoczynkowego. Czy ten termin zawsze mija 30 września?
06 wrz 2024

Pracownik powinien wykorzystać urlop wypoczynkowy w tym roku kalendarzowym, w którym mu przysługuje. Urlop niewykorzystany staje się urlopem zaległym. Termin udzielenia zaległego urlopu mija 30 września następnego roku kalendarzowego. Jednak w pewnych sytuacjach zaległego urlopu pracodawca może udzielić do 31 grudnia następnego roku.

35-godzinny tydzień pracy i 36 dni urlopu wypoczynkowego. Takie przepisy już obowiązują
05 wrz 2024

Trwa narodowa dyskusja nad wprowadzeniem skróconego tygodnia pracy. Jednak już są pracownicy, których obowiązuje 35-godzinny tydzień pracy. Ponadto mają oni prawo do dłuższego urlopu wypoczynkowego w wymiarze nawet 36 dni. O kogo chodzi?

Dwa nowe świadczenia dla pracujących rodziców dzieci do 3 roku życia! Wnioski już od 1 października 2024 roku
05 wrz 2024

Od dnia 1 października 2024 roku można składać wnioski o dwa nowe świadczenia dla pracujących rodziców małych dzieci. Aktywni rodzice w pracy i aktywnie w żłobku można otrzymać na dziecko od 1 do 3 roku życia. Jakie jeszcze warunki trzeba spełnić?

ZUS: Kolejne terminy wypłaty czternastych emerytur
05 wrz 2024

W piątek, 6 września, ZUS wypłaci kolejną transzę tzw. czternastej emerytury. W całym kraju dodatkowe świadczenia otrzyma ponad 1,1 mln osób na łączną kwotę przeszło 1,6 mld zł. W jakich terminach czternaste emerytury otrzymają pozostali świadczeniobiorcy?

pokaż więcej
Proszę czekać...