Jak wybrać system kadrowo-płacowy?
Gdy planujesz wybór systemu kadrowo-płacowego, musisz wziąć pod uwagę szereg czynników, w tym tak oczywiste jak wielkość firmy, specyfikę branży czy indywidualne potrzeby przedsiębiorstwa. Co jeszcze warto wziąć pod uwagę? Co wpływa na cenę wdrożenia? O czym powinieneś wiedzieć, zanim zgłosisz się do potencjalnych dostawców systemu kadrowo-płacowego? Wyjaśniamy poniżej.
Wybór systemu kadrowo-płacowego nie jest prostym zadaniem. Zanim zgłosisz się do dostawcy, powinieneś przeanalizować procesy kadrowo-płacowe w swojej firmie i zweryfikować główne potrzeby firmy. To na ich podstawie stwierdzisz, który z dostawców ma odpowiednie możliwości, by je zaspokoić.
System kadrowo-płacowy dla małej, średniej i dużej firmy
Przystępując do wyboru systemu kadrowo-płacowego musimy w pierwszej kolejności odpowiedzieć sobie na pytanie, jak dużą firmą reprezentujemy. To istotne, ponieważ z reguły z wielkością firmy wiążę się poziom złożoności jej wymagań w zakresie systemu. Możemy przyjąć w uproszczeniu, że firma mała zatrudnia do 49 pracowników, średnia do 249, a od 250 pracowników – to firma duża. Najczęściej wymagania mniejszych firm są możliwe do zaspokojenia przy pomocy prostego systemu. Z kolei specyfika firm średnich i dużych sprawia, że ich wymagania są bardziej złożone. Konieczność dostosowania systemu do potrzeb firmy sprawia, że będzie on bardziej skomplikowany, wymagający daleko idącej parametryzacji. Złożoność przedsięwzięcia podnosi też konieczność integracji z innymi wewnętrznymi systemami, np. systemem rejestracji czasu pracy.
System kadrowo-płacowy z licencją czy wynajem?
Jeszcze kilka lat temu, kiedy chcieliśmy skorzystać z jakiegoś oprogramowania dla firmy, to należało zakupić na nie (najczęściej bezterminową) licencję. Wiązało się to z koniecznością poniesienia z góry sporych wydatków. Obecnie coraz częściej mamy do wyboru również model subskrypcyjny, który opiera się na wynajmowaniu systemu za stałą miesięczną opłatą. Zaletą takiego rozwiązania jest to, że firma nie ponosi z góry wysokich nakładów finansowych na jednorazowy zakup licencji. Zachowuje dzięki temu elastyczność, np. w przypadku konieczności zmiany systemu (niższe koszty początkowe sprawiają, że łatwiej podjąć decyzję o rezygnacji z wyboru danego oprogramowania). Należy jednak pamiętać, że w tym scenariuszu z systemu można korzystać tak długo, jak opłacamy subskrypcję. Jeśli zaprzestaniemy płacenia, to musimy również zaprzestać korzystania z nabytego w ten sposób oprogramowania.
System kadrowo-płacowy - wybór serwerów
Jeszcze nie tak dawno najbardziej powszechnym rozwiązaniem było instalowanie oprogramowania dla firm na własnych serwerach firmy. W ostatnich latach coraz większą popularność zyskuje pojęcie „chmury” albo - innymi słowy - korzystanie z zasobów wyspecjalizowanych centrów danych.
Model udostępniania oprogramowania w chmurze to model SaaS (Software as a Service), w którym to dostawca oprogramowania odpowiada całościowo za rozwój, utrzymanie i zabezpieczenia dostarczanego oprogramowania.
Centra danych zapewniają firmom swobodny dostęp do zasobów serwerowych – bez konieczności utrzymywania własnej infrastruktury IT. Model SaaS zmniejsza koszty utrzymania systemu kadrowo-płacowego i ogranicza związane z tym ryzyka. Klient ponosi miesięczną opłatę za korzystanie z oprogramowania i usług, zapewniających sprawne jego działanie.
Usługi wdrożeniowe
Jeśli reprezentujemy firmę małą, to z usług wdrożeniowych skorzystamy w bardzo ograniczonym zakresie. Może dostawca oprogramowania zaoferuje nam szkolenie z jego obsługi. Natomiast samo oprogramowanie powinno być na tyle proste, żeby jego parametryzacja nie wymagała angażowania zewnętrznych konsultantów. Jakie usługi wdrożeniowe mogą okazać się konieczne w przypadku większych firm?
Parametryzacja
Jeśli reprezentujemy firmę średniej wielkości lub dużą, to miejmy świadomość tego, że parametryzacja systemu kadrowo-płacowego, żeby odpowiadał on specyficznym potrzebom danej firmy, może być procesem, który będzie wymagał zaangażowania zewnętrznych konsultantów i który potrwa od kilku do kilkunastu tygodni.
Przeniesienie danych kadrowych
Podobnie absorbującym i długotrwałym przedsięwzięciem będzie przeniesienie do nowego systemu danych pracowników z wcześniej używanego oprogramowania.
Funkcje za zamówienie
W przypadku firm o bardziej złożonych i specyficznych wymaganiach może się również okazać, że standardowy system nie spełnia niektórych wymagań. W takim przypadku należy go uzupełnić rozwiązaniami kastomizowanymi, czyli tworzonymi na zamówienie danej firmy.
Integracja z innymi systemami
Dodatkowych prac programistycznych wymaga także integracja nowego systemu kadrowo-płacowego z innymi funkcjonującymi w firmie systemami, np. systemem rejestracji czasu pracy.
Pakiet Kadrowy: Wynagrodzenia 2021, Czas pracy 2021, Zatrudnianie i zwalnianie pracowników, Uprawnienia rodziców w pracy
Nowy system kadrowo-płacowy wymaga przeszkolenia pracowników
Kiedy już nowy system jest przygotowany do uruchomienia, to należy przeprowadzić szkolenia dla użytkowników. Szkolenia te powinny mieć miejsce na krótko przed uruchomieniem systemu. Dobrą praktyką w przypadku wdrożeń systemów kadrowo-płacowych w firmach średniej wielkości i dużych jest równoległe naliczenie wynagrodzeń w starym i nowym systemie przez jeden do trzech miesięcy. To najlepszy test dla poprawności konfiguracji i przeniesienia danych do nowego systemu.
Usługi serwisowe
W zakresie usług serwisowych mieści się wsparcie dla użytkowników oprogramowania w razie pojawienia się pytań lub ewentualnych problemów z systemem. To także dostarczanie aktualizacji w odpowiedzi na zmiany technologii (np. nowe wersje systemów operacyjnych), jak i zmiany w przepisach prawa pracy. Zakres usług serwisowych zależy od oferty danego dostawcy systemu kadrowo-płacowego. Czy są one konieczne? W przypadku małych firm potrzeba wsparcia dla użytkowników może być ograniczona, a aktualizacje możemy nabywać wtedy, gdy pojawi się taka potrzeba.
W przypadku firm średniej wielkości i dużych standardem jest zawieranie umów na usługi serwisowe i określanie w ramach tych umów tzw. warunków SLA, czyli gwarantowanego poziomu obsługi (np. czasu reakcji na zgłoszenia klienta). Usługi serwisowe mogą być w różny sposób rozliczane, w zależności od tego, w jaki sposób nabyliśmy licencję (zakup czy abonament). Jedna rzecz wymaga podkreślenia, kiedy mówimy o umowach serwisowych w kontekście systemów kadrowo-płacowych. Biorąc pod uwagę częste zmiany w przepisach w tym obszarze – trudno sobie wyobrazić, żeby firma średniej wielkości, a tym bardziej duża, mogła korzystać z systemu bez zagwarantowania sobie jego terminowych aktualizacji w przypadku częstych zmian w przepisach.
Ile kosztuje system kadrowo-płacowy?
I na koniec pytanie, które wszyscy chcieliby zadać: Jaka jest cena systemu kadrowo-płacowego? Materia jest skomplikowana i odpowiedź na to – z pozoru proste pytanie – wcale nie jest prosta. Ale możemy przynajmniej oszacować wielkości budżetów, z jakimi musimy się liczyć.
Jeśli reprezentujemy małą firmę, to licencję oprogramowania możemy kupić za kilka tysięcy złotych albo wynajmować za kilkaset złotych miesięcznie. Na usługi wdrożeniowe w takim przypadku również nie wydamy więcej niż kilka tysięcy złotych.
Jeśli reprezentujemy firmę średniej wielkości, to musimy się liczyć z wydatkiem kilkudziesięciu tysięcy na zakup licencji. Albo kilku tysięcy miesięcznie, jeśli zdecydujemy się na model abonamentowy. Do tego dojdą usługi wdrożeniowe, na które powinniśmy również zarezerwować kilkadziesiąt tysięcy. W przypadku zakupu licencji należy się również liczyć z kosztem rocznej umowy serwisowej w wysokości 20% do 30% wartości licencji.
Jeśli reprezentujemy firmę dużą, wszystkie wskazane wyżej kwoty będą o rząd wielkości wyższe. Oznacza to, że trzeba się liczyć w takim przypadku z budżetem liczonym w setkach tysięcy złotych. I oczywiście tym większym, im większą firmę reprezentujemy.