Jeżeli gromadziłeś składki w ZUS, szczególnie w tym samym czasie w zbiegu, to jest z więcej niż jednego tytułu (np. stosunek pracy i działalność gospodarcza), jest bardzo prawdopodobne, że na Twoim indywidualnym koncie w ZUS istnieje nadpłata, którą możesz odzyskać. Musisz jednak pilnować właściwego terminu na złożenie wniosku o zwrot nadpłaconych składek, bowiem w razie jego przekroczenia, składki bezpowrotnie przepadną z Twojej historii ubezpieczenia i zostaną wykorzystane przez ZUS na wypłatę bieżących świadczeń.
- Kiedy może powstać nadpłata składek w ZUS?
- Jak stwierdzić nadpłatę składek?
- Co zrobić, gdy mam nadpłatę w ZUS?
- Jakie wnioski mogę złożyć do ZUS w razie nadpłaty?
- Jaki jest właściwy formularz wniosku o zwrot nadpłaty z ZUS?
- Jakich terminów trzeba pilnować, aby nie stracić nadpłaty w ZUS? Kluczowe jest 5 lat, ale może być liczone od różnych dat
Kiedy może powstać nadpłata składek w ZUS?
Nadpłata składek w ZUS może powstać na skutek rozmaitych okoliczności, jednakże najczęściej będzie to spowodowane:
- Błędami w deklaracjach rozliczeniowych osób prowadzących działalność gospodarczą i zapłaceniem składek w wyższej niż należna wysokości, np. omyłkowo dalsze odprowadzania składek w dotychczasowej wysokości, gdy przysługiwała jedna z ustawowych ulg, np. mały ZUS plus;
- Błędami w rozliczeniach składek dokonywane przez pracodawcę, np. w przypadku zatrudniania na umowie cywilno-prawnej oraz zmianie na umowę o pracę;
- Odprowadzaniem składek w tym samym czasie z różnych tytułów ubezpieczenia, gdy powinno to następować tylko z jednego tytułu, np. gdy prowadzący jednoosobową działalność gospodarczą ma jednocześnie zawarty stosunek pracy, gdzie osiągane wynagrodzenie pozwala na zwolnienie z opłacania składek z tytułu prowadzonej działalności;
- Odprowadzaniem składek z tytułu pozornego tytułu ubezpieczeniowego, np. w przypadku, gdy zawarta zostaje umowa o pracę dla pozoru, która faktycznie nie jest realizowana, zatem i żadne składki nie powinny zostać od niej odprowadzone.
Jak stwierdzić nadpłatę składek?
Stwierdzenie nadpłaty składek może nie być łatwe, najlepiej natomiast sprawdzić historię odprowadzania składek na swoim koncie ubezpieczonego na platformie elektronicznej w PUE ZUS i porównać odprowadzone składki z zadeklarowanymi. Ewentualnie warto zasięgnąć pomocy specjalisty kadrowo-płacowego lub księgowego w takiej analizie. Warto też pamiętać, że rokrocznie ZUS informuje o stanie konta ubezpieczonego, w tym o ewentualnej nadpłacie, jednakże następuje to zwykle na początku roku kalendarzowego i dotyczy składek za rok poprzedni. Nie zawsze taka informacja jest też stuprocentowo pewna, albowiem jeżeli nadpłata powstała na skutek błędnego złożenia deklaracji na zawyżone składki, oraz takie były odprowadzane, to ZUS porównując stan wpłat z deklaracjami, nie stwierdzi przecież nadpłaty, bo w dokumentacji kwoty wpłat będą się zgadzały z kwotami deklaracji.
Co zrobić, gdy mam nadpłatę w ZUS?
W przypadku, gdy nadpłata została dokonana przez płatnika składek, którym nie jest sam ubezpieczony (czyli np. przez pracodawcę w przypadku zatrudnienia w stosunku pracy), powinien on dokonać odpowiednich korekt deklaracji rozliczeniowych z ZUS (tzw. druki ZUS RCA oraz ZUS DRA), a następnie dokonać zwrotu nadpłaconych części składek pracownikowi, któremu niesłusznie zostały pobrane w zawyżonej wysokości. Składki pomniejszają bowiem kwotę brutto wynagrodzenia, zatem gdyby doszło do takiej sytuacji, nadpłacone składki stanowią tak naprawdę niesłusznie pomniejszoną część wynagrodzenia.
W przypadku gdy nadpłata została dokonana z tytułu prowadzonej działalności gospodarczej, gdzie to sam ubezpieczony jest również płatnikiem swoich składek, obowiązki korekcyjne spoczywają na nim. Oczywiście możliwa jest także sytuacja, gdzie zgłoszenia i deklaracje w ZUS były poprawne, natomiast same kwoty przelewów składek były zawyżone. Wówczas wykazanie nadpłaty jest najprostsze, bowiem wymaga tylko porównania rzeczywistych, zawyżonych przelewów składek z deklaracjami, które były prawidłowe.
Jakie wnioski mogę złożyć do ZUS w razie nadpłaty?
W przypadku, gdy sami jesteśmy płatnikami składek, w przypadku stwierdzenia nadpłaty można zaliczyć nadpłacone składki na poczet kolejnych należnych składek, aż do wyczerpania sumy nadpłaty, np. pomniejszając należne składki w kolejnych miesiącach. Na wszelki wypadek warto jednak skontaktować się z ZUS przed takim zamiarem, bowiem stwierdzenie, że mamy nadpłatę, nie musi wcale być poprawne. Inną możliwością jest po prostu zawnioskowanie o zwrot nadpłaty na nasz rachunek bankowy.
Trzeba natomiast pamiętać, że ZUS w pierwszej kolejności nadpłaty ma prawo zaliczyć na poczet zaległości, czy to w płatności składek za inne okresy, czy to odsetek od składek opłaconych po terminie. Nadpłaty nie będą także zwracane w przypadku zajęć przez komornika sądowego świadczeń z ZUS na poczet długów ubezpieczonego.
Jaki jest właściwy formularz wniosku o zwrot nadpłaty z ZUS?
W przypadku zamiaru złożenia wniosku do ZUS o zwrot nadpłaty, jest to możliwe osobiście, pocztą lub przez Internet za pomocą konta w PUE ZUS. W PUE ZUS należy utworzyć nowy wniosek oznaczony jako „Wniosek RZS-P”. W przypadku tradycyjnej komunikacji, wniosek składa się na formularzu RZS-P. Zdecydowanie bezpieczniej jest w przypadku stwierdzenia nadpłaty złożyć taki wniosek do ZUS, bowiem będzie on podlegał analizie i zostanie zweryfikowane, czy faktycznie dokonaliśmy nadpłaty w ZUS, czy też popełniliśmy błędne obliczenia i wcale nadpłaty nie ma, lub też przysługuje ona w niższej wysokości. Wniosek nie podlega opłacie i jest rozpatrywany standardowo w okresie 30 dni. W przypadku prawidłowego wypełnienia wniosku i braku zastrzeżeń ZUS, wniosek zostanie rozpatrzony pozytywnie i ZUS zleci zwrot nadpłaty środków na konto bankowe. W przypadku potrzeby dalszych wyjaśnień, ZUS zwróci się o nie w określonym terminie. Trzeba pamiętać, że w przypadku złożenia wniosku przez PUE ZUS, korespondencja w sprawie będzie prowadzona za pośrednictwem tej platformy. W przypadku odmowy zwrotu nadpłaty w razie jej niestwierdzenia, przysługuje prawo odwołania do sądu ubezpieczeń społecznych, a o istnieniu nadpłaty orzeknie wtedy sąd. ZUS w decyzji powinien zawrzeć szczegółowe pouczenie o prawie odwołania. Co ciekawe, zwrot nadpłaty powinien nastąpić w ciągu 30 dni od chwili złożenia wniosku przez uprawnionego do jej otrzymania lub odebrania przez ZUS imiennego raportu korygującego za ubezpieczonego, którego dotyczy nadpłata oraz korygującej deklaracji rozliczeniowej, a jeżeli ZUS nie zmieści się w tym terminie oraz dokona zwrotu nadpłaty po upływie 30 dni, wnioskodawca ma prawo żądać odsetek od opóźnionej płatności.
W ostatnich tygodniach pojawiały się doniesienia o tym, jakie kwoty nadpłat zostały utracone przez ubezpieczonych na skutek niezłożenia wniosku o jej zwrot we właściwym czasie. Rekordzistka utraciła 350 tys. zł – był to przypadek ubezpieczonej, która przez niemal 20 lat odprowadziła taką kwotę składek z niewłaściwego tytułu, który dopiero po wielu latach został zakwestionowany przez ZUS. Co za tym idzie, składki odprowadzone z tego tytułu były nienależne, więc nie zasiliły faktycznie konta ubezpieczonej i nie wpłynęły na jej wysokość emerytury w przyszłości. Jednocześnie, ponieważ we właściwym terminie nie dokonała stosownych korekt dokumentów rozliczeniowych oraz nie zwróciła się o zwrot nadpłaty, środki te zostały wyksięgowane z jej konta ubezpieczonej oraz jednocześnie zasiliły Fundusz Ubezpieczeń Społecznych, będąc przeznaczone na bieżące wypłaty świadczeń.
Jakich terminów trzeba pilnować, aby nie stracić nadpłaty w ZUS? Kluczowe jest 5 lat, ale może być liczone od różnych dat
Należy pamiętać o terminach, w jakich można się zwracać o zwrot nadpłaty do ZUS. Ich niezachowanie grozi nieodwracalną utratą ewentualnych nadpłat. Nadpłaty bowiem ulegają przedawnieniu z terminem 5-ciu lat. Co istotne, trzeba wiedzieć od kiedy ten termin jest liczony. Nie jest on bowiem liczony jednolicie:
- W przypadku, gdy ZUS poinformował o istniejącej nadpłacie, termin 5-ciu lat liczy się od dnia odebrania takiej informacji z ZUS. Trzeba pamiętać, że informacja taka może być przekazana poprzez platformę PUE ZUS;
- W przypadku, gdy nadpłata powstała, ale ZUS nie przekazał informacji o istniejącej nadpłacie, termin 5-ciu lat należy liczyć od faktycznej zapłaty nadpłaconych składek – przy tym dotyczy to osobno każdego miesiąca, kiedy opłacono składki w zawyżonej wysokości.
Jan Nowak prowadził działalność gospodarczą od wielu lat. Po zmianie księgowego, poprosił o sprawdzenie prawidłowości odprowadzanych składek ZUS. Nie otrzymywał dotychczas informacji o nadpłacie z ZUS. Okazało się, że nowy księgowy stwierdził, że pan Jan Nowak odprowadzał za wysokie składki w okresie od 01.02.2020 r. do 31.01.2021 r. (uwaga – składki opłaca się za poprzedni miesiąc, więc wpłaty w tym okresie dotyczyły składek za styczeń-grudzień 2020 r.) – o kwoty 500 zł w każdym miesiącu. Wówczas Jan Nowak płacił składki najpóźniej 10. dnia każdego miesiąca, a były należne za poprzedni miesiąc. Informację o nadpłatach księgowy przekazał Janowi Nowakowi w dniu 13.10.2025 r. Oznacza to, że Jan Nowak może złożyć wniosek o zwrot nadpłaty składek opłaconych w okresie od 13.10.2020 r., to jest do pięciu lat wstecz. Tym samym może jeszcze złożyć wniosek o zwrot jedynie składek opłaconych w listopadzie i grudniu 2020 r. oraz styczniu 2021 r., to jest na kwotę 1500 zł. Natomiast nadpłaty dokonywane w miesiącach luty-październik 2020 r. uległy już przedawnieniu w zakresie żądania ich zwrotu, co oznacza, że Jan Nowak utracił w ten sposób kwotę 4500 zł.
Ustawa z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (t.j. Dz. U. z 2025 r., poz. 350)