Kodeks pracy upoważnia pracodawcę do pozyskiwania od osób ubiegających się o zatrudnienie (kandydatów do pracy) następujących danych osobowych:
1) imienia (imion) i nazwiska,
2) imion rodziców,
3) daty urodzenia,
4) miejsca zamieszkania (adresu do korespondencji),
5) wykształcenia,
6) przebiegu dotychczasowego zatrudnienia.
Z kolei art. 221 § 2 Kodeksu pracy uprawnia pracodawcę do żądania od pracownika (osoby już zatrudnionej) pozyskania danych osobowych identycznych, jak w przypadku kandydata do pracy, a ponadto także:
1) innych danych osobowych pracownika, a także imion i nazwisk oraz dat urodzenia dzieci pracownika - jeżeli podanie takich danych jest konieczne ze względu na korzystanie przez pracownika ze szczególnych uprawnień przewidzianych w prawie pracy oraz
2) numeru PESEL pracownika nadanego przez Rządowe Centrum Informatyczne Powszechnego Elektronicznego Systemu Ewidencji Ludności (RCI PESEL).
Udostępnienie pracodawcy danych osobowych kandydata do pracy (pracownika) następuje w formie oświadczenia osoby, której one dotyczą.
Pracodawca ma prawo żądać udokumentowania powyższych danych osobowych. Zgodnie z art. 221 § 4 Kodeksu pracy, pracodawca może żądać podania innych danych osobowych niż określone powyżej, jeżeli obowiązek ich podania wynika z odrębnych przepisów. Takim przepisem jest przykładowo art. 8 ust. 1 ustawy z dnia 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych, który pośrednio zezwala na przetwarzanie danych osobowych niezbędnych dla ustalenia prawa do świadczeń socjalnych przydzielanych ze środków funduszu.
Przeczytaj także: O rodzaju umowy decyduje jej treść a nie nazwa
Z art. 221 Kodeksu pracy wynika pośrednio zakaz żądania od pracownika innych informacji niż określone w tym przepisie. Generalnie Kodeks pracy dzieli okoliczności dotyczące życia pracownika i kandydata na pracownika na cztery sfery: sferę identyfikacji personalnej (imię i nazwisko, imiona rodziców, miejsce zamieszkania (lub adres do korespondencji, a także numer PESEL), sferę pracy (okoliczności dotyczące wykształcenia kandydata do pracy oraz przebiegu jego dotychczasowego zatrudnienia), sferę tajemnicy osobistej i sferę tajemnicy prywatnej. Za okoliczności należące do sfery prywatnej ustawodawca uznał inne dane osobowe pracownika (np. wiek, inwalidztwo, kombatanctwo, posiadanie dzieci do lat czternastu oraz imiona i nazwiska dzieci). Niewymienione w art. 221 Kodeksu pracy informacje o pracowniku i kandydacie na pracownika (informacje dotyczące sfery osobistej) ustawodawca uznał generalnie za niedostępne pracodawcy, chyba że zezwala na to przepis szczególny.
Polecamy serwis: Kodeks pracy
Odmowa udzielenia przez pracownika informacji przewidzianych w art. 22 1 Kodeksu pracy jest naruszeniem jego obowiązków pracowniczych i - w zależności od okoliczności - uzasadnia zastosowanie sankcji przewidzianych prawem pracy. Dotyczy to jednak tylko sytuacji, gdy pracownik bezzasadnie odmawia podania informacji, mimo że zobowiązuje go do tego ten przepis ustawowy. Nie może więc dla pracownika wywoływać negatywnych konsekwencji jego zachowanie polegające na odmowie udzielenia informacji, których nie wymaga od niego ustawa.
Reasumując należy stwierdzić, że pracownik nie ma obowiązku podawania danych związanych z jego osobą, które nie są wymienione w omawianym wyżej przepisie. Takie żądanie pracodawcy należy uznać za niezgodne z prawem.