Jak obliczyć wysokość ryczałtu dla pracownika wykonującego pracę zdalnie?

• Zwrot kosztów związanych z pracą zdalną – w jakiej formie?
• Zwrot kosztów za pracę zdalną – jak obliczyć wysokość ryczałtu? 
• Zwrot kosztów za pracę zdalną w praktyce

Wysokość ryczałtu powinna odpowiadać przewidywanym (a nie faktycznym) kosztom ponoszonym przez pracownika w związku z wykonywaniem pracy zdalnej. Zatem przy ustalaniu jego wysokości należy uwzględnić średnie ceny rynkowe wykorzystywanych usług np. na obszarze kraju oraz maksymalną (biorąc też pod uwagę ewentualne nadgodziny) wielkość zużycia tych usług podczas wykonywania pracy zdalnej. 

Zwrot kosztów związanych z pracą zdalną – w jakiej formie?

Wprowadzenie od 7 kwietnia 2023 r. do przepisów Kodeksu pracy możliwości wykonywania pracy zdalnej wymusiło konieczność określenia formy zwrotu pracownikom związanych z tym kosztów, które musi pokryć pracodawca. Zwrot może mieć charakter ekwiwalentu lub ryczałtu. Pracownik nie może zrezygnować z żadnej z wymienionych postaci ww. rekompensaty, bez względu na to, kto wystąpił z propozycją wykonywania pracy zdalnie (stanowisko resortu pracy z marca 2023 r.).

Należy przy tym zaznaczyć, że istnieje wyraźna różnica pomiędzy tymi dwoma pojęciami. Zwrócił na to uwagę Sąd Najwyższy w uzasadnieniu wyroku z 19 kwietnia 2017 r. (II UK 198/16, OSNP 2018/6/79):

SN

Jeżeli prawodawca używa nazwy "ekwiwalent", to uwzględnia, że ekwiwalent i ryczałt nie mają w języku prawnym jednoznacznej treści; że równa wartość jest cechą pojęciową tylko ekwiwalentu rozumianego jako "równowartość", a ekwiwalent oznacza nie tylko równowartość, lecz także równoważnik, odpowiednik, przy czym odpowiedni i równoważny to współmierny, pozostający w równowadze, ale niekoniecznie równy. Wypłata na rzecz pracownika nazwana ekwiwalentem powinna być zatem traktowana jako ekwiwalent. (…) Ryczałt jest ekwiwalentny, jeżeli wypłacona kwota jest odpowiednia do wysokości poniesionych kosztów, a więc wtedy, gdy jej wysokość została określona w stałej kwocie, jeżeli jej wyliczenie uwzględnia rzeczywistą częstotliwość ponoszenia wydatków i mieści się w niewielkiej rozpiętości cen rynkowych.

W regulacjach Kodeksu pracy dotyczących pracy zdalnej ustawodawca określił, że wysokość ryczałtu powinna odpowiadać przewidywanym kosztom ponoszonym przez pracownika w związku z wykonywaniem pracy zdalnej (art. 67²⁴ § 4 Kodeksu pracy). Przy ustalaniu wysokości ryczałtu (a także ekwiwalentu) pracodawca powinien wziąć pod uwagę w szczególności normy zużycia materiałów i narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, ich udokumentowane ceny rynkowe oraz ilość materiału wykorzystanego na potrzeby pracodawcy i ceny rynkowe tego materiału, a także normy zużycia energii elektrycznej oraz koszty usług telekomunikacyjnych. W zakresie norm zużycia energii i kosztów usług telekomunikacyjnych pracodawca również powinien dysponować odpowiednią dokumentacją, na podstawie której obliczył ryczałt. Najczęściej będą to informacje ze stron internetowych. 

Zwrot kosztów za pracę zdalną – jak obliczyć wysokość ryczałtu? 

W zakresie norm zużycia energii i kosztów usług telekomunikacyjnych pracodawca powinien dysponować odpowiednią dokumentacją, na podstawie której obliczył ryczałt.

Po pierwsze, ustalając wysokość ryczałtu, pracodawca powinien uwzględnić pełny wymiar czasu pracy (co do zasady 8 godzin codziennego zaangażowania). Nic nie stoi na przeszkodzie, aby w kwocie ryczałtu uwzględnić też ewentualną pracę w godzinach nadliczbowych. W przypadku pracowników zatrudnionych w niepełnym wymiarze czasu pracy albo wykonujących pracę w ramach niższej normy dobowej (np. pracownicy niepełnosprawni w stopniu znacznym lub umiarkowanym, dla których norma dobowa wynosi 7 godzin na dobę), a także gdy praca zdalna będzie wykonywana częściowo, np. przez 2 dni w tygodniu, ryczałt będzie odpowiednio obniżany. Po drugie, należy uwzględnić średnie ceny i maksymalne zużycie danej usługi w okresie pracy. 

Ryczałt należy aktualizować, np. zarządzeniem wydawanym przez pracodawcę raz w roku, a także częściej, jeżeli ceny usług, z których korzysta pracownik na potrzeby pracodawcy, ulegną znacznej zmianie. 

Należy przy tym podkreślić, że pracownik może żądać od pracodawcy podwyższenia ryczałtu, jeżeli okaże się, że ponoszone przez pracownika koszty są wyższe niż ustalony ryczałt. 

Zwrot kosztów za pracę zdalną w praktyce

Przykład  

Pracownik zatrudniony na pełny etat wykonuje pracę wyłącznie w trybie zdalnym. Pracodawca wyposażył go w służbowy laptop i telefon. Będzie pokrywał w formie ryczałtu koszty energii elektrycznej i łącza internetowego wykorzystywanych przez pracownika na potrzeby służbowe.

Na podstawie danych dostępnych na stronach internetowych pracodawca ustalił, że w 2023 r. średnia cena prądu w Polsce dla gospodarstw domowych będzie wynosiła 1,22 zł/1kWh brutto. Średnie zużycie energii przez laptop wynosi 0,0575 kWh/1 godzinę, a ładowanie telefonu przez 3 godziny dziennie zużywa energię o wartości 0,015 kWh (pracodawca przyjął średnio ładowanie przez taki czas co drugi dzień pracy). Średnia miesięczna cena dostępu do Internetu w Polsce w 2023 r. będzie wynosiła 61 zł brutto, a energia pobierana przez router to 0,012 kWh/1 godzinę. 

Średnia liczba godzin do przepracowania w 2023 r. wynosi 166,64 (20,83 dnia - co wyznacza współczynnik urlopowy x 8 godzin). Pracodawca uwzględnił w wyliczeniach, że może powierzyć pracownikowi pracę nadliczbową w ramach limitu 150 godzin rocznie (na podstawie art. 151 § 3 Kodeksu pracy), co oznacza średnio 12,5 godziny nadliczbowej miesięcznie. 

Podmiot zatrudniający nie obniża ryczałtu za czas pracy laptopa na baterii ze względu na brak możliwości ustalenia, jak długo to trwa i czy pracownik w ogóle korzysta z tej możliwości. Ponadto takie szczegóły komplikują obliczenia i nie mają istotnego wpływu na wysokość ryczałtu. 

Mając te dane, pracodawca ustalił wysokość miesięcznego ryczałtu w następujący sposób:

Krok 1. Przeciętny koszt zużytej energii:

• dla laptopa: 1,22 zł x 0,0575 kWh x 179,14 godz. (166,64 godz. zwykłego czasu pracy + 12,5 godz. nadliczbowej) = 12,57 zł,
• dla telefonu: 1,22 zł x 0,45 godz. [(0,015 kWh x 29,86 godz. (179,14 godz. : 2 : 3 godz.)] = 0,55 zł,
• dla routera: 1,22 zł x 0,012 kWh x 179,14 godz. (166,64 godz. zwykłego czasu pracy + 12,5 godz. nadliczbowej) = 2,62 zł.

Krok 2. Przeciętny koszt Internetu:

• 61 zł : 730 godz. (365 dni : 12 miesięcy x 24 godz. w dobie) x 179,14 godz. (166,64 godz. zwykłego czasu pracy + 12,5 godz. nadliczbowej) = 14,97 zł.

Łącznie miesięczny ryczałt wynosi 30,71 zł (12,57 zł + 0,55 zł + 2,62 zł + 14,97 zł).

Ustalając ryczałt, pracodawca powinien mieć świadomość, że nie stanowi on (tak jak i ekwiwalent) przychodu w rozumieniu przepisów ustawy o pdof, a więc nie rozpatruje się w tym przypadku obowiązku składkowego i podatkowego. To oznacza, że należy ustalić go ze szczególną starannością, aby nie narazić się na zakwestionowanie przyznanej kwoty w razie kontroli (ZUS czy organu podatkowego) i uznanie jej za przychód ze wszystkimi tego konsekwencjami. 

Istotne przy tym jest również to, aby odpowiednio opisać, co składa się na ryczałt. Nie wszyscy pracownicy będą bowiem potrzebowali tych samych narzędzi czy usług.

Ważne

Ryczałt za używanie przez pracownika własnych narzędzi, materiałów czy korzystanie z usług niezbędnych przy wykonywaniu pracy zdalnej nie stanowi przychodu dla pracownika. 

Podstawa prawna

art. 67²⁴ § 4-5, art. 67²⁵ ustawy z 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy - j.t. Dz.U. z 2022 r. poz. 1510; ost.zm. Dz.U. z 2023 r. poz. 240 

Powołane orzeczenia sądów

• wyrok SN z 19 kwietnia 2017 r. (II UK 198/16, OSNP 2018/6/79)

Autor: Bożena Goliszewska-Chojdak