Papierowa dokumentacja może być zmorą pracodawcy. W Polsce obowiązywał dotychczas jeden z najdłuższych okresów przechowywania dokumentacji kadrowo-płacowej, czyli 50 lat. Dla porównania w Finlandii jest to 10 lat, a w Danii 5. Dzięki projektowi e-Akta od stycznia pracodawcy będą przechowywać dokumentację nowozatrudnionych pracowników tylko 10 lat. Zmiany oznaczają duże korzyści, ale najpierw trzeba dostosować do nich programy kadrowo-płacowe.
Przepisy, które wejdą w życie od nowego roku, pozwalają pracodawcy wybrać formę prowadzenia i przechowywania dokumentacji – elektroniczną albo papierową. W każdej chwili będzie można zmienić wybór.
Kiedy 10 lat
Okres przechowywania dokumentacji nie dla każdego jest taki sam i zależy od daty zatrudnienia u danego pracodawcy. Jeśli pracownik zaczął u niego pracę przed 1 stycznia 1999 r., to nowe przepisy go nie dotyczą. Pracodawca będzie przechowywać taką dokumentację przez 50 lat. Tak będzie również, gdy w dokumentacji pracownika są dane o okresach związanych z pracą górniczą. Jeśli pracę rozpoczęto od stycznia 2019 r., to pracodawca będzie przechowywać dokumentację tylko przez 10 lat od zakończenia obowiązywania umowy o pracę lub umowy zlecenia.
Polecamy: Jak przygotować się do zmian 2019. Podatki, rachunkowość, prawo pracy i ZUS
Jeżeli zatrudniliśmy się u danego pracodawcy między 1 stycznia 1999 r., a 31 grudnia 2018 r., to może on sam zdecydować jak długo będzie przechowywać naszą dokumentację – 10 czy 50 lat. Jeżeli zdecyduje się na okres 10 letni to powinien wówczas złożyć do ZUS oświadczenie o zamiarze przekazywania raportów informacyjnych (ZUS OSW) oraz raport informacyjny (ZUS RIA). W raporcie ZUS RIA pracodawca przekazuje za pracownika dodatkowe dane za lata 1999–2018, m.in. o wypłaconym przychodzie niezbędnym do ustalenia podstawy wymiaru emerytury według starych zasad lub renty z tytułu niezdolności do pracy, o okresie wykonywania pracy w szczególnych warunkach lub w szczególnym charakterze. ZUS zapisze te dane na koncie ubezpieczonego.
Jeśli zakończymy pracę po 31 grudnia 2018 r., pracodawca przekaże raport ZUS RIA łącznie z dokumentem wyrejestrowania z ubezpieczeń. Dostaniemy od niego ten dokument w formie papierowej. Pracodawca będzie musiał po 10 latach od złożenia ZUS RIA wydać nam dokumenty związane z naszym zatrudnieniem. Powinien także poinformować nas o skróconym okresie przechowywania dokumentacji, prawie do jej odbioru i terminie odbioru. Pracownik dostanie informację, że pracodawca złożył raport ZUS RIA również z ZUS. Aktualnie zatrudnieni znajdą ją corocznej IOSKU.
Obowiązki pracodawcy
Od stycznia 2019 r. pracodawca będzie przekazywał do ZUS więcej informacji związanych z zatrudnieniem pracownika. Dane te będą potrzebne do ustalenia prawa do niektórych świadczeń m.in. renty z tytułu niezdolności do pracy, czy wcześniejszej emerytury i obliczania ich wysokości. Pracodawca będzie przekazywać za pracownika imienny raport miesięczny o przychodach i wykonywaniu pracy nauczycielskiej (ZUS RPA). Ten raport będzie dotyczył danych od 2019 r.
W ZUS RPA pracodawca wykaże: przychód, jaki wypłacił w danym miesiącu, ale należny za inny rok kalendarzowy np. wypłaconą w 2020 r. trzynastkę za 2019 r., przychód wypłacony oprócz świadczeń pobieranych w związku z niezdolnością do pracy lub macierzyństwem, np. dodatek stażowy wypłacony oprócz zasiłku chorobowego, a także okres wykonywania pracy nauczycielskiej. Z kolei w formularzu wyrejestrowującym z ubezpieczeń (ZUS ZWUA) pracodawca będzie przekazywał informacje o dacie i sposobie rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy oraz informację, z czyjej inicjatywy został on rozwiązany. ZUS dostosował też formularz ZUS DRA do płatności na jeden rachunek. Pojawiło się w nim pole z łączną kwotą do zapłaty za dany okres rozliczeniowy.
Dane, które przekaże pracodawca w raportach ZUS zapisze na koncie ubezpieczonego. Dzięki temu nie będą potrzebne dodatkowe dokumenty do wniosku o przyznanie świadczenia albo jego przeliczenie. Wyjątkiem są dokumenty potwierdzające okresy pracy do 31 grudnia 2008 r. w szczególnych warunkach lub w szczególnym charakterze. Jeśli na podstawie danych od pracodawcy ZUS nie będzie mógł ustalić, czy wykonywana praca uprawnia do emerytury pomostowej lub wcześniejszej emerytury, poprosi pracownika o przedstawienie dodatkowych dokumentów.
Przez PUE ZUS pracownik może ustalić, który pracodawca złożył za niego raport ZUS RIA oraz sprawdzić ten dokument. Będzie tam także informacja o okresie przechowywania dokumentacji oraz prawie do jej odbioru po 10 latach.
Jeśli przedsiębiorca lub jego biuro rachunkowe, korzysta z programu kadrowo-płacowego, który nie rejestruje danych wymaganych przepisami o e-Aktach, powinni jak najszybciej zaktualizować oprogramowanie. To również wskazanie dla producentów takiego oprogramowania. Do zmian w dokumentach przekazywanych do ZUS będą na bieżąco dostosowane programy Płatnik i e-Płatnik.
Więcej informacji można znaleźć na stronie www.zus.pl oraz www.e-akta.gov.pl